印章使用管理制度

印章使用管理制度1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，防范印章使用风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等印章的管理与使用。3.印章种类公司印章包括但不限于：公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章、业务专用章等。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责。因工作需要刻制印章时，需由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经部门负责人签字、分管领导审批后，交行政部门办理。行政部门根据审批意见，选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时组织验收，检查印章的规格、样式、文字等是否符合要求。验收合格的印章，应在《印章刻制申请表》上签字确认，并登记备案。2.印章启用新刻制的印章启用前，行政部门应在《印章启用申请表》上填写印章启用日期、启用范围等信息，经分管领导审批后，报法定代表人批准。印章启用时，行政部门应将启用信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部发布公告。同时，行政部门应将印章的印模留存一份，分别交公司档案室、财务部门等相关部门备案。三、印章的保管1.保管原则公司印章实行专人保管制度，确保印章安全。印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。印章保管应实行"双人保管、相互监督"原则，即对于重要印章（如公司公章、法定代表人章、合同专用章等），应由两名保管人员分别保管印章的实物和钥匙，使用时需两人同时在场。2.保管职责公司公章由行政部门负责人指定专人保管。保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，不得随意放置。如因特殊情况需携带公章外出，必须经公司法定代表人批准，并办理相关手续。法定代表人章由法定代表人本人或其授权的专人保管。保管人员应严格按照法定代表人的指示使用印章，不得擅自使用。合同专用章由合同管理部门指定专人保管。保管人员应负责合同专用章的日常保管和使用登记工作，确保合同专用章的使用符合公司合同管理制度的要求。财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。保管人员应按照财务管理制度的规定使用财务专用章，负责财务票据的盖章等工作。发票专用章由财务部门指定专人保管。保管人员应严格按照发票管理规定使用发票专用章，确保发票开具的真实性和合法性。部门章、业务专用章由各部门负责人指定专人保管。保管人员应在部门负责人的领导下，按照本部门的工作需要使用印章，并做好使用登记工作。3.保管场所印章应存放在安全可靠的场所，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。印章保管场所应保持清洁、干燥，不得存放易燃易爆物品或其他杂物。四、印章的使用1.使用原则公司印章的使用应严格遵循"审批在先、用印在后"的原则，未经审批不得擅自使用印章。印章使用应确保用途合法、文件真实有效。使用印章时，应认真审核用印文件的内容，确保文件内容与公司的利益和政策相符。印章使用应规范、清晰，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需在空白纸张上加盖印章的，必须经公司法定代表人批准，并在空白纸张上注明用途、日期等信息。2.使用流程填写《印章使用申请表》：用印部门或个人应根据用印事项填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项或金额较大的事项，需经分管领导、法定代表人审批。用印：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表上的各项信息，确保无误。在用印过程中，应严格按照用印要求进行操作，确保印章清晰、端正地加盖在文件规定的位置上。登记：用印完成后，印章保管人员应在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印事由、审批人等信息，并由用印人签字确认。3.特殊情况用印如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用印时，用印部门或个人应电话请示相关领导同意后，先予用印，但事后必须及时补办审批手续。如因工作需要在异地使用印章的，可采取传真或扫描等方式将《印章使用申请表》及相关文件传至公司总部，经审批后，由印章保管人员将印章加盖在文件上，并通过邮寄等方式将文件送达用印部门或个人。五、印章的停用与销毁1.印章停用因公司机构调整、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经分管领导审批后，报法定代表人批准。印章停用后，行政部门应及时将停用信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部发布公告。同时，印章保管人员应将停用印章的实物交回行政部门，并办理交接手续。2.印章销毁对于停用的印章，行政部门应按照公司的规定进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并经分管领导审批后，报法定代表人批准。印章销毁应采取粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法再使用。销毁过程应由行政部门、审计部门等相关人员共同监督，并在《印章销毁记录》上签字确认。印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关资料存档保存，以备查阅。六、印章使用的监督与检查1.内部监督公司审计部门应定期对印章的使用情况进行审计检查，重点检查印章使用是否符合规定、审批流程是否健全、登记记录是否完整等。行政部门应加强对印章保管人员的日常管理和监督，定期检查印章保管情况，确保印章安全。如发现印章保管人员存在违规行为，应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。2.外部监督公司应接受上级主管部门、监管部门等外部机构的监督检查，积极配合外部机构对印章使用情况的检查工作。对于外部机构提出的意见和建议，公司应认真整改，不断完善印章使用管理制度。七、责任追究1.违规责任对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于：批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。如构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。2.保管责任印章保管人员如因保管不善导致印章丢失、被盗、损坏等情况，应及时向公司报告，并采取相应的补救措施。如因保管人员的过错给公司造成损失的，保管人员应承担相应的赔偿责任。印章保管人员如违反印章保管规定，擅自将印章交予