费用报销管理办法

费用报销管理办法1.目的为了加强公司费用报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司全体员工因工作需要发生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、交通费等。3.基本原则真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报。合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和实际工作需要，杜绝不合理的开支。审批原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批，未经审批的费用不予报销。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保费用报销的及时性。二、费用报销流程1.填写报销单员工应根据费用发生的实际情况，按照公司规定的格式填写费用报销单。报销单应注明费用的类别、金额、事由、报销日期等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。报销单填写应字迹清晰、内容完整，不得涂改。如有涂改，应在涂改处加盖报销人印章。2.部门负责人审批报销人所在部门负责人应对报销费用的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。如认为费用不合理或不符合公司规定，应拒绝审批，并说明理由。3.财务审核财务部门收到报销单后，应对报销单的填写格式、内容完整性、审批手续等进行审核。同时，对原始凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，如发现问题应及时与报销人沟通核实。财务审核人员应在报销单上签署审核意见，如审核通过，则进入下一步审批流程；如审核不通过，应注明原因，并将报销单退回报销人。4.分管领导审批根据公司的审批权限规定，报销金额较大或涉及重要事项的费用报销，需经分管领导审批。分管领导应对报销费用的必要性、合理性进行审批，并签署审批意见。5.总经理审批对于超过一定金额或特别重大的费用报销，需经总经理审批。总经理应对报销费用进行全面审查，并签署最终审批意见。6.报销支付经各级审批通过的报销单，由财务部门按照公司的财务制度进行报销支付。报销支付方式可采用现金支付、银行转账等方式，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。三、各类费用报销规定差旅费1.定义差旅费是指员工因工作需要出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用乘坐飞机：根据公司规定的职级标准，乘坐相应舱位的飞机。如因特殊情况需要乘坐更高舱位的飞机，需提前经上级领导批准。乘坐火车：职级较高的员工可乘坐软卧或一等座，其他员工可乘坐硬卧或二等座。如因工作需要乘坐动车或高铁商务座，需提前经上级领导批准。乘坐长途汽车：根据实际情况选择合适的车次和座位类型。市内交通：员工在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具的费用，可凭有效发票报销。市内交通费用应合理控制，如有特殊情况需说明原因。住宿费用根据公司规定的出差地区分类，执行相应的住宿标准。住宿标准按单人标准间计算，如两人或多人同行且符合合住条件的，应安排合住，以节省费用。如因特殊情况需要单独住宿的，需提前经上级领导批准。餐饮费用按照公司规定的出差地区分类，执行相应的餐饮补贴标准。餐饮补贴按出差自然天数计算，包干使用，不再报销其他餐饮费用。如有招待客户等特殊情况，需单独填写业务招待费报销单，并注明事由。3.报销要求员工出差结束后应及时办理差旅费报销手续，报销时应提供真实、有效的交通票据、住宿发票、餐饮发票等原始凭证。交通票据应注明出发地、目的地、日期、车次或航班号等信息；住宿发票应注明住宿日期、房费金额、酒店名称等信息；餐饮发票应注明用餐日期、金额、用餐地点等信息。出差期间发生的订票费、保险费等与交通相关的费用，可凭有效票据报销。如因工作需要发生的加班餐费、误餐费等，可按照公司规定的标准报销，但应与差旅费报销分开填写报销单。业务招待费1.定义业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.报销标准业务招待应遵循必要性、合理性、适度性的原则，严格控制招待费用支出。宴请标准：根据招待对象的级别和人数，合理安排宴请规格和费用标准。一般情况下，宴请人均费用不得超过[X]元。如因特殊情况需要超标准宴请的，需提前经上级领导批准。