餐饮企业采购管理制度

餐饮企业采购管理制度1.目的为规范餐饮企业采购工作，确保所采购的物资和服务符合企业经营需求，保证餐饮质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于餐饮企业所有采购活动，包括食材、饮料、餐具、厨房设备、办公用品等各类物资及相关服务的采购。3.基本原则按需采购原则：根据餐饮企业的经营计划、库存状况和实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：优先选择质量可靠、符合食品安全标准和企业要求的供应商及产品。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判方式，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护企业利益，杜绝不正当交易。诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责1.采购部门采购部经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购计划和预算。建立和维护供应商资源库，评估和选择合格供应商。组织采购谈判，签订采购合同，确保采购工作顺利进行。监督采购流程的执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期向上级领导汇报采购工作进展和成本控制情况。采购专员根据采购计划实施具体的采购任务，寻找、筛选和联系供应商。收集供应商报价，进行比价、议价，选择性价比最优的产品和服务。协助采购合同的起草、审核和签订工作。跟进采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量到货。负责采购文件和资料的整理、归档工作。2.其他相关部门厨房部门根据餐饮经营情况，提供食材、调料等物资的需求计划，明确规格、质量和数量要求。对采购回来的食材进行验收，反馈质量问题，协助采购部门改进采购工作。仓库管理部门负责采购物资的验收入库工作，核对物资的数量、规格、质量等是否与采购订单一致。做好物资的库存管理，定期盘点，提供库存信息，协助采购部门制定采购计划。财务部门审核采购合同，确保合同条款符合财务规定和企业利益。负责采购款项的支付审核和账务处理，对采购成本进行核算和分析。协助采购部门进行成本控制，提供财务数据支持和建议。三、采购流程1.采购申请各部门根据经营需求和库存状况，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求日期等信息。采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。紧急采购申请应在申请表上注明"紧急"字样，并说明紧急原因。2.采购审批采购部经理收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，评估其合理性和必要性。根据采购金额大小，按照企业规定的审批权限，将采购申请提交至相应领导审批。一般采购申请由采购部经理审批，重大采购申请需经总经理审批。审批通过后的采购申请进入采购流程，未通过的采购申请应及时反馈给申请部门并说明原因。3.供应商选择与评估供应商开发采购专员通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商资源库。对潜在供应商进行初步筛选，了解其经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等情况。供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、服务、信誉等方面。采用定量和定性相结合的评估方法，如设定评估指标权重，对供应商进行打分。根据评估结果，将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级。合格供应商选择优先从优秀供应商中选择合作对象。对于新的采购项目，采购专员应选择至少三家合格供应商进行询价、比价。在选择供应商时，应综合考虑其报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，选择最适合企业需求的供应商。4.采购询价与比价采购专员向选定的供应商发送询价单，详细列出采购物资的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息，要求供应商在规定时间内报价。收集供应商的报价单后，进行比价分析。对比不同供应商的价格、付款方式、交货期等条款，评估其性价比。对于重要物资或金额较大的采购项目，可组织相关部门人员进行集体议价，争取更优惠的采购价格。5.采购合同签订根据比价结果，确定最终供应商后，采购专员起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经采购部经理审核后，提交至财务部门审核。财务部门重点审核合同的付款条款、税务条款等是否符合财务规定。审核通过后的合同，由采购专员与供应商签订。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如仓库管理部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。6.采购订单下达采购专员根据采购合同，制作采购订单。