建筑工程资料员万能手册

建筑工程资料员万能手册一、引言建筑工程资料员在工程项目中扮演着至关重要的角色，负责工程项目资料的收集、整理、归档、保管等工作，是工程项目顺利竣工验收和交付使用的重要保障。本手册旨在为建筑工程资料员提供全面、系统的工作指导，帮助其高效完成各项资料管理任务。

二、工程资料分类及内容

（一）工程前期文件1.项目立项文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等，这些文件是项目开展的前期依据，证明项目的合法合规性。2.建设用地文件如土地出让合同、建设用地规划许可证、土地使用证等，明确了项目的用地情况。3.工程勘察设计文件工程地质勘察报告、初步设计图纸及说明、施工图设计图纸及说明等，为工程施工提供技术依据。

（二）施工过程文件1.施工管理资料施工组织设计：对工程施工的总体部署、施工方法、进度计划、质量保证措施等进行全面规划。施工方案：针对具体施工分项或分部工程制定的详细施工方法和技术措施。技术交底记录：将施工技术要求、质量标准、安全注意事项等传递给施工操作人员的记录。工程开工报审表：向建设单位和监理单位申请工程正式开工的文件。工程复工报审表：因各种原因暂停施工后，申请复工时提交的文件。施工日志：由施工单位现场管理人员记录的每日工程施工情况，包括天气、施工部位、人员设备投入、工程进度等。2.工程质量控制资料原材料、构配件、设备质量证明文件及复试报告钢材、水泥、砂石、砖等主要原材料的质量证明文件（质量合格证、质量检验报告等）及复试报告。构配件（如预制构件、门窗等）的质量证明文件及复试报告。设备（如塔吊、施工电梯、配电箱等）的质量证明文件、安装验收记录及试运行报告。施工试验报告及见证检测报告混凝土试块抗压强度试验报告、混凝土抗渗试验报告。砂浆试块抗压强度试验报告。钢筋焊接接头、机械连接接头试验报告。钢结构焊接、探伤等试验报告。建筑节能工程相关试验报告（如外墙保温材料导热系数检测报告等），且试验检测需按规定进行见证取样送检。隐蔽工程验收记录基础工程中的地基处理、钢筋工程、地下防水工程等隐蔽部位；主体结构工程中的混凝土结构、砌体结构、钢结构等隐蔽部位；装饰装修工程中的抹灰基层、吊顶龙骨、地面基层等隐蔽部位的验收记录。验收记录应详细记录隐蔽工程的部位、内容、质量情况等，并由施工单位、监理单位、建设单位相关人员签字确认。分项、分部工程质量验收记录分项工程质量验收记录：按照建筑工程的分部工程进一步细分的各个分项工程，如混凝土结构分项工程中的模板、钢筋、混凝土等分项，每个分项工程施工完成后，由施工单位项目专业质量检查员填写，项目专业技术负责人组织项目专业质量检查员等进行验收，并填写验收结论，监理工程师（建设单位项目技术负责人）组织施工单位项目专业技术负责人等进行验收，并签字确认。分部工程质量验收记录：分部工程所含分项工程全部完成并通过质量验收后，由施工单位项目经理组织项目技术、质量负责人等进行验收，填写验收结论，总监理工程师（建设单位项目负责人）组织施工单位项目负责人和技术、质量负责人等进行验收，并签字确认。地基与基础、主体结构分部工程的勘察、设计单位工程项目负责人和施工单位技术、质量部门负责人也应参加相关分部工程验收，并签字确认。3.工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录建筑与结构部分建筑物垂直度、标高、全高测量记录；建筑物沉降观测测量记录；地下室防水效果检查记录；有防水要求的地面蓄水试验记录；屋面淋水、蓄水试验记录；节能、保温测试记录；室内环境检测报告等。建筑给水排水及采暖部分给水管道通水试验记录；暖气管道、散热器压力试验记录；卫生器具满水试验记录；消防管道、燃气管道压力试验记录；排水干管通球试验记录等。建筑电气部分电气绝缘电阻测试记录；电气器具通电安全检查记录；照明全负荷试验记录；大型灯具牢固性试验记录；避雷接地电阻测试记录等。通风与空调部分通风、空调系统试运行记录；风量、温度测试记录；洁净室洁净度测试记录；制冷机组试运行调试记录等。电梯部分电梯运行记录；电梯安全装置检测报告等。

