企业采购管理制度

企业采购管理制度1.目的为规范企业采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内所有采购活动，包括原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。3.基本原则按需采购原则：根据企业生产经营和管理的实际需要进行采购，避免盲目采购。质量优先原则：确保所采购的物资和服务符合规定的质量标准，满足企业生产经营要求。成本效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护企业利益，杜绝不正当交易。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购组织与职责1.采购部门设置企业设立专门的采购部门，负责采购工作的统筹与实施。采购部门根据企业规模和业务需求，可进一步细分采购小组，如原材料采购组、设备采购组、办公用品采购组等，以提高采购工作的专业性和效率。2.采购部门职责制定采购计划：根据企业年度生产经营计划、预算及实际需求，编制采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、时间等要求。供应商管理：建立供应商档案，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的资质和信誉符合企业要求。采购执行：按照采购计划和审批流程，组织实施采购活动，与供应商进行谈判、签订采购合同，并跟踪合同执行情况。采购成本控制：通过市场调研、询价、招标等方式，寻找优质供应商，降低采购成本，确保采购价格合理。采购质量控制：参与采购物资的验收工作，确保所采购物资的质量符合要求，对不合格物资及时处理。采购信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为企业决策提供数据支持，同时做好采购文件的归档和保管工作。3.其他部门职责使用部门：根据本部门实际需求，提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求，并参与采购物资的验收工作。财务部门：负责审核采购预算，对采购资金进行管理和监督，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和支付安全。质量部门：负责制定采购物资的质量标准，参与采购物资的检验和验收工作，对采购物资的质量问题提出处理意见。三、采购流程1.采购申请使用部门根据生产经营、项目实施或日常办公等需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性、合理性和真实性进行审核，签署意见后报分管领导审批。分管领导根据企业实际情况和预算安排，对采购申请进行审批，批准后的采购申请交采购部门。2.采购计划编制采购部门收到经审批的采购申请后，结合库存情况和采购周期，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的具体内容、采购时间、采购方式等。采购计划编制完成后，提交采购部门负责人审核，确保采购计划的合理性和可行性。采购部门负责人审核通过后，将采购计划报分管领导审批，批准后的采购计划作为采购执行的依据。3.供应商选择与评估采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料，建立供应商信息库。采购部门组织相关人员对符合基本条件的供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的若干家供应商作为合格供应商，并建立合格供应商名录。4.采购实施询价：采购人员向合格供应商发送询价单，要求供应商提供采购物资的报价、交货期、付款方式等信息。询价单应明确采购物资的详细规格、数量等要求，确保供应商报价的准确性和可比性。报价比较与谈判：采购人员收集各供应商的报价后，进行比较分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行谈判。谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等条款，争取达成最有利的采购条件。合同签订：采购谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，明确双方的权利和义务、采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同经法律合规部门审核、企业授权代表签字盖章后生效。5.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。采购物资到货时，采购人员、质量检验人员、使用部门人员共同对物资的数量、规格、型号、外观等进行核对，检查物资是否与采购合同一致。质量检验人员按照质量标准对采购物资进行检验或测试，确保物资质量符合要求。对检验合格的物资出具检验报告，对不合格物资填写《不合格品处理单》，明确处理方式，如退货、换货、补货等。使用部门对采购物资进行试用或使用，在规定时间内反馈使用情况。如发现质量问题或其他不符合要求的情况，及时与采购部门沟通处理。6.采购付款采购物资验收合格后，采购部门应及时整理采购合同、发票、验收报告等相关资料，提交财务部门审核。财务部门按照企业财务管理制度和采购合同约定，对采购付款申请进行审核，确保付款金额准确、付款方式合规、付款时间符合合同要求。财务部门审核通过后，提交企业负责人审批。审批通过后，办理采购付款手续，及时支付货款。四、采购方式1.集中采购对于企业通用的、需求量较大的物资，如办公用品、低值易耗品等，采用集中采购方式。集中采购由采购部门统一组织实施，通过招标、询价等方式选择供应商，签订框架协议，各部门根据实际需求在框架协议范围内进行采购。2.分散采购对于企业专用的、技术要求较高的物资，如生产设备、关键原材料等，采用分散采购方式。由使用部门提出采购申请，采购部门按照采购流程进行采购。3.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。采购部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标，通过评标委员会评审，选择最优供应商中标。