往来资金内部控制制度

往来资金内部控制制度一、总则（一）目的为了加强公司往来资金的管理，规范往来资金的核算和监督，防范往来资金风险，提高资金使用效率，确保公司资产的安全与完整，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位或个人之间的各类往来资金业务，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。

（三）基本原则1.合法性原则：往来资金的管理和核算应符合国家法律法规和财务制度的规定。2.准确性原则：往来资金的记录和核算应准确、及时、完整，确保财务信息的真实性和可靠性。3.安全性原则：加强往来资金的风险防范，保障资金的安全，防止坏账损失。4.效益性原则：合理安排往来资金，提高资金使用效率，降低资金成本。

二、岗位分工与职责（一）岗位设置1.业务部门：负责与往来单位进行业务沟通与洽谈，签订合同或协议，跟踪业务进展情况，及时催收应收账款和支付应付账款。2.财务部门：负责往来资金的核算、账务处理、资金结算、账龄分析、风险预警等工作。3.审计部门：负责对往来资金内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查往来资金的真实性、合法性和效益性。

（二）职责分工1.业务部门职责负责往来业务的发起和确认，确保业务的真实性和合理性。按照合同或协议的约定，及时办理款项的收付手续。定期与财务部门核对往来账目，发现差异及时查明原因并进行调整。负责应收账款的催收工作，制定催收计划，采取有效措施确保款项及时收回。2.财务部门职责负责往来资金的会计核算，按照会计准则和公司财务制度的规定进行账务处理。审核往来业务的相关凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。办理往来资金的结算业务，及时准确地记录资金的收付情况。定期编制往来资金报表，进行账龄分析，为公司决策提供依据。对往来资金进行风险评估，及时发现潜在风险并提出预警。3.审计部门职责制定往来资金审计计划，对往来资金内部控制制度的执行情况进行定期审计。审查往来资金的账目记录、凭证、报表等资料，核实往来资金的真实性和合法性。检查往来资金业务的审批流程是否合规，发现问题及时提出整改建议。对往来资金的风险防范措施进行评估，促进公司加强往来资金管理。

三、往来资金业务流程（一）应收账款业务流程1.销售业务发生：业务部门与客户签订销售合同或协议，明确销售产品或服务的名称、数量、价格、付款方式、付款期限等条款。2.发货与开票：业务部门根据销售合同安排发货，并通知财务部门开具发票。财务部门在开具发票后，及时将发票信息传递给业务部门。3.应收账款确认：业务部门将发货单、发票等相关资料提交给财务部门，财务部门据此确认应收账款，并进行账务处理。4.应收账款跟踪与催收：业务部门定期跟踪客户的付款情况，对于逾期未付款项，制定催收计划并组织实施。财务部门协助业务部门进行应收账款的催收工作，提供相关财务信息。5.款项收回：客户按照合同约定支付款项，业务部门及时通知财务部门。财务部门收到款项后，进行核对确认，并办理收款入账手续。6.坏账处理：对于确实无法收回的应收账款，业务部门应查明原因，取得相关证明材料，提出坏账核销申请。财务部门审核后，报经公司管理层批准进行坏账核销，并进行账务处理。

（二）应付账款业务流程1.采购业务发生：业务部门与供应商签订采购合同或协议，明确采购物资或服务的名称、数量、价格、付款方式、付款期限等条款。2.收货与验收：业务部门收到供应商发来的货物后，组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收单，并将验收单提交给财务部门。3.发票审核与入账：财务部门收到业务部门提交的验收单和供应商开具的发票后，进行审核。审核无误后，按照合同约定的付款方式和期限，安排款项支付，并进行账务处理。4.款项支付：财务部门根据审核后的付款申请，办理款项支付手续。支付款项时，应严格按照公司资金审批流程进行审批。5.对账与调整：财务部门定期与供应商核对应付账款账目，发现差异及时查明原因并进行调整。

（三）其他应收款业务流程1.借款或备用金申请：公司内部员工因工作需要借款或申请备用金时，应填写借款申请单或备用金申请表，注明借款金额、用途、还款期限等内容，并按照公司规定的审批流程进行审批。2.借款审批：审批部门根据公司相关规定对借款申请进行审核，审批通过后通知财务部门办理借款手续。3.借款支付：财务部门根据审批后的借款申请，将款项支付给借款人。借款支付后，及时进行账务处理，记录其他应收款的增加。4.借款跟踪与催收：财务部门定期跟踪借款人的还款情况，对于逾期未还款项，及时提醒借款人还款。如借款人仍未还款，应按照公司规定采取相应的催收措施。5.款项收回：借款人按照规定的还款期限归还借款，财务部门收到款项后，进行核对确认，并办理收款入账手续。6.备用金管理：对于备用金，财务部门应定期进行盘点和核对，确保备用金的安全与完整。使用备用金的员工应及时报销费用，补足备用金。