（三）工程竣工文件1.工程竣工报告：施工单位在工程完工后，对工程施工情况、合同履约情况等进行全面总结，向建设单位提交的申请竣工验收的文件。2.单位（子单位）工程质量竣工验收记录：由施工单位填写，验收结论由施工单位、监理单位、建设单位共同填写，综合验收结论由参加验收各方共同商定，建设单位填写。验收记录应包含工程概况、验收内容（分部工程质量验收、质量控制资料核查、安全和主要使用功能核查及抽查结果、观感质量验收等）及验收结论等内容。3.工程竣工验收备案表：建设单位在工程竣工验收合格后，向工程所在地的建设行政主管部门备案时提交的表格，备案表应包含工程基本信息、竣工验收情况、备案意见等内容。4.工程质量保修书：施工单位向建设单位出具的，承诺在工程质量保修期内对工程质量问题承担保修责任的文件。保修书应明确保修范围、保修期限、保修责任等内容。

三、工程资料收集与整理流程

（一）收集准备1.在工程开工前，资料员应熟悉工程建设相关文件，包括施工合同、施工图纸、招投标文件等，明确工程资料的收集范围和要求。2.根据工程进度计划，制定详细的资料收集计划，明确各阶段应收集的资料内容和时间节点。

（二）资料收集1.施工管理资料施工组织设计、施工方案由项目技术负责人组织编制，经企业技术负责人审批后实施，并及时收集归档。技术交底记录由项目技术负责人向施工班组长进行交底，交底后双方签字确认，资料员及时收集整理。工程开工报审表、工程复工报审表由施工单位填写，报监理单位审核，建设单位批准后，资料员留存原件，并整理归档相关手续文件。施工日志由施工单位现场管理人员每日如实填写，确保记录内容真实、准确、完整，资料员定期收集整理。2.工程质量控制资料原材料、构配件、设备质量证明文件及复试报告材料进场时，物资部门应及时向供应商索取质量证明文件，并提供给资料员。按规定进行见证取样送检的材料，试验员应及时将试验报告提供给资料员，资料员负责收集、整理、归档。施工试验报告及见证检测报告试验员应按照规范要求及时进行各项施工试验，并在试验完成后及时领取试验报告。资料员负责对试验报告进行分类整理，确保报告齐全、有效，并与见证记录等相关资料配套归档。隐蔽工程验收记录隐蔽工程施工完成后，施工单位应在隐蔽前通知监理单位和建设单位进行验收。验收合格后，各方人员在隐蔽工程验收记录上签字确认，资料员及时收集整理归档。分项、分部工程质量验收记录分项工程验收由项目专业技术负责人组织，验收合格后填写分项工程质量验收记录，资料员负责收集整理。分部工程验收由总监理工程师组织，各方人员签字确认后，资料员收集整理分部工程质量验收记录及相关资料。3.工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录各项功能检验和抽查试验由专业人员按照规范要求进行操作，并及时出具试验记录和报告。资料员负责收集、整理这些资料，确保资料的完整性和准确性，并与其他相关资料一并归档。

（三）资料整理1.分类编号按照工程资料分类标准，对收集到的资料进行分类，并编制相应的编号。编号应具有唯一性和系统性，便于资料的查找和管理。2.装订成册将整理好的资料按照类别和顺序进行装订，一般采用A4纸规格，左侧装订。装订应牢固、整齐，资料厚度不宜过厚，以方便查阅和保管。3.编制目录根据资料内容编制详细的目录，目录应包含资料的类别、名称、编号、页码等信息，以便快速查找资料。

（四）资料归档1.工程资料应按照档案管理的要求进行归档保存，一般分为纸质档案和电子档案。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和时间顺序排列整齐，并做好防潮、防虫、防火等措施。3.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中。电子档案的命名应规范统一，便于查找和管理。同时，应建立电子档案索引，方便快速检索。

四、工程资料填写规范

（一）基本要求1.资料填写应使用黑色或蓝黑色墨水钢笔或中性笔，字迹应清晰、工整，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的笔填写。2.资料内容应真实、准确、完整，不得弄虚作假、涂改、伪造。如有错误或遗漏，应按照规定的方法进行更正，并加盖更正章或签字确认。

