办公室管理制度

办公室管理制度1.目的：为加强办公室管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于办公室全体工作人员。3.基本原则：办公室管理遵循高效、规范、协作、创新的原则。二、办公环境管理1.办公区域清洁每日上班前，各岗位人员负责清理各自办公区域的桌面、地面、文件柜等，保持整洁干净。每周五下午进行一次全面的卫生大扫除，包括办公室的门窗、电器设备等。2.物品摆放整齐办公桌上的文件、文具、电脑等物品应摆放整齐有序，不得随意堆放。文件应分类存放，并贴上标签，便于查找。个人私人物品应放置在指定的抽屉或柜子内，不得在办公桌上随意摆放。3.保持安静办公时间内，应保持办公室安静，不得大声喧哗、吵闹。如需讨论工作，应尽量控制音量，避免影响他人。禁止在办公室内播放音乐、视频等与工作无关的声音。4.节约能源养成随手关灯、关电脑、关空调等电器设备的好习惯，避免浪费能源。合理使用空调，夏季温度设置不得低于26℃，冬季温度设置不得高于20℃。节约用水，发现水龙头漏水应及时报修。三、考勤管理1.工作时间公司实行[具体工作时间]工作制，员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退。因工作需要加班的，应提前填写加班申请表，经部门负责人批准后报办公室备案。2.考勤记录办公室负责员工的考勤记录，员工应每日按时签到、签退。如因外出办事等原因无法按时签到、签退的，应提前向办公室说明情况，并填写外出登记表。3.迟到、早退处理迟到或早退10分钟以内的，每次扣发绩效分[X]分；迟到或早退1030分钟的，每次扣发绩效分[X]分；迟到或早退30分钟以上的，按旷工半天处理。一个月内迟到、早退累计达[X]次以上的，给予警告处分，并扣发相应的绩效奖金。4.旷工处理旷工半天的，扣发当日工资的2倍，并扣发绩效分[X]分；旷工一天的，扣发当日工资的3倍，并扣发绩效分[X]分；连续旷工三天以上或一年内累计旷工达[X]天以上的，予以辞退。四、办公用品管理1.办公用品采购办公室负责办公用品的统一采购，根据各部门的需求制定采购计划。采购办公用品应选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同。采购的办公用品应及时入库，并进行登记。2.办公用品发放各部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到办公室领取。办公室应按照申请表的内容发放办公用品，并做好发放记录。员工应妥善保管办公用品，如有损坏或丢失，应照价赔偿。3.办公用品使用员工应节约使用办公用品，避免浪费。禁止将办公用品用于私人用途。对于可重复使用的办公用品，如文件袋、文件夹等，应尽量回收利用。五、文件管理1.文件分类文件分为上级文件、公司文件、部门文件、外来文件等类别。上级文件应及时传达给相关人员，并做好记录；公司文件应按照规定的流程进行审批、发放和存档；部门文件由各部门自行管理，但应定期向办公室报备；外来文件应进行登记，并根据需要进行传阅或存档。2.文件编号公司文件应进行编号，编号规则为：[公司简称][年份][文件类别][序号]。例如：[公司简称]2023[GZ][001]，其中"GZ"表示公司文件，"001"表示该类文件的序号。部门文件的编号可由各部门自行制定，但应保证编号的唯一性和规范性。3.文件起草与审核文件起草应符合公司的政策和规定，内容准确、完整、清晰。重要文件应经部门负责人审核后报公司领导审批。文件起草和审核人员应在文件上签字，并注明日期。4.文件发放文件起草完成并审核通过后，由办公室负责发放。文件发放应填写文件发放登记表，注明文件名称、发放部门、发放日期、领取人等信息。领取人应在登记表上签字确认。5.文件传阅需要传阅的文件，办公室应按照规定的传阅范围进行传阅，并做好传阅记录。传阅文件应使用文件传阅夹，阅后及时归还。传阅过程中，如文件有修改意见，应及时反馈给文件起草部门或人员。6.文件存档文件办理完毕后，应及时进行存档。存档文件应按照类别、年度、编号等进行分类存放，并建立电子档案。档案管理人员应定期对档案进行整理、更新，确保档案的完整性和准确性。六、会议管理1.会议分类会议分为公司例会、部门会议、专题会议等。公司例会每周[具体时间]召开，由公司领导主持，各部门负责人参加，主要传达公司的工作安排和决策，汇报各部门的工作进展情况等。部门会议由各部门自行组织召开，根据工作需要定期或不定期举行，主要讨论部门内部的工作问题，安排工作任务等。