采购与付款流程财务制度

采购与付款流程财务制度1.目的为规范公司采购与付款流程，加强财务管理与内部控制，确保采购活动合法合规、付款及时准确，保障公司资产安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有采购业务及相关付款活动，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等。3.职责分工采购部门负责采购业务的需求确认、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。对采购过程中的商务条款、质量标准等负责，确保采购物资和服务符合公司要求。财务部门负责采购预算的审核与控制，对采购合同进行财务审核，参与采购谈判。办理采购款项的支付、账务处理，定期与供应商对账，跟踪采购付款情况。对采购业务进行财务分析与监督，提供财务支持与建议。其他部门提出采购需求，配合采购部门进行供应商考察与评估，参与采购合同的评审。负责采购物资的验收工作，确保物资符合质量要求和使用标准。二、采购预算管理1.预算编制各部门应根据公司年度经营计划和实际业务需求，于每年末编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、金额、预计采购时间等内容，并按照公司规定的预算编制流程进行申报。财务部门对各部门提交的采购预算进行汇总、审核与平衡，结合公司资金状况，提出调整建议，报公司管理层审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的预算调整程序进行申报和审批。财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期分析预算执行差异，及时发现问题并提出改进措施。三、采购流程1.采购申请各部门根据实际业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息。《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.供应商选择与评估采购部门收到采购申请后，应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行实地考察或评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购部门应与至少三家潜在供应商进行询价、比价或招标，选择最优供应商，并填写《供应商评估报告》。3.采购合同签订采购部门与选定的供应商协商拟定采购合同条款，确保合同内容明确、具体、合法合规。采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等主要条款。采购合同经采购部门负责人审核后，提交至财务部门进行财务审核。财务部门重点审核合同的付款条款、结算方式、价格合理性、税务条款等内容，提出修改意见。采购合同经财务审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签字盖章，并加盖公司公章。4.采购订单下达采购部门根据签订的采购合同，填写《采购订单》，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。《采购订单》经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。5.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，重点检查物资的数量、规格型号、质量等是否符合要求。验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。如发现采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。6.采购发票开具与传递供应商应按照采购合同约定的时间和内容开具发票，并及时传递给采购部门。采购部门收到发票后，应核对发票信息与采购合同、采购订单是否一致，确保发票内容真实、准确、完整。采购部门将审核无误的发票传递给财务部门。四、付款流程1.付款申请采购部门在收到供应商发票和《采购验收单》后，填写《付款申请表》，详细说明付款事由、合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等信息。《付款申请表》需经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务审核财务部门收到《付款申请表》后，对付款申请进行全面审核。审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性与合法性、验收单的完整性、付款金额的准确性、付款方式的合规性等。如发现付款申请存在问题，财务部门应及时与采购部门沟通，要求其补充相关资料或进行修改。3.审批流程《付款申请表》经财务审核通过后，按照公司规定的审批流程进行审批。审批权限根据付款金额大小进行划分，一般情况下，金额较小的付款由部门负责人审批，金额较大的付款需经公司管理层审批。4.付款执行财务部门根据审批通过的《付款申请表》，办理付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等，具体付款方式应根据合同约定和公司资金管理规定执行。财务部门在付款后，应及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款对象等信息。5.付款跟踪与反馈财务部门定期跟踪采购付款情况，确保款项及时、准确支付给供应商。如发现付款过程中出现问题，如银行退票、付款失败等，财务部门应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决问题。财务部门应定期向采购部门反馈付款情况，提供付款进度报告，以便采购部门及时掌握采购业务的资金支付情况。五、财务核算与账务处理1.采购业务核算财务部门根据采购发票、采购合同、采购验收单等原始凭证，按照会计准则和公司财务制度进行账务处理。采购物资验收入库时，借记"原材料"、"库存商品"等科目，贷记"应付账款"等科目。支付采购款项时，借记"应付账款"等科目，贷记"银行存款"等科目。2.预付款项核算如采购业务需要支付预付款项，采购部门应填写《预付款申请表》，经审批后提交至财务部门。财务部门按照审批意见支付预付款项，并借记"预付账款"科目，贷记"银行存款"科目。收到采购物资并验收入库后，按照上述采购业务核算方法进行账务处理，同时冲减"预付账款"科目。3.应付账款管理财务部门应定期与供应商核对应付账款余额，确保双方账目一致。对于长期挂账的应付账款，财务部门应及时与采购部门沟通，查明原因，采取相应措施进行处理。如因质量问题、退货等原因需要调整应付账款金额，财务部门应根据相关证明文件进行账务处理。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购与付款流程进行审计监督，检查采购业务的合规性、内部控制的有效性、财务核算的准确性等。内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计方法和审计重点，确保审计工作的全面性和针对性。对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。2.财务监督财务部门对采购与付款流程进行日常财务监督，重点关注采购预算执行情况、采购合同财务条款的执行情况、付款的及时性与准确性等。财务部门应定期对采购业务进行财务分析，评估采购成本、采购效率等指标，为公司管理层提供决策支持。如发现财务风险或违规行为，财务部门应及时采取措施进行防范和纠正，并向公司管理层报告。3.其他监督公司其他相关部门应按照各自职责对采购与付款流程进行监督，如采购部门对供应商的管理、验收部门对采购物资的