工具管理制度完整版

工具管理制度完整版1.目的为了加强公司工具的管理，确保工具的正常使用和合理配置，提高工具的使用寿命和利用率，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有工具的采购、验收、入库、保管、发放、使用、维修、报废等全过程管理。3.职责分工资产管理部门：负责工具管理制度的制定、修订和监督执行；负责工具采购计划的审核和采购合同的签订；负责工具的验收、入库、保管、发放、报废等工作的组织和实施；负责建立工具管理台账和档案，定期对工具进行盘点和清查。使用部门：负责本部门工具需求计划的编制和提交；负责本部门工具的领用、使用、保管和日常维护；负责本部门工具损坏情况的报告和维修申请；配合资产管理部门做好工具的盘点和清查工作。财务部门：负责工具采购费用的审核和报销；负责工具折旧费用的核算和管理；协助资产管理部门做好工具的价值评估和报废处理工作。二、工具采购管理1.采购计划使用部门根据工作需要，提前[X]周编制工具需求计划，详细列出工具的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门对各部门提交的工具需求计划进行汇总和审核，结合公司库存情况和工具使用状况，编制工具采购计划，报公司领导审批。经审批后的工具采购计划由资产管理部门负责组织实施采购。2.供应商选择资产管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录，并定期对供应商进行评估和更新。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，优先选择具有良好口碑和实力的供应商。对于重要工具或金额较大的采购项目，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式确定供应商。3.采购合同采购人员应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括工具的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本提交至资产管理部门备案。4.采购验收工具到货后，采购人员应及时通知资产管理部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对工具的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检查。对于验收合格的工具，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的工具，验收人员应及时与供应商联系，要求其更换或处理，并做好记录。三、工具入库管理1.入库流程验收合格的工具由采购人员或使用部门送至仓库，仓库管理人员根据验收单对工具进行核对和清点，并办理入库手续。仓库管理人员应按照工具的类别、规格、型号等进行分类存放，并在工具上贴上标签，注明工具的名称、规格、型号、入库日期等信息。仓库管理人员应及时将工具入库信息录入工具管理台账，确保台账信息与实际库存一致。2.库存管理仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保工具的存放环境符合要求。仓库管理人员应定期对工具进行盘点和清查，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点，确保账实相符。对于库存工具中发现的损坏、丢失等情况，仓库管理人员应及时查明原因，并报告资产管理部门进行处理。四、工具发放管理1.发放原则工具发放应遵循"以旧换新、交旧领新"的原则，确保工具的合理使用和回收利用。对于常用工具，应根据使用部门的需求进行适量发放；对于特殊工具或贵重工具，应严格控制发放数量，并经相关领导审批后发放。2.发放流程使用部门如需领用工具，应填写工具领用申请表，详细注明工具的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门对工具领用申请表进行审核，核实库存情况和使用部门需求后，批准发放。使用部门凭批准后的工具领用申请表到仓库领取工具，仓库管理人员根据申请表发放工具，并在工具管理台账上做好记录。对于以旧换新的工具，仓库管理人员应回收旧工具，并进行登记和处理。五、工具使用管理1.使用培训资产管理部门应定期组织工具使用培训，向使用人员介绍工具的性能、操作规程、维护保养方法等知识，确保使用人员能够正确使用工具。对于新购置的工具或特殊工具，资产管理部门应在发放前组织专门的培训，确保使用人员熟悉工具的使用方法和注意事项。2.使用规范使用人员应严格按照工具的操作规程使用工具，不得违规操作，以免造成工具损坏或安全事故。使用人员在使用工具过程中发现工具出现故障或异常情况时，应立即停止使用，并报告资产管理部门进行维修。使用人员应妥善保管工具，不得随意转借他人或挪作他用，确保工具的正常使用和使用寿命。3.使用记录使用人员应建立工具使用记录台账，详细记录工具的使用时间、使用情况、维修情况等信息，以便于对工具的使用情况进行跟踪和管理。工具使用记录台账应定期提交至资产管理部门审核和存档。六、工具维修管理1.维修申请使用人员在使用工具过程中发现工具出现故障或损坏时，应填写工具维修申请表，详细说明工具的故障现象、损坏情况、维修要求等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门对工具维修申请表进行审核，根据工具的损坏情况和维修难度，确定维修方式（自行维修或外委维修）。2.维修实施对于自行维修的工具，资产管理部门应安排专业维修人员进行维修，并做好维修记录。维修人员应按照维修操作规程进行维修，确保维修质量。对于外委维修的工具，资产管理部门应选择具有资质和信誉的维修厂家进行维修，并签订维修合同。维修厂家应按照合同要求及时完成维修任务，并提交维修报告。3.维修验收工具维修完成后，维修人员应及时通知资产管理部门进行验收。验收人员应按照维修要求对工具进行测试和检查，确保工具能够正常使用。对于验收合格的工具，验收人员应在验收单上签字确认，并将工具返还使用部门；对于验收不合格的工具，维修人员应重新进行维修，直至验收合格为止。七、工具报废管理1.报废条件工具存在严重损坏，无法修复或修复成本过高，已无法满足工作需要的；工具技术性能落后，能耗高、效率低，经济效益差的；工具已超过规定使用年限，且无继续使用价值的；因其他原因需要报废的工具。2.报废申请使用部门发现工具符合报废条件时，应填写工具报废申请表，详细说明工具的名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门对工具报废申请表进行审核，并组织相关人员对拟报废工具进行技术鉴定和价值评估。3.报废审批经审核和鉴定后的工具报废申请，报公司领导审批。审批通过后，资产管理部门方可办理工具报废手续。4.报废处理对于批准报废的工具，资产管理部门应按照公司相关规定进行处理，如变卖、回收等，确保资产的合理处置和回收利用。工具报废后，仓库管理人员应及时在工具管理台账上进行注销，并更新相关记录。八、工具盘点与清查1.盘点计划资产管理部门应制定年度工具盘点计划，明确盘点的范围、时间、方式、人员等信息，并报公司领导审批。年度工具盘点计划应包括每月的小盘点和每季度的大盘点安排。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划对工具进行逐一清点和核对，确保账实相符。在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并记录在盘点报告中。3.盘点报告盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细说明盘点的基本情况、盘点结果、账实不符的原因及处理建议等内容，并提交至资产管理部门。资产管理部门对盘点报告进行审核和分析，针对存在的问题提出改进措施，并报公司领导审批。九、工具档案管理1.档案内容工具档案应包括工具的采购合同、验收单、入库单、领用申请表、维修记录、报废申请表等相关资料。工具档案应按照工具的类别、规格、型号等进行分类整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案保管工具档案由资产管理部门负责保管，保管期限为[X]年。保管期满后，经公司领导批准，方可进行销毁。工具档案应存放在安全、干燥、通风良好的地方，防止档案资料的损坏和丢失。3.档案查阅因工作需要查阅工具档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，经资产管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时将档案资料归还资产管理部门。十、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对工具管理情况进行监督检查，重点检查工具采购、验收、入库、保管、发放、使用、维修、报废等环节的管理情况，发现问题及时提出整改意见。资产管理部门应加强对工具管理工作的日常监督检查，确保工具管理制度的有效执行。2.考核评价公司将工具管理工作纳入部门绩效考核体系，对工具管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对工具管理不善，造成工具损坏、丢失等情