大型集团公司档案管理制度

大型集团公司档案管理制度1.目的为加强集团公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司。3.档案定义本制度所称档案是指集团公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门集团公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理集团公司的档案工作。各子公司、分公司应根据实际情况设置相应的档案管理岗位或部门，配备专（兼）职档案管理人员。2.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善集团公司档案管理制度，并组织实施。负责集团公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。指导、监督和检查各子公司、分公司的档案工作，组织开展档案业务培训和交流活动。开发利用档案信息资源，为集团公司的各项工作提供档案服务。负责集团公司档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统。做好档案库房的安全管理工作，确保档案的安全与完整。三、档案分类及编号1.档案分类集团公司档案分为以下十大类：行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件等。党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。经营管理类：包括市场调研、市场营销、客户管理、合同管理、招投标文件等。财务管理类：包括财务预算、决算、财务报表、审计报告、税务文件等。人力资源管理类：包括人员招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动关系等方面的文件。业务管理类：根据集团公司业务特点，分为不同的业务板块进行分类，如生产管理、质量管理、技术研发、物资采购、销售管理等。基本建设类：包括工程项目立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件。设备仪器类：包括设备采购、安装调试、运行维护、报废处置等方面的文件。科研项目类：包括科研项目立项、研究过程、成果鉴定、知识产权等方面的文件。声像档案类：包括照片、录音、录像等资料。2.档案编号档案编号采用"全宗号年度保管期限类别顺序号"的结构。全宗号由集团公司档案管理部门统一编制；年度为档案形成的公元纪年；保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）；类别按照上述档案分类确定；顺序号为每类档案内的排列序号。四、档案收集与整理1.档案收集各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。集团公司内部形成的文件材料，承办部门应在文件办理完毕后及时整理归档，移交档案管理部门。对于外部接收的文件材料，如上级文件、来函、合同协议等，由相关部门负责登记，并及时送档案管理部门归档。声像档案由形成部门或相关人员及时整理，向档案管理部门移交。2.档案整理档案管理部门按照档案分类方案对收集到的档案进行整理。每份档案应保持文件材料的完整性，对破损、褪色的文件应进行修复或复制。按照一定的排列顺序对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。对于电子档案，应按照电子文件管理相关规定进行整理，确保元数据完整、真实，与纸质档案内容一致。五、档案归档1.归档范围凡是反映集团公司各项工作活动、具有保存价值的文件材料，均应归档。具体归档范围按照国家有关规定和集团公司实际情况确定。重点归档的文件包括但不限于：重大决策文件、重要会议纪要、合同协议、财务报表、审计报告、人事任免文件、科研成果等。2.归档时间文书档案应在次年上半年完成归档工作。基建档案、设备档案、科研项目档案等应在项目竣工验收后三个月内归档。声像档案应在活动结束后及时整理归档。3.归档要求归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签署完备。归档的文件材料应按照规定的分类方法进行整理，装订整齐，编目规范。电子档案应与纸质档案同步归档，存储格式应符合长期保存要求，并确保数据的可读性和可用性。六、档案保管1.档案库房建设集团公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。2.档案保管方式档案应按照类别、保管期限分别存放，排列有序，便于查找。纸质档案应采用符合国家标准的档案盒、档案架进行装具存放；电子档案应进行安全存储，定期进行备份，并异地存放。对珍贵、易损档案应采取特殊保护措施，如复制副本、进行数字化处理等。3.档案保管期限档案保管期限根据国家有关规定和集团公司实际情况确定，分为永久、长期、短期。对于重要的、具有长远查考利用价值的档案应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案列为长期或短期保管。4.档案清查与统计档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量与档案目录一致。建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案动态。七、档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成。鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。2.档案销毁经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、文号、数量等内容。档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核，报集团公司分管领导批准。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。电子档案的销毁应采用符合国家保密规定的方式进行，确保数据彻底删除。八、档案利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全与完整。严格执行档案查阅审批制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。2.利用方式查阅档案：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并做好查阅登记。借阅档案：借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报集团公司分管领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。档案复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并做好登记。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明"复制件"字样。3.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案内容、归还时间等信息。九、档案保密1.保密制度建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和利用人员的保密职责。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，采取加密存储、限制访问等措施。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。2.保密措施档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。对档案查阅、借阅、复制等过程进行严格监控，防止档案信息泄露。加强对电子档案的安全管理，设置不同级别的访问权限，对存储设备进行加密处理。十、档案信息化建设1.建设目标推进集团公司档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.建设内容建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁、利用等全过程的信息化管理。对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的在线查询和利用。加强档案信息安全防护，确保档案数据的安全可靠。3.数据管理档案管理信息系统应定期进行数据备份，备份数据应异地存放。建立数据维护机制，及时更新和维护档案数据，确保数据的准确性和完整性。十一、监督与考核1.监督检查集团公司档案管理部门负责对各子公司、分公司的档案工作进行监督检查，定期或不定期对档案管理情况进行抽查。监督检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况、档案安全保密情况等。2.考核评价建立档案工作考核评价机制，将档案工作纳入各部门绩