小型公司行政管理制度

小型公司行政管理制度一、总则1.目的为规范公司行政管理工作，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.行政管理原则服务原则：行政管理工作要以服务公司、服务员工为宗旨，提供高效、优质的服务。统一原则：公司行政管理工作要实行统一领导、统一指挥，确保各项工作的协调一致。效能原则：行政管理工作要注重实效，提高工作效率，降低管理成本。规范化原则：行政管理工作要建立健全各项规章制度，实现规范化、制度化管理。

二、组织架构与职责1.行政部门组织架构行政部门设行政经理一名，行政专员若干名。2.行政部门职责负责公司行政管理规章制度的制定、修改和完善，并监督执行。负责公司各类文件、档案的管理工作，包括文件的起草、审核、印发、归档等。负责公司会议的组织、安排和记录工作，包括会议通知、会议纪要的撰写等。负责公司办公用品、办公设备的采购、管理和发放工作。负责公司办公区域的环境卫生管理工作，包括清洁、绿化等。负责公司车辆的调度、使用和管理工作，包括车辆的维修、保养等。负责公司安全保卫工作，包括门禁管理、安全巡逻等。负责公司员工的考勤管理工作，包括考勤记录、考勤统计等。负责公司行政费用的预算、控制和报销工作。负责公司与政府部门、相关单位的沟通协调工作。负责公司其他行政事务的处理工作。

三、行政工作流程

（一）文件管理流程1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司相关规定和政策要求。文件起草完毕后，由起草部门负责人审核签字。2.文件审核行政部门收到各部门起草的文件后，对文件内容进行审核。审核内容包括文件的格式、语法、逻辑、政策合规性等方面。如发现文件存在问题，行政部门应及时与起草部门沟通，提出修改意见。3.文件印发文件审核通过后，行政部门按照公司规定的格式和程序进行印发。文件印发后，行政部门应将文件副本分发给相关部门和人员，并做好文件发放记录。4.文件归档文件印发后，行政部门应及时将文件原件归档保存。文件归档应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订等操作，确保文件的完整性和安全性。

（二）会议管理流程1.会议计划行政部门根据公司工作安排，制定年度会议计划，明确会议的时间、地点、参会人员、会议主题等内容。会议计划经公司领导审核批准后执行。2.会议通知行政部门根据会议计划，提前向参会人员发送会议通知。会议通知应包括会议的时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程等内容。如遇会议时间、地点等变更，行政部门应及时通知参会人员。3.会议组织行政部门负责会议的组织工作，包括会议场地的布置、会议设备的调试、会议资料的准备等。会议组织过程中，行政部门应确保会议的秩序和安全，为参会人员提供良好的会议环境。4.会议记录行政部门安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应准确、完整、清晰，会后及时整理形成会议纪要。5.会议纪要会议纪要经行政部门负责人审核后，发送给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议的主要内容、讨论结果、决议事项、责任部门和责任人等内容，确保会议精神得到有效传达和落实。

（三）办公用品管理流程1.办公用品需求计划各部门根据工作需要，每月末填写办公用品需求计划，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。办公用品需求计划经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。2.办公用品采购行政部门根据各部门提交的办公用品需求计划，结合库存情况，编制办公用品采购计划。办公用品采购计划经行政经理审核批准后，由行政部门负责采购。行政部门在采购办公用品时，应选择正规的供应商，确保办公用品的质量和价格合理。3.办公用品入库办公用品采购回来后，行政部门应及时进行验收，核对办公用品的名称、规格、数量、质量等信息是否与采购合同一致。验收合格的办公用品，行政部门应办理入库手续，填写入库单，并将办公用品存放在指定的仓库。4.办公用品发放各部门根据工作需要，到行政部门领取办公用品。行政部门在发放办公用品时，应按照办公用品发放标准进行发放，并做好发放记录。办公用品发放记录应包括领取部门、领取时间、办公用品名称、规格、数量等信息。

（四）办公设备管理流程1.办公设备需求计划各部门根据工作需要，填写办公设备需求计划，详细列出所需办公设备的名称、规格、型号、数量等信息。办公设备需求计划经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。2.办公设备采购行政部门根据各部门提交的办公设备需求计划，结合公司实际情况，编制办公设备采购计划。办公设备采购计划经行政经理审核批准后，由行政部门负责采购。行政部门在采购办公设备时，应选择正规的供应商，确保办公设备的质量和售后服务。3.办公设备验收办公设备采购回来后，行政部门应及时组织相关人员进行验收，核对办公设备的名称、规格、型号、数量、质量等信息是否与采购合同一致。验收合格的办公设备，行政部门应办理入库手续，填写入库单，并将办公设备存放在指定的仓库。4.办公设备领用各部门根据工作需要，到行政部门领取办公设备。行政部门在发放办公设备时，应按照公司规定的程序进行发放，并做好发放记录。办公设备发放记录应包括领取部门、领取时间、办公设备名称、规格、型号、数量等信息。5.办公设备维护与保养行政部门负责办公设备的日常维护与保养工作，定期对办公设备进行检查、清洁、维修等操作，确保办公设备的正常运行。办公设备出现故障时，行政部门应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。办公设备维修记录应包括维修时间、维修内容、维修人员、维修费用等信息。6.办公设备报废办公设备因使用年限已久、损坏严重等原因无法继续使用时，由使用部门填写办公设备报废申请单，注明报废原因、设备名称、规格、型号、购置时间等信息。办公设备报废申请单经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。行政部门对办公设备报废申请进行审核，审核通过后报公司领导批准。经公司领导批准报废的办公设备，由行政部门负责处理，处理方式包括变卖、捐赠等。