采购订单应包含采购合同的主要条款，以及订单编号、下单日期、预计到货日期等信息。采购订单经采购部经理审核后，发送给供应商。采购专员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，确保订单按时、按质、按量执行。7.物资验收采购物资到货前，仓库管理部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。物资到货时，采购专员应及时通知仓库管理部门进行验收。验收人员按照采购合同和相关标准，对物资的数量、规格、质量等进行逐一核对。对于食材等物资，还需检查其新鲜度、保质期等。如发现物资存在数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时填写《物资验收不合格报告》，注明问题详情，并通知采购专员与供应商协商解决。供应商应在规定时间内进行补货或换货处理，直至物资验收合格。8.采购付款物资验收合格后，采购专员将采购发票、验收单、采购合同等相关凭证提交至财务部门。财务部门按照企业的付款流程进行审核，确保凭证齐全、合规，付款金额准确无误。审核通过后，财务部门安排付款。付款方式应根据采购合同约定执行，一般包括支票、转账、电汇等。财务部门应做好付款记录和账务处理，定期与供应商核对账目。四、采购成本控制1.预算控制采购部门根据企业年度经营计划和财务预算，制定采购预算。采购预算应明确各类物资的采购金额、采购时间、采购数量等指标，作为采购工作的指导和控制依据。在采购过程中，严格按照采购预算执行，避免超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照企业规定的预算调整流程进行审批。2.价格控制建立市场价格监测机制，采购专员定期收集市场价格信息，了解各类物资的价格波动情况。分析价格变化趋势，为采购决策提供参考依据。通过与供应商建立长期合作关系、批量采购、集中采购等方式，争取更优惠的采购价格。与供应商进行谈判时，充分了解其成本结构，运用谈判技巧，降低采购成本。定期对采购价格进行分析和评估，与历史采购价格、同行业采购价格进行对比，查找价格差异原因，总结经验教训，不断优化采购价格。3.库存控制仓库管理部门应建立科学的库存管理制度，定期盘点库存物资，掌握库存动态。根据库存状况和经营需求，合理制定采购计划，避免库存积压或缺货现象的发生。采购部门应根据库存周转率、保质期等因素，优化采购批量和采购时间。对于易腐坏、保质期短的物资，应适当控制采购量，减少库存风险。通过库存控制，降低库存占用资金和仓储成本，提高资金使用效率。五、采购风险管理1.供应商风险供应商选择风险：加强对供应商的评估和选择，严格审核供应商的资质、信誉、生产能力等，避免选择不良供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，以及违约责任，降低供应商违约风险。供应商供货风险：建立供应商供货跟踪机制，及时了解供应商的生产进度、原材料供应情况等，提前发现可能影响供货的问题。对于重要物资的供应商，可要求其提供备用供应渠道或应急预案，以应对突发情况，确保物资供应的连续性。2.质量风险严格质量标准：在采购合同中明确物资的质量标准和验收方法，要求供应商提供产品质量合格证明文件。加强对采购物资的验收工作，严格按照质量标准进行检验，确保所采购的物资符合企业要求。质量问题处理：如发现采购物资存在质量问题，应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或换货、退货处理。对因质量问题给企业造成损失的，按照采购合同约定追究供应商的责任。同时，对质量问题进行分析总结，采取措施改进采购质量管理工作。3.价格风险市场价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格预警机制。当市场价格出现大幅波动时，及时调整采购策略，如提前采购、与供应商协商调整价格等，降低价格波动对企业采购成本的影响。价格欺诈风险：加强对供应商报价的审核和比对，防止供应商虚报价格。在采购谈判过程中，保持警惕，不轻易相信供应商的口头承诺，确保采购价格真实合理。六、采购监督与考核1.采购监督内部审计监督：企业内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购成本控制情况等。对审计中发现的问题，提出整改意见，督促相关部门进行整改。财务监督：财务部门对采购资金的使用情况进行监督，审核采购付款凭证的真实性、合法性和完整性。定期对采购成本进行核算和分析，检查采购成本控制措施的执行效果，发现问题及时向采购部门反馈。其他部门监督：鼓励其他部门对采购工作进行监督，如发现采购过程中存在违规行为或不合理现象，可向采购部门或上级领导反映。采购部门应及时处理反馈信息，并将处理结果向相关部门通报。2.采购考核考核指标设定：制定采购考核指标体系，包括采购成本控制、采购质量、交货期、供应商管理、采购效率等方面的指标。如采购成本降低率、物资验收合格率、按时交货率、供应商满意度等。考核周期：采购考核分为月度考核和年度考核。月度考核主要对采购工作的日常执行情况进行评价，年度考核对全年采购工作进行全面总结和评价。考核方式：考核采用定量与定性相结合的方式。根据考核指标完成情况进行打分，同时结合日常工作表现、部门评价等进行综合评价。采购部门应定期对采购工作进行自我评估，分析存在的问题和不足，制定改进措施。考核结果应用：将采购考核结果与采购人员的绩效