危险货物运输安全生产档案管理制度

危险货物运输安全生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强危险货物运输安全生产管理，规范安全生产档案管理工作，有效记录和保存危险货物运输企业安全生产相关信息，为安全生产决策提供依据，防范和遏制危险货物运输事故，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本企业危险货物运输安全生产档案的管理，包括文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。

（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映危险货物运输安全生产实际情况。2.完整性原则：涵盖危险货物运输安全生产全过程的各类文件、资料和记录，确保档案体系完整。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，保证档案格式、内容等的一致性。4.保密性原则：对涉及企业机密和敏感信息的档案严格保密，防止信息泄露。

二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善危险货物运输安全生产档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理企业危险货物运输安全生产档案，确保档案的完整性、准确性和安全性。3.指导、监督各部门和岗位的档案收集、整理和归档工作。4.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索系统，方便档案查阅。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.按照规定向上级主管部门和相关部门报送有关安全生产档案资料。

（二）各部门职责1.负责本部门危险货物运输安全生产文件、资料和记录的收集、整理，并定期移交档案管理部门归档。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集和整理。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，如实提供相关信息。

（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握危险货物运输安全生产相关知识，具备良好的职业道德和责任心。2.严格按照档案管理制度进行档案的收集、整理、保管和查阅等操作，确保档案管理工作规范有序。3.负责档案库房的日常管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保障档案安全。4.定期对档案进行盘点、清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题。

三、档案分类与编号（一）档案分类1.法律法规与标准规范类：收集国家和地方有关危险货物运输安全生产的法律法规、规章、标准规范等文件。2.安全管理制度类：企业制定的危险货物运输安全生产各项管理制度、操作规程、应急预案等。3.人员管理类：从业人员档案，包括招聘、培训、考核、资格证书、健康证明等资料。4.车辆设备管理类：车辆和运输设备档案，涵盖购置、登记、维护保养、检测检验、报废等记录。5.运输业务管理类：危险货物托运、承运、装卸、运输过程记录，包括运单、行车路单、货物清单等。6.安全检查与隐患排查类：安全检查计划、记录、隐患排查治理报告等。7.事故管理类：危险货物运输事故报告、调查处理资料、事故统计分析等。8.应急管理类：应急救援预案演练记录、应急物资储备清单等。9.其他类：不属于上述分类的其他与危险货物运输安全生产相关的文件、资料和记录。

（二）编号规则采用数字与字母相结合的方式进行编号，便于档案的标识和管理。编号共[X]位，具体规则如下：1.首位：表示档案分类代码，按照上述分类顺序分别用不同字母表示，如"F"代表法律法规与标准规范类，"M"代表安全管理制度类等。2.第24位：表示年份，如"2023"代表2023年形成的档案。3.第57位：表示顺序号，按照档案形成的先后顺序依次编号。4.末位：为校验位，用于检验编号的准确性，采用特定算法生成。

例如："F2023001A"表示2023年形成的法律法规与标准规范类的第1份档案。

四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门产生的与危险货物运输安全生产相关的文件、资料和记录。2.档案收集应做到及时、完整，不得遗漏重要信息。对于外来文件，如上级部门的通知、函件等，应及时签收并移交档案管理部门。3.涉及危险货物运输安全生产的电子文件应同时进行收集，并确保其格式的可读性和完整性。电子文件应按照规定的命名规则进行命名，并存储在安全的存储介质上。

（二）整理要求1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。整理工作包括对档案进行分类、编号、编目、装订等。2.每份档案应编制目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。目录应打印或电子存储，便于查阅。3.对于破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.电子档案应按照分类进行存储，并建立相应的索引，以便快速检索。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。

五、档案归档（一）归档范围1.本制度第二条规定的各类危险货物运输安全生产档案资料。2.与危险货物运输安全生产相关的会议纪要、工作汇报、总结等文件。3.上级主管部门对企业危险货物运输安全生产工作的批示、检查记录等。

（二）归档时间1.各部门形成的档案应在次年第一季度内移交档案管理部门归档。2.重大事件、事故等形成的档案应在事件处理完毕后[X]个工作日内归档。

（三）归档流程1.各部门档案收集责任人将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对档案的完整性、准确性进行检查，符合要求的予以签收，并按照编号规则进行编号和编目。3.将归档的档案装入档案盒或档案袋，并在封面和脊背上标注档案编号、题名、保管期限等信息。4.按照档案类别和年度顺序将档案存放在档案库房的指定位置。

六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。

（二）保管期限1.法律法规与标准规范类：长期保管。2.安全管理制度类：长期保管。3.人员管理类：从业人员档案自员工离职后保存[X]年；其他人员相关档案根据实际情况确定保管期限，但不少于[X]年。4.车辆设备管理类：车辆和运输设备档案自车辆报废或设备停用后保存[X]年。5.运输业务管理类：运单、行车路单等运输记录保存[X]年。6.安全检查与隐患排查类：长期保管。7.事故管理类：事故档案长期保管。8.应急管理类：应急救援预案演练记录等保存[X]年；应急物资储备清单根据实际情况确定保管期限，但不少于[X]年。9.其他类：根据档案内容的重要性和实际需要确定保管期限。

（三）保管措施1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对到期需要销毁的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止档案信息泄露。4.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自出借、涂改、伪造档案。如因工作需要查阅档案，应按照规定办理借阅手续。

七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.企业内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及企业机密和敏感信息的档案，查阅人还需经企业分管安全负责人批准。3.上级主管部门、政府有关部门因工作需要查阅档案的，应出具正式文件或介绍信，经企业主要负责人批准后，档案管理部门方可提供查阅服务。

（二）查阅要求1.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.查阅人如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定登记复印内容和份数。3.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。

（三）借阅权限1.企业内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称和编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.涉及企业机密和敏感信息的档案，借阅人还需经企业分管安全负责人批准，并严格控制借阅范围和期限。

（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况并办理续借手续。3.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。

八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、安全管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。

（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。鉴定时应考虑以下因素：1.档案内容是否涉及企业核心业务和重要信息。2.档案是否具有历史查考价值和凭证作用。3.档案是否已失去现行使用价值。

（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐一鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经企业主要负责人批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有两人以上在场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁的凭证。

九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立危险货物运输安全生产档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。

（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案内容录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护，更新档案信息，删除已过期或无效的档案记录。3.做好信息化管理系统的数据备份工作，定期将数据备份到移动存储设备或云端存储，防止数据丢失。

（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限和密码，防止未经授权的访问和数据泄露。2.安装杀毒软件和防火墙，定期对系统进行病毒查杀和安全检测，确保系统安全稳定运行。3.制定信息化管理系统应急预案，如发生系统故障或数据丢失等情况，应及时采取措施进行恢复和处理。

十、监督与考核（一）监督检查1.企业安全管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅等环节的执行情况。2.档案管理部门应定期对自身档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，应