建筑企业合同管理制度

建筑企业合同管理制度1.目的为加强建筑企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护企业合法权益，提高企业经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内部各部门及所属各项目在经营活动中签订的各类合同，包括工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同、租赁合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。平等自愿原则：合同双方当事人在签订合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，任何一方不得将自己的意志强加给对方。协商一致原则：合同条款应经双方当事人充分协商达成一致意见，避免出现歧义或显失公平的条款。全面履行原则：合同双方当事人应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的的实现。防范风险原则：在合同签订和履行过程中，应充分考虑各种风险因素，采取有效的防范措施，降低企业经营风险。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立合同管理委员会，由企业总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。职责：负责制定和修订企业合同管理制度。审议重大合同事项，对合同的签订、履行、变更、解除等进行决策。协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门设立合同管理部门，负责企业合同的统一管理工作。职责：贯彻执行国家有关合同管理的法律法规和企业合同管理制度。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程管理。建立合同台账，对合同的签订、履行情况进行跟踪和统计分析。负责合同档案的整理、归档和保管工作。处理合同纠纷，维护企业合法权益。3.合同承办部门各项目、各部门为合同承办部门，负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。职责：负责收集、整理与合同签订相关的资料和信息。按照合同管理制度的要求，组织合同的起草、谈判工作。及时向合同管理部门报送合同审批表、合同文本等相关资料。负责合同的履行，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。三、合同签订管理1.合同签订流程合同承办部门根据业务需要，填写合同审批表，详细注明合同名称、对方当事人名称、合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式等主要条款，并附上相关背景资料和可行性分析报告。将合同审批表及合同文本初稿提交本部门负责人审核，部门负责人对合同的必要性、可行性、合法性等进行审查，并签署意见。合同承办部门将经本部门负责人审核后的合同审批表及合同文本初稿提交合同管理部门审核。合同管理部门重点对合同文本的规范性、条款的完整性、合法性等进行审查，并提出审核意见。合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善后，提交企业分管领导审批。分管领导对合同的重要条款进行审查，并签署审批意见。对于重大合同或涉及金额较大的合同，需提交合同管理委员会审议。合同管理委员会根据审议结果作出决策。经审批通过的合同，由合同承办部门与对方当事人签订。签订合同时，应确保合同双方当事人签字（盖章）齐全，合同文本一式多份，分别由合同管理部门、合同承办部门、财务部门等留存。2.合同文本要求合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。合同条款应完整，包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同中应明确双方的权利义务，确保双方的合法权益得到有效保障。同时，应合理分配风险，避免出现显失公平的条款。合同文本应加盖企业公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字（盖章）。签字（盖章）应清晰、完整，符合法律规定。3.授权委托管理企业法定代表人可以授权他人代表企业签订合同。授权委托应采用书面形式，明确授权范围、授权期限、被授权人姓名或名称等内容。合同承办部门在签订合同前，应根据授权委托书的要求，核实被授权人的身份和权限。被授权人应在授权范围内签订合同，不得超越授权范围行事。授权委托书应妥善保管，定期进行清理和核对。如遇授权事项变更、授权期限届满或被授权人离职等情况，应及时办理授权委托书的变更或注销手续。四、合同履行管理1.履行通知合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分送合同管理部门、财务部门等相关部门，并组织本部门人员对合同内容进行学习和交底，明确各部门在合同履行过程中的职责和义务。在合同履行过程中，如一方当事人需要向对方发出通知、函件等，应采用书面形式，并按照合同约定的送达方式进行送达。送达回执应妥善保存，作为合同履行的证据。2.履行跟踪合同承办部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行实时跟踪和记录。台账应包括合同名称、合同编号、签订日期、对方当事人名称、履行期限、履行情况、付款情况、变更情况等内容。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促合同承办部门采取有效措施加以解决。在合同履行过程中，如出现重大问题或可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时向合同管理部门和企业分管领导报告，并提出解决方案。3.款项支付管理财务部门应根据合同约定和相关审批程序，及时办理款项支付手续。付款前，应审核合同的履行情况、发票开具情况等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。对于涉及预付款、进度款、结算款等不同阶段付款的合同，财务部门应按照合同约定的付款比例和时间节点进行支付。同时，应加强对款项支付的跟踪和监控，防止出现逾期付款或超付等情况。合同承办部门应及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，配合财务部门做好款项支付工作。如因合同履行问题导致款项支付出现争议，合同承办部门应负责与对方当事人协商解决，并及时向财务部门反馈协商结果。五、合同变更、解除管理1.变更管理在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，并按照合同签订的审批程序进行审批。合同管理部门应将合同变更协议与原合同一并归档保管，作为合同履行和结算的依据。2.解除管理在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应及时与对方当事人协商解除合同，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款，并按照合同签订的审批程序进行审批。合同解除后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关资料和文件，并将合同解除情况通知合同管理部门、财务部门等相关部门。财务部门应根据合同解除协议和相关审批程序，及时办理款项结算和支付手续。六、合同纠纷处理1.纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强与对方当事人的沟通和协调，及时了解对方的需求和意见，避免因误解或沟通不畅导致合同纠纷。合同管理部门应定期组织合同管理人员进行培训，提高合同管理人员的业务水平和风险防范意识，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，预防合同纠纷的发生。2.纠纷处理程序当合同纠纷发生时，合同承办部门应及时收集、整理与纠纷相关的证据材料，并向合同管理部门报告。合同管理部门应会同合同承办部门对纠纷情况进行分析和研究，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应包括纠纷的基本情况、处理的目标、处理的方式、处理的步骤等内容。根据纠纷处理方案，合同承办部门应与对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，尊重对方的意见和诉求，寻求双方都能接受的解决方案。如协商不成，合同承办部门应及时将纠纷情况报告企业分管领导，并根据企业领导的指示，通过仲裁或诉讼等法律途径解决纠纷。在仲裁或诉讼过程中，应积极配合律师等法律专业人员，提供相关证据材料，维护企业的合法权益。3.纠纷处理记录合同管理部门应建立合同纠纷处理台账，对纠纷的发生时间、纠纷的原因、处理的过程、处理的结果等进行详细记录。合同纠纷处理完毕后，合同管理部门应及时对纠纷处理情况进行总结和分析，总结经验教训，提出改进措施，避免类似纠纷的再次发生。七、合同档案管理1.档案收集合同承办部门在合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件和资料，包括合同审批表、合同文本、补充协议、往来函件、会议纪要、履行记录、纠纷处理文件等，均应及时收集整理，并移交合同管理部门。合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理合同管理部门应对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和装订。合同档案应包括合同正本、副本、附件、审批文件、履行记录等相关资料，确保档案资料的系统性和连贯性。3.档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。合同档案应按照档案管理的有关规定进行保管，定期进行检查和清理，防止档案资料的损坏、丢失或泄密。合同档案的保管期限应按照国家有关规定和企业实际情况确定，一般为合同履行完毕后[X]年。保管期限届满后，经企业领导批准，可以按照档案销毁程序进行销毁。4.档案查阅企业内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，报合同管理部门审批。合同管理部门应指定专人负责档案查阅工作，按照查阅申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。查阅人员应遵守档案查阅的有关规定，不得擅自涂改、复印、转借或损毁档案资料。如需复印档案资料，应经合同管理部门负责人批准，并在指定地点进行复印。八、监督与考核1.监督检查合同管理部门应定期对企业合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订和履行情况、合同档案管理情况等。监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结果应形成书面报告，及时反馈给企业领导和相关部门。2.考核评价建立合同管理考核评价制度，对各部门和项目的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的规范性、