4.询价采购对于金额较小、市场货源充足、价格比较透明的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发送询价单，比较各供应商的报价，选择价格合理的供应商成交。5.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。五、采购预算管理1.预算编制企业各部门应根据年度生产经营计划和实际需求，编制本部门的采购预算草案，明确采购项目、采购金额、采购时间等。采购部门汇总各部门采购预算草案，结合企业整体预算安排，编制企业年度采购预算。采购预算应包括采购项目、采购金额、资金来源等详细内容。采购预算经财务部门审核、企业负责人审批后，作为企业年度采购工作的依据。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。对于超出预算的采购申请，采购部门应详细说明原因，并按照预算调整流程进行审批。未经批准，不得超预算采购。3.预算调整在采购预算执行过程中，如因市场变化、生产经营需要等原因，确需调整采购预算的，由采购部门提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额、调整项目等内容。预算调整申请经财务部门审核、企业负责人审批后，方可进行预算调整。采购部门应按照调整后的预算执行采购工作。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购人员应将合同草案提交法律合规部门审核，确保合同条款合法合规。法律合规部门审核通过后，企业授权代表签字盖章，合同正式生效。2.合同履行采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商如因不可抗力等原因无法按时履行合同的，应及时通知采购部门，并提供相关证明文件。采购部门应根据实际情况，与供应商协商解决办法，如调整交货期、变更合同条款等。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、双方的权利和义务等条款。如因不可抗力、一方严重违约等原因需要解除采购合同的，采购部门应及时通知供应商，并按照合同约定和相关法律法规办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照约定清理债权债务。4.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行归档保管，建立合同档案。合同档案应包括合同原件、合同变更协议、补充协议、验收报告、付款凭证等资料，以便查阅和追溯。七、供应商管理1.供应商开发采购部门根据企业采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方式等。通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、行业协会介绍等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料，建立供应商信息库。采购部门组织相关人员对符合基本条件的供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的若干家供应商作为合格供应商，并建立合格供应商名录。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估周期一般为一年。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合等方面。采购部门根据评估结果，对供应商进行打分排序，对于得分较低的供应商，采购部门应与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应考虑暂停或终止与其合作。采购部门建立供应商考核档案，记录供应商的评估与考核结果，作为供应商选择、合作、奖惩的依据。3.供应商奖惩对于表现优秀的供应商，采购部门可给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等。对于出现质量问题、交货延迟、服务不到位等情况的供应商，采购部门应根据合同约定和企业规定，给予相应的处罚，如扣除货款、暂停合作、终止合同等。4.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况、市场变化情况等，协调解决合作过程中出现的问题。采购部门应关心供应商的发展，在供应商遇到困难时，积极提供帮助和支持，建立良好的合作关系。八、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。通过收集市场信息、分析采购数据、评估供应商情况、审查合同条款等方式，对采购风险进行全面、深入的分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对不同类型的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如市场风险可通过市场调研、价格谈判、签订长期合同等方式进行应对；质量风险可通过加强质量检验、选择优质供应商、签订质量保证协议等方式进行应对；供应商风险可通过加强供应商管理、建立备用供应商、增加供应商数量等方式进行应对；合同风险可通过完善合同条款、加强合同审核、严格合同履行等方式进行应对；付款风险可通过加强财务审核、控制付款节奏、建立风险预警机制等方式进行应对。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。采购部门应设定风险预警指标，如采购价格波动幅度、供应商交货延迟天数、采购物资不合格率等，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。九、监督与检查1.内部审计监督企业内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况、供应商管理的有效性等方面。内部审计部门根据审计结果，提出审计意见和建议，督促采购部门整改存在的问题，规范采购行为。2.纪检监察监督企业纪检监察部门对采购活动进行全程监督，重点监督采购过程中的廉洁自律情况，防止采购人员发生贪污受贿、以权谋私等违法违纪行