幼儿园档案管理制度

幼儿园档案管理制度1.目的为加强幼儿园档案工作，全面、系统、规范地收集、整理、保管和利用幼儿园各类档案，有效地保护和利用档案资源，为幼儿园的教育教学、管理决策等提供依据和服务，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在工作中形成的各类档案的管理。3.档案定义本制度所称档案是指幼儿园在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责1.档案管理领导小组组成：由园长担任组长，副园长担任副组长，各部门负责人为成员。职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善幼儿园档案管理制度。审定幼儿园档案工作计划和总结，研究解决档案工作中的重大问题。监督、指导幼儿园各部门的档案工作，定期检查档案工作情况。2.档案室设置：设立专门的档案室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。严格执行档案管理制度，确保档案的安全与完整。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。积极开展档案编研工作，为幼儿园提供档案信息服务。指导各部门兼职档案员开展工作。3.各部门兼职档案员设置：各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案室。职责负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等初步整理工作。定期将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。协助档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集1.收集范围行政管理类：包括幼儿园的规划、计划、总结、规章制度、会议记录、大事记、人事档案、财务档案、资产档案等。教育教学类：包括教学计划、教案、教材、教学研究资料、幼儿学籍档案、教师业务档案、教学成果档案等。后勤管理类：包括校园建设规划、维修档案、物资采购档案、食品安全档案、卫生保健档案等。家园共育类：包括家长委员会记录、家长学校资料、家园联系手册、家长意见反馈等。其他类：包括幼儿园组织的各类活动档案、获奖荣誉档案、照片档案、声像档案等。2.收集要求及时性：各部门及教职工应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交兼职档案员。完整性：收集的文件材料应齐全完整，确保能全面反映幼儿园各项工作的真实情况。准确性：文件材料的内容应真实准确，字迹清晰，格式规范。四、档案的整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案的类别进行分类，如行政管理类、教育教学类、后勤管理类、家园共育类、其他类等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件的整齐美观。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。五、档案的归档1.归档时间各部门兼职档案员应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交档案室。2.归档程序移交：兼职档案员填写档案移交清单，将档案及清单一并移交档案室。验收：档案室档案管理人员对移交的档案进行验收，检查档案的数量、质量等是否符合要求。入库：验收合格的档案及时入库保管，并在档案管理系统中录入相关信息。六、档案的保管1.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）。2.保管要求存放有序：档案应按照类别、编号顺序存放，便于查找和利用。安全保护：采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全与完整。定期检查：定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。数字化管理：逐步推进档案数字化工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的便捷查询和利用。七、档案的利用1.利用原则依法依规：严格按照国家有关法律法规和幼儿园档案管理制度提供档案利用服务。方便快捷：简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便利。确保安全：在提供档案利用时，要确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。2.利用范围内部利用：幼儿园教职工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。外部利用：因工作需要，外单位人员查阅幼儿园档案，需持单位介绍信，经园长批准后，方可查阅。查阅重要档案需经档案管理领导小组同意。3.利用方式查阅：利用者可在档案室查阅档案原件，如需复印，应经档案管理人员同意，并按规定办理复印手续。借阅：因工作需要短期借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经批准后，办理借阅手续，借阅期限一般不超过[具体天数]天。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。出具证明：根据利用者的需求，档案室可为其出具档案证明材料，证明材料应加盖档案室印章。八、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组组长担任组长，档案室管理人员、各部门兼职档案员等为成员。2.鉴定原则依据国家有关规定和幼儿园档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确保鉴定工作的科学性和准确性。3.鉴定内容保管期限：检查档案是否超过保管期限。保存价值：评估档案对幼儿园工作的现实和历史参考价值。完整性：查看档案是否完整无缺。4.销毁程序提出意见：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审查，提出销毁意见。审批：销毁意见报档案管理领导小组批准。销毁实施：经批准后，由档案室会同相关部门指定专人负责销毁档案，并在销毁清册上签字。记录备案：销毁过程应进行记录，销毁清册应永久保存。九、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步建立完善的幼儿园档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.数据录入与维护档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。根据档案的变化情况，及时更新系统中的档案信息。3.系统安全管理建立健全档案信息化管理系统安全管理制度，设置用户权限，防止未经授权的访问和操作。采取安全防护措施，如防火墙、杀毒软件等，保障系统的安全稳定运行。定期对系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。十、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。表彰和奖励的方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。2.处罚对违反档案管理制度，造成档案丢失、