（四）其他应付款业务流程1.款项确认：公司因业务需要收到外部单位或个人的款项，业务部门应及时与对方沟通确认款项的性质和用途，并通知财务部门。2.入账处理：财务部门根据业务部门提供的信息，对收到的款项进行审核确认后，进行账务处理，记录其他应付款的增加。3.款项支付：当需要支付其他应付款项时，业务部门应填写付款申请单，注明付款金额、用途、支付对象等内容，并按照公司规定的审批流程进行审批。财务部门根据审批后的付款申请，办理款项支付手续。4.对账与调整：财务部门定期与相关单位或个人核对其他应付款账目，发现差异及时查明原因并进行调整。

四、往来资金核算与管理（一）核算原则1.权责发生制原则：往来资金的核算应遵循权责发生制原则，按照收入和费用的归属期进行确认和计量。2.及时性原则：及时记录往来资金的增减变动情况，确保财务信息的及时性。3.准确性原则：往来资金的核算应准确无误，避免出现账目混乱和差错。

（二）账务处理1.应收账款：设置"应收账款"科目，按照客户名称进行明细核算。借方登记销售业务发生应收取的款项，贷方登记实际收到的款项和已确认的坏账损失。期末借方余额反映公司尚未收回的应收账款。2.应付账款：设置"应付账款"科目，按照供应商名称进行明细核算。贷方登记采购业务发生应支付的款项，借方登记实际支付的款项。期末贷方余额反映公司尚未支付的应付账款。3.其他应收款：设置"其他应收款"科目，按照借款人或业务内容进行明细核算。借方登记其他应收款项的增加，贷方登记收回的款项和已确认的坏账损失。期末借方余额反映公司尚未收回的其他应收款。4.其他应付款：设置"其他应付款"科目，按照应付单位或个人进行明细核算。贷方登记其他应付款项的增加，借方登记支付的款项。期末贷方余额反映公司尚未支付的其他应付款。

（三）账龄分析财务部门定期对应收账款和应付账款进行账龄分析，编制账龄分析表。账龄分析表应按照不同的账龄区间列示往来款项的金额、占比等信息。通过账龄分析，及时了解往来款项的分布情况，为资金管理和风险防范提供依据。

（四）往来资金核对1.内部核对：财务部门应定期与业务部门核对往来账目，确保双方账目一致。如有差异，应及时查明原因并进行调整。2.外部核对：财务部门应定期与往来单位进行账目核对，发送对账函或采取其他有效的核对方式。往来单位应在规定的时间内回复对账函，确认双方账目是否一致。如发现差异，应及时沟通解决。

五、往来资金风险控制（一）风险识别与评估1.风险识别：财务部门和业务部门应定期对往来资金业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如客户信用风险、供应商信用风险、款项逾期风险、坏账风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。

（二）风险应对措施1.客户信用管理：业务部门应建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和分级。对于信用等级较低的客户，应采取谨慎的销售策略，如要求预付款项、缩短付款期限等。2.合同管理：签订销售合同或采购合同时，应明确双方的权利和义务，特别是付款方式、付款期限等条款。合同条款应符合法律法规和公司利益的要求，避免出现漏洞和风险。3.款项催收与跟踪：业务部门应加强对应收账款的催收工作，制定合理的催收计划，及时采取有效的催收措施。对于逾期未付款项，应加大催收力度，必要时可通过法律手段追讨款项。同时，财务部门应定期对应收账款进行跟踪分析，及时发现风险信号并向业务部门反馈。4.供应商管理：建立供应商评估机制，对供应商的信誉、资质、供货能力等进行评估。选择优质供应商，与信誉良好的供应商建立长期稳定的合作关系。对于存在风险的供应商，应加强款项支付管理，确保公司资金安全。5.坏账准备计提：财务部门应按照会计准则的规定，合理计提坏账准备。根据应收账款的账龄、客户信用状况等因素，确定坏账准备的计提比例。对于预计可能发生的坏账损失，及时计提坏账准备，以降低坏账风险对公司财务状况的影响。

六、监督与检查（一）内部审计监督审计部门应定期对往来资金内部控制制度的执行情况进行审计，检查往来资金业务的真实性、合法性和效益性。审计内容包括往来资金的核算、账务处理、款项收付、风险控制等方面。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。

（二）财务检查监督财务部门应定期对往来资金进行自查，检查往来资金的账目记录是否准确、完整，款项收付是否合规，风险控制措施是否有效执行等。对于自查中发现的问题，应及时进行整改，确保往来资金管理规范。

（三）绩效考核监督公司应将往来资金管理纳入绩效考核体系，对业务部门和财务部门的往来资金管理工作进行考核。考核指标包括应收账款回收率、应付账款