（五）车辆管理流程1.车辆调度行政部门负责公司车辆的调度工作，根据公司工作需要和车辆使用情况，合理安排车辆的使用。各部门如需使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息。车辆使用申请表经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。行政部门根据车辆使用申请表，结合车辆调度情况，安排车辆使用，并通知驾驶员。2.车辆使用驾驶员接到行政部门的车辆使用通知后，应按时到指定地点出车，并确保车辆的清洁、安全和正常运行。驾驶员在车辆使用过程中，应严格遵守交通规则，确保行车安全。驾驶员应按照车辆使用申请表上注明的时间、地点、事由等信息使用车辆，不得擅自改变行车路线和用途。3.车辆维修与保养行政部门负责车辆的维修与保养工作，定期对车辆进行检查、维护和保养，确保车辆的正常运行。车辆出现故障时，驾驶员应及时向行政部门报告，行政部门根据车辆故障情况，联系专业维修人员进行维修。车辆维修费用由行政部门审核后报公司领导批准报销。4.车辆油耗管理行政部门负责车辆油耗的统计和管理工作，每月对车辆的油耗情况进行统计分析。驾驶员应做好车辆油耗记录，记录每次加油的时间、地点、加油量、行驶里程等信息。行政部门根据车辆油耗记录，对车辆油耗情况进行考核，对油耗过高的车辆进行分析和处理。5.车辆保险与年检行政部门负责车辆保险的办理和续保工作，确保车辆保险的有效期限。行政部门负责车辆年检的办理工作，按时组织车辆进行年检，确保车辆的合法性和安全性。

（六）考勤管理流程1.考勤制度公司实行每周[X]天工作制，每天工作时间为[具体时间]。员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。员工请假应提前填写请假申请表，注明请假原因、请假时间等信息。请假申请表经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。行政部门根据请假申请表，对员工请假情况进行审批，并做好考勤记录。2.考勤记录行政部门安排专人负责考勤记录工作，每天对员工的出勤情况进行记录。考勤记录应包括员工的姓名、部门、出勤时间、请假时间、旷工时间等信息。行政部门应定期对考勤记录进行统计分析，及时发现和处理考勤异常情况。3.考勤统计与公示行政部门每月末对员工的考勤情况进行统计，形成考勤报表。考勤报表经行政经理审核后，在公司内部进行公示。员工如对考勤报表有异议，可在公示期内向行政部门提出申诉，行政部门应及时进行调查和处理。4.工资核算与考勤挂钩公司工资核算与考勤情况挂钩，行政部门根据考勤报表，将员工的考勤情况反馈给财务部门，财务部门根据考勤情况进行工资核算。

（七）安全保卫管理流程1.安全保卫制度公司建立健全安全保卫制度，加强安全保卫工作，确保公司财产和员工人身安全。公司实行门禁管理制度，员工应凭工作证或门禁卡进入公司办公区域。外来人员进入公司办公区域，应进行登记，并经相关部门负责人批准后方可进入。公司配备必要的安全保卫设备和器材，如监控摄像头、报警器等，并定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。2.安全巡逻行政部门安排专人负责公司安全巡逻工作，每天定时对公司办公区域、仓库、停车场等进行巡逻。安全巡逻人员应认真检查公司门窗、水电设施、消防器材等是否正常，发现问题及时报告并处理。安全巡逻人员应做好安全巡逻记录，记录巡逻时间、巡逻路线、发现的问题及处理情况等信息。3.消防安全管理公司建立健全消防安全管理制度，加强消防安全工作，确保公司消防安全。公司配备必要的消防器材和设施，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。公司定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。如发生火灾事故，公司应立即启动应急预案，组织员工进行灭火和疏散，同时及时报警。4.突发事件处理公司制定突发事件应急预案，如地震、火灾、盗窃等突发事件的应急处置措施。如发生突发事件，公司应立即启动应急预案，组织员工进行应急处置，并及时报告相关部门和领导。行政部门负责协助公司领导和相关部门做好突发事件的调查和处理工作。

四、行政费用管理1.行政费用预算行政部门根据公司年度工作计划和实际工作需要，编制行政费用预算，包括办公用品费用、办公设备费用、车辆费用、差旅费、业务招待费等。行政费用预算经公司领导审核批准后执行。2.行政费用控制行政部门应严格控制行政费用的支出，确保行政费用不超过预算。行政部门在采购办公用品、办公设备等时，应选择性价比高的产品，降低采购成本。行政部门在使用车辆、出差、业务招待等方面，应严格按照公司规定的标准执行，杜绝浪费现象。3.行政费用报销员工因工作需要发生的行政费用，应按照公司规