学校物品采购管理制度

学校物品采购管理制度一、总则1.目的为规范学校物品采购行为，加强学校物品采购管理，提高资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门（包括但不限于教学部门、行政部门、后勤部门等）因教学、科研、管理、服务等工作需要进行的物品采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和学校的相关规定。规范性原则：采购流程应规范、透明，确保采购过程的公正、公平、公开。效益性原则：在满足学校工作需要的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。质量保证原则：所采购物品应符合国家相关标准和学校的实际需求，确保质量可靠。

二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校年度采购预算、重大采购项目的采购方式和采购合同等事项，对采购工作进行指导和监督。2.采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体的采购执行工作。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括采购计划制定、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。3.需求部门学校各部门作为物品的需求部门，应根据本部门的工作需要，提出准确、详细的物品采购申请，并配合采购部门做好采购相关工作，如提供技术参数、参与供应商评审等。4.监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规，防止腐败行为的发生。财务部门负责对采购资金的使用进行审核和监督，确保资金使用合理、安全。

三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据本部门下一年度的工作计划和实际需求，于每年[具体时间]前编制本部门的物品采购预算，报采购部门汇总。采购部门应结合学校整体发展规划和财力状况，对各需求部门的采购预算进行审核和整合，编制学校年度物品采购预算草案，提交采购领导小组审议。学校年度物品采购预算草案经学校决策机构批准后，作为年度采购工作的依据。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，应按照预算编制程序进行申报和审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保预算执行的严肃性。

四、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要填写《学校物品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途等信息，并由部门负责人签字确认。采购申请表应提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，审核通过后予以受理。2.采购方式确定采购部门根据采购物品的性质、金额大小等因素，确定合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应按照国家有关规定进行公开招标。对于未达到公开招标数额标准，但符合其他采购方式适用条件的项目，可根据实际情况选择相应的采购方式，并报采购领导小组批准。3.采购文件编制根据确定的采购方式，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请函）、采购需求、采购评审标准、采购合同草案等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和条件，确保供应商能够准确理解采购需求，为评审工作提供客观、公正的依据。4.供应商选择与管理采购部门通过多种渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉和履行合同能力。采购部门对参与采购的供应商进行资格审查，建立供应商库。对于长期合作的供应商，应定期进行评估和考核，确保供应商的服务质量和产品质量。在采购评审过程中，采购部门组织相关人员按照采购文件规定的评审标准对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。5.采购合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同签订前，应提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。6.采购验收采购物品到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关专业人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购物品进行验收。验收内容包括物品的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，验收小组应出具验收报告，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的物品，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。7.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，对采购款项进行审核。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。采购付款应严格执行学校的财务管理制度，确保资金支付的安全、准确、及时。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门有权拒绝付款。

五、采购风险管理1.风险识别与评估学校采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。通过风险评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握采购物品的价格波动情况。通过与多家供应商建立合作关系、采用集中采购等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。供应商风险应对：加强对供应商的管理和监督，建立供应商评估和考核机制。在选择供应商时，充分了解供应商的信誉、资质、生产能力等情况，降低供应商违约风险。对于重要物资的供应商，可要求提供履约保证金或签订担保协议。质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购物品的检验和验收工作。对于质量要求较高的采购项目，可邀请专业机构进行检测。如发现质量问题，应及时与供应商沟通解决，必要时可追究供应商的法律责任。合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程操作。合同条款应明确、具体，避免模糊不清或歧义条款。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决，防范合同纠纷风险。法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供专业法律意见，防范法律风险。

六、采购档案管理1.档案范围学校采购档案包括采购活动过程中形成的各种文件、资料、记录等，如采购申请表、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，应及时将相关档案资料进行分类整理，按照档案管理要求进行装订、编号，并移交学校档案管理部门统一保管。3.档案查阅与使用因工作需要查阅采购档案的，应填写《学校采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。如需复印或借阅档案资料，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。

七、监督与考核1.监督检查学校纪检监察部门和财务部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购流程是否规范、采购行为是否合法合规、采购资金使用是否合理等。对于发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。2.考核评价学校建立采购工作考核评价机制，对采购部门和采购人员的工作进行考核评价。考核内容包括采购任务完成情况、采购质