专题会议根据工作需要临时召开，主要针对特定的工作事项进行研究和决策。2.会议通知会议组织部门应提前[X]天发布会议通知，通知内容包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程等。会议通知可通过邮件、微信群、OA系统等方式发送给参会人员。参会人员应及时回复会议通知，确认是否参加会议。3.会议准备会议组织部门应提前做好会议准备工作，包括会议室预订、会议资料准备、设备调试等。会议资料应包括会议议程、汇报材料、相关文件等，提前发放给参会人员。会议设备如投影仪、音响、麦克风等应确保正常运行。4.会议纪律参会人员应提前[X]分钟到达会议现场，不得迟到、早退。会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或离开会场。参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。5.会议记录办公室负责会议记录，记录人员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程、发言内容、决议事项等。会议记录应在会议结束后及时整理，并形成会议纪要。会议纪要经会议主持人审核后，发送给参会人员，并抄送给相关部门。七、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管公章由办公室专人保管，合同专用章由法务部门专人保管，财务专用章由财务部门专人保管，法人章由法定代表人或其授权人员保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人使用。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码。3.印章使用使用印章应填写印章使用申请表，注明使用部门、使用事项、使用时间、使用份数等信息，并经相关负责人审批。印章保管人员应按照审批后的申请表内容使用印章，并在印章使用登记表上签字确认。严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。4.印章交接印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章的，应办理印章交接手续，交接双方应在印章交接清单上签字确认。印章交接清单应包括印章名称、数量、交接时间、交接人、接交人等信息，并报办公室备案。八、车辆管理1.车辆调度办公室负责公司车辆的调度和管理，根据工作需要合理安排车辆使用。各部门如需使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人批准后报办公室。办公室根据车辆使用情况和驾驶员的工作安排，统筹调度车辆，并及时通知驾驶员。2.车辆使用登记驾驶员应在出车前填写车辆使用登记表，注明出车时间、出车地点、用车部门、用车事由、预计返回时间等信息。车辆返回后，驾驶员应及时填写车辆使用登记表的返回时间等信息，并将车辆钥匙交回办公室。3.车辆维护与保养办公室负责制定车辆维护保养计划，定期安排车辆进行保养和维修。驾驶员应定期对车辆进行检查，发现问题及时报告办公室，并配合维修人员进行维修。车辆维修费用应按照公司的相关规定进行审批和报销。4.驾驶员管理驾驶员应遵守交通规则，安全驾驶，不得酒后驾车、超速行驶等。驾驶员应保持车辆整洁，定期清洗车辆。驾驶员应严格遵守公司的各项规章制度，服从办公室的调度和管理。九、安全管理1.安全责任公司实行安全责任制，各部门负责人为部门安全第一责任人，负责本部门的安全管理工作。办公室负责公司的安全综合管理工作，定期组织安全检查和培训。2.安全检查办公室应定期组织安全检查，检查内容包括办公区域的电器设备、消防设施、门窗等。各部门应每月进行一次安全自查，发现问题及时整改，并将自查情况报办公室。对于安全检查中发现的问题，办公室应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。3.消防管理公司应配备必要的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。员工应熟悉消防设施的使用方法，掌握基本的消防安全知识。禁止在办公区域内吸烟、使用明火，如需动火作业，应办理动火审批手续。4.信息安全员工应妥善保管公司的机密文件和资料，不