礼品标准：赠送礼品应符合公司的业务需求和企业文化，礼品价值应控制在合理范围内。一般情况下，每次赠送礼品的人均价值不得超过[X]元。如因特殊情况需要超标准赠送礼品的，需提前经上级领导批准。娱乐标准：因业务需要安排娱乐活动的，应选择合适的娱乐方式和场所，费用支出应合理控制。娱乐费用每次人均不得超过[X]元。如因特殊情况需要超标准娱乐的，需提前经上级领导批准。3.报销要求业务招待费报销时应填写业务招待费报销单，注明招待对象、事由、时间、地点、费用明细等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。招待费发票应注明招待日期、金额、招待内容、酒店名称或餐厅名称等信息。如涉及赠送礼品的，还应附上礼品清单。业务招待费应严格按照审批流程进行审批，未经审批的业务招待费不予报销。审批人应认真审核招待费用的合理性和必要性，如发现问题应拒绝审批，并说明理由。办公用品费1.定义办公用品费是指公司为满足日常办公需要而购买的文具、纸张、电脑耗材、办公设备等费用。2.报销标准办公用品的采购应遵循经济实用、质量可靠的原则，根据公司的实际需求进行合理采购。办公用品的报销应提供有效的发票，并注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息。如购买金额较大的办公用品，还应附上采购清单。对于电脑耗材、办公设备等固定资产的采购，应按照公司的固定资产管理规定进行审批和报销。固定资产的采购应办理入库手续，并按照规定进行折旧计提。3.报销要求办公用品采购应通过公司指定的采购渠道进行，特殊情况需从其他渠道采购的，应提前经上级领导批准。办公用品采购后应及时办理入库手续，由专人负责验收和保管。报销时应提供入库单，入库单应注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。办公用品的领用应建立领用登记制度，员工领用办公用品时应填写领用单，注明领用日期、办公用品名称、规格、数量等信息，并签字确认。通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具而发生的费用。2.报销标准公司根据员工的职级和工作需要，制定相应的通讯费报销标准。具体报销标准如下：高层管理人员：每月报销标准为[X]元。中层管理人员：每月报销标准为[X]元。基层员工：每月报销标准为[X]元。员工通讯费报销应凭有效发票进行，发票应注明通讯费所属月份、金额、手机号码或固定电话号码等信息。3.报销要求员工应按照公司规定的通讯费报销标准进行报销，不得超标准报销。如因工作需要增加通讯费用支出的，需提前经上级领导批准。通讯费报销应与工资发放周期一致，员工应在每月规定的时间内提交通讯费报销单，逾期未提交的，视为自动放弃当月报销权利。交通费1.定义交通费是指员工因工作需要乘坐公共交通工具、自驾车等发生的费用。2.报销标准公共交通费用员工乘坐公交车、地铁等公共交通工具的费用，可凭有效发票报销。自驾车费用员工因工作需要自驾车外出的，可按照公司规定的标准报销燃油费、过路费、停车费等。具体报销标准如下：燃油费：根据车辆的排量和行驶里程，按照公司制定的油耗标准进行报销。过路费：凭有效发票报销实际发生的过路费。停车费：凭有效发票报销实际发生的停车费。3.报销要求自驾车费用报销时应提供加油发票、过路费发票、停车费发票等有效凭证，并注明出发地、目的地、日期、行驶里程等信息。如自驾车发生的费用涉及多人使用车辆的情况，应根据实际乘坐人数合理分摊费用，并在报销单上注明分摊情况。四、费用报销审批权限1.一般费用报销报销金额在[X]元以下的费用报销，由部门负责人审批后，财务部门审核报销。2.较大金额费用报销报销金额在[X]元至[X]元之间的费用报销，需经部门负责人审核、分管领导审批后，财务部门审核报销。3.重大金额费用报销报销金额超过[X]元的费用报销，需经部门负责人审核、分管领导审核、总经理审批后，财务部门审核报销。五、费用报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，如因特殊情况不能及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在规定的时间内补办报销手续。2.每月费用报销截止日期为当月的[X]日，逾期提交的报销单，财务部门将不予受理，报销费用计入下一个月。六、费用报销的其他规定1.原始凭证必须真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章。对于不符合规定的原始凭证，财务部门有权拒绝报销。2.报销单上的签字必须真实、清晰，不得代签。如有代签情况，一经发现，将严肃处理。3.员工应妥善保管好报销凭证，如有遗失，原则上不予补办。如因特殊情况需要补办的，