设备台账管理制度

设备台账管理制度（一）目的为加强公司设备管理，确保设备台账信息的准确、完整和及时更新，实现设备全生命周期的有效管理，提高设备的使用效率和可靠性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有固定资产设备的台账管理，包括生产设备、办公设备、运输设备等。（三）职责分工1.设备管理部门负责制定和完善设备台账管理制度，并监督执行。负责组织设备台账的建立、更新和维护工作。定期对设备台账进行检查和核对，确保台账信息的准确性。2.使用部门负责本部门设备台账信息的收集、整理和上报工作。配合设备管理部门做好设备台账的更新和维护工作。负责本部门设备的日常管理，确保设备台账信息与实际设备情况相符。3.财务部门负责审核设备台账中资产价值的准确性。依据设备台账进行固定资产的账务处理和折旧计提。配合设备管理部门进行设备资产的清查和盘点工作。二、设备台账的建立（一）台账内容设备台账应包含以下基本信息：1.设备编号：为每台设备赋予唯一的编号，便于识别和管理。2.设备名称：填写设备的具体名称，应与设备铭牌或产品说明书一致。3.型号规格：记录设备的型号和规格参数。4.购置日期：设备购买的时间。5.购置价格：设备的购买金额。6.生产厂家：设备的生产制造厂家。7.使用部门：设备所在的部门。8.安装地点：设备的安装位置。9.设备用途：说明设备的主要功能和用途。10.技术参数：详细记录设备的各项技术指标，如生产能力、精度等。11.维护保养记录：记录设备的维护保养情况，包括保养时间、保养内容、维修记录等。12.运行状态：设备当前的运行状态，如正常运行、故障停机等。13.资产折旧信息：包括折旧方法、折旧年限、残值率等。（二）台账建立流程1.设备采购设备采购部门在签订设备采购合同后，将合同副本提交给设备管理部门。设备管理部门根据合同信息，在设备台账中创建新设备记录，并录入设备编号、名称、型号规格、购置日期、购置价格、生产厂家等基本信息。2.设备验收设备到货后，由设备管理部门组织使用部门、采购部门等相关人员进行验收。验收合格后，设备管理部门将验收报告中的设备技术参数、安装地点、设备用途等信息补充录入设备台账。3.设备安装调试设备安装调试完成后，使用部门将设备运行情况反馈给设备管理部门。设备管理部门更新设备台账中的运行状态信息。4.资产入账财务部门依据设备台账信息，进行固定资产的账务处理，将设备入账。设备管理部门与财务部门定期核对设备台账中的资产价值信息，确保一致。三、设备台账的更新（一）设备信息变更1.当设备的基本信息、技术参数、使用部门、安装地点等发生变更时，使用部门应及时填写《设备信息变更申请表》，详细说明变更内容及原因。2.《设备信息变更申请表》经使用部门负责人审核签字后，提交给设备管理部门。3.设备管理部门对变更申请进行审核，审核通过后在设备台账中进行相应信息的更新，并记录变更日期和变更原因。4.涉及资产价值变更的，设备管理部门应及时通知财务部门，财务部门根据变更后的信息进行账务调整。（二）设备维护保养记录更新1.设备维护保养人员在完成设备维护保养工作后，应及时填写设备维护保养记录，详细记录保养时间、保养内容、维修情况等。2.设备维护保养记录经使用部门负责人审核签字后，提交给设备管理部门。3.设备管理部门将维护保养记录录入设备台账，更新设备的维护保养信息。（三）设备运行状态更新1.使用部门应实时关注设备的运行状态，如发现设备出现故障停机、异常运行等情况，应及时报告设备管理部门。2.设备管理部门接到报告后，及时对设备运行状态进行核实，并在设备台账中更新运行状态信息，记录故障发生时间、故障描述、处理情况等。（四）设备报废更新1.当设备达到报废条件时，使用部门填写《设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、设备现状等情况。2.《设备报废申请表》经使用部门负责人、设备管理部门、财务部门审核签字后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，设备管理部门在设备台账中删除报废设备记录，并将相关资产信息从固定资产账务中核销。4.如因设备报废需要购置新设备，按照设备台账建立流程进行新设备的台账录入。四、设备台账的维护与管理（一）定期核对1.设备管理部门应定期对设备台账进行核对，确保台账信息与实际设备情况相符。核对周期为每季度一次。2.核对内容包括设备编号、名称、型号规格、使用部门、安装地点、运行状态等。3.对核对中发现的问题，设备管理部门应及时进行调查和处理，并记录问题及处理结果。（二）数据备份1.设备台账数据应进行定期备份，备份周期为每月一次。2.备份数据存储在安全可靠的介质上，如硬盘、光盘等，并异地存放。3.定期检查备份数据的完整性和可用性，确保在需要时能够恢复数据。（三）档案管理1.设备管理部门应建立设备台账档案，将设备台账相关资料进行归档保存。2.归档资料包括设备采购合同、验收报告、维护保养记录、设备报废申请表等。3.档案应分类存放，便于查询和管理。档案保管期限按照公司档案管理制度执行。（四）权限管理1.设备台账系统应设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和修改设备台账信息。2.设备管理部门负责用户权限的设置和管理，根据工作需要为不同人员分配相应的权限。3.严禁未经授权人员擅自修改设备台账信息。五、设备台账的查询与使用（一）查询权限1.公司内部人员因工作需要查询设备台账信息的，应按照规定的权限进行查询。2.设备管理部门人员具有全面查询设备台账信息的权限。3.使用部门人员可查询本部门设备的台账信息。4.财务部门人员可查询与固定资产账务相关的设备台账信息。（二）查询方式1.设备管理部门应建立设备台账查询系统，提供在线查询功能，方便公司内部人员随时查询设备台账信息。2.如因特殊情况需要离线查询，设备管理部门可根据查询人员的需求，提供打印或导出设备台账信息的服务。（三）使用规定1.设备台账信息仅供公司内部管理使用，未经公司批准，不得对外提供。2.查询人员应妥善保管查询到的设备台账信息，不得泄露给无关人员。3.设备台账信息可作为设备管理决策、设备维护保养计划制定、设备资产清查等工作的依据。六、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对设备台账管理情况进行监督检查，确保制度的执行情况符合要求。2.监督检查内容包括设备台账的建立、更新、维护、查询与使用等方面。3.对监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核措施1.公司将设备台账管理工作纳入部门绩效考