（二）表格填写1.表格中的各项内容应按照表头要求填写齐全，不得空项。2.涉及数字的填写应规范准确，如日期应按照年、月、日的顺序填写，数字的计量单位应符合国家规定。3.签字栏应签字齐全，不得代签。签字人应具备相应的资格和权限，签字应清晰可辨。4.对于需要盖章的表格，应加盖单位公章或相关业务章，印章应清晰、端正。

（三）资料编号1.工程资料编号应按照统一的编号规则进行编制，编号应体现资料的类别、年份、顺序号等信息。2.编号应连续，不得重复或遗漏。在资料收集、整理过程中，应及时对编号进行记录和管理，确保编号的准确性和一致性。

五、工程资料保管与借阅

（一）保管要求1.设立专门的资料室或档案柜，用于存放工程资料。资料室应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.对工程资料进行分类存放，并建立资料台账，详细记录资料的类别、名称、编号、归档时间、保管期限等信息，便于查找和管理。3.定期对工程资料进行检查和核对，确保资料的完整性和准确性。如发现资料损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充。

（二）借阅规定1.内部借阅工程资料应填写借阅登记表，注明借阅人姓名、部门、借阅资料名称、借阅时间、归还时间等信息，并经资料员和相关负责人签字批准。2.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、标记、污损。如需摘录或复制资料，应经资料员同意，并按照规定的程序进行。3.借阅期限一般不得超过规定时间，如有特殊情况需要延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人归还资料时，资料员应认真检查资料的完整性和完好性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的责任。4.外部单位借阅工程资料应按照公司规定的程序进行审批，经公司领导同意后方可借阅，并签订借阅协议，明确双方的权利和义务。

六、工程资料与工程进度同步管理

（一）制定同步计划1.根据工程进度计划，结合工程资料收集整理流程，制定工程资料与工程进度同步计划。同步计划应明确各阶段工程资料的形成时间、收集时间、整理时间和归档时间，确保资料与工程实际进度相匹配。2.在工程施工过程中，资料员应严格按照同步计划跟踪工程资料的形成情况，及时提醒相关人员按时完成资料的编制和收集工作。

（二）定期检查与调整1.定期对工程资料与工程进度的同步情况进行检查，对比实际工程进度和资料完成情况，发现问题及时分析原因并采取措施进行调整。2.如果工程进度发生变化，如工期提前或推迟、施工顺序调整等，应及时对同步计划进行相应调整，确保资料管理工作始终与工程实际进度保持同步。

七、工程资料信息化管理

（一）资料管理软件应用1.选择适合工程项目管理的资料管理软件，如筑业、品茗等软件。这些软件具有资料模板管理、自动编号、电子签章、数据统计分析等功能，能够提高资料管理的效率和准确性。2.组织相关人员进行软件培训，使其熟悉软件的操作流程和功能应用。资料员应熟练掌握软件的使用方法，利用软件进行工程资料的录入、整理、存储和检索。

（二）电子资料备份与存储1.对工程电子资料进行定期备份，备份存储介质应采用多种形式，如硬盘、光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。2.建立电子资料存储管理制度，明确存储设备的使用、保管、维护等要求，确保电子资料的安全可靠。同时，定期对存储的电子资料进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。

（三）信息化共享平台建设1.搭建工程资料信息化共享平台，实现建设单位、监理单位、施工单位等相关方之间的资料共享和协同办公。通过共享平台，各方人员可以及时查阅和下载所需的工程资料，提高工作效率，减少沟通成本。2.在共享平台上设置权限管理功能，根据不同人员的职责和工作需要，分配相应的资料查阅和编辑权限，确保资料的安全性和保密性。

八、工程资料验收要点

（一）验收准备1.在工程竣工验收前，资料员应按照工程资料归档要求，对工程资料进行全面自查，确保资料齐全、完整、准确、规范。2.整理好工程资料的目录、索引等检索工具，便于验收人员快速查找所需资料。

（二）验收内容1.资料完整性检查工程资料是否涵盖了工程前期文件、施工过程文件和工程竣工文件等各个方面，资料的种类和数量是否齐全。2.资料准确性核对资料中的各项内容是否与工程实际情况相符，数据是否准确无误，签字盖章是否齐全有效。3.资料规范性审查资料的填写格式、编号规则、装订要求等是否符合相关规范和标准的要求。

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