公司IT内部管理制度

公司IT内部管理制度1.目的为了规范公司IT系统的管理和使用，确保IT系统安全、稳定、高效运行，保障公司业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及涉及公司IT系统相关的外部人员，包括但不限于合作伙伴、供应商等。3.基本原则遵循合法性、安全性、实用性、规范性、可操作性的原则，确保公司IT系统的有效管理和合理使用。二、IT系统管理组织架构及职责1.IT管理小组组长：由公司高层管理人员担任，全面负责公司IT战略规划和重大决策。成员：包括IT部门负责人、各业务部门负责人。主要职责是协助组长制定IT相关政策和制度，协调各部门之间的IT工作，监督IT系统的运行情况，提出改进建议等。2.IT部门负责公司IT系统的日常维护、管理和技术支持，包括服务器、网络设备、办公软件等的维护与管理。制定和执行IT系统的安全策略，保障公司数据的安全与保密。负责IT项目的规划、实施和验收，推动IT技术在公司业务中的应用。对员工进行IT技能培训和指导，提高员工的IT应用水平。3.业务部门负责本部门IT系统及设备的日常使用和管理，及时反馈系统使用过程中出现的问题。配合IT部门进行系统升级、优化和安全检查等工作，确保本部门业务与IT系统的良好结合。三、IT资产管理制度1.资产采购与配置各部门根据业务需求，提前填写IT资产采购申请单，详细说明采购设备的名称、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交至IT部门。IT部门对采购申请进行技术评估和预算审核，报公司领导审批通过后统一采购。新采购的IT资产到货后，由IT部门负责组织验收，检查设备的规格、配置、数量等是否与采购合同一致，验收合格后进行资产登记和编号，并分配至使用部门。2.资产登记与盘点IT部门建立详细的IT资产台账，记录资产的名称、型号、序列号、购置日期、使用部门、维护记录等信息。每年定期组织IT资产盘点工作，由IT部门牵头，各使用部门配合。盘点时需核对资产的实际数量、状态与台账记录是否相符，对盘盈、盘亏的资产要查明原因，并及时进行处理。盘点结束后，形成盘点报告，上报公司领导。3.资产维护与维修IT部门制定IT资产维护计划，定期对服务器、网络设备、办公电脑等进行巡检和保养，确保设备的正常运行。资产使用部门发现设备故障时，应及时填写维修申请单提交至IT部门。IT部门根据故障情况安排维修人员进行维修，对于无法现场修复的设备，可联系供应商进行返厂维修或更换备用设备。维修完成后，由使用部门对维修情况进行确认，并反馈至IT部门。IT部门对维修记录进行归档，以便跟踪设备的维修历史。4.资产报废与处置对于已无法正常使用或达到报废年限的IT资产，由使用部门提出报废申请，填写资产报废申请表，详细说明报废原因和资产情况。IT部门对报废申请进行技术鉴定和审核，确认符合报废条件后报公司领导审批。经批准报废的资产，由IT部门统一组织处置，可采用变卖、捐赠、拆解等方式进行，处置过程中要做好记录，并确保资产处置的合规性。四、网络与信息安全管理制度1.网络管理公司网络由IT部门统一规划、建设和管理，确保网络的稳定、畅通和安全。员工不得私自更改网络设备的配置，不得私自搭建无线网络或接入外部网络，如需增加网络设备或调整网络配置，应提前向IT部门提出申请。IT部门定期对网络设备进行检查和维护，监测网络运行状态，及时处理网络故障，保障网络服务的正常提供。加强网络访问控制，根据员工的工作职责和权限，分配相应的网络访问权限，严禁未经授权的人员访问公司网络资源。2.信息安全策略制定公司信息安全策略，明确信息安全的目标、原则和措施，对公司信息资产进行分类分级管理，确定不同级别信息的访问权限和保护要求。加强员工的信息安全意识培训，定期组织信息安全知识培训和宣传活动，提高员工对信息安全的重视程度和防范意识。建立信息安全应急响应机制，制定应急预案，明确应急处理流程和责任分工。当发生信息安全事件时，能够及时采取措施进行处置，减少损失，并向上级报告。3.数据备份与恢复IT部门定期对公司重要数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。备份频率根据数据的重要性和变更频率确定，重要数据应每日备份，一般数据可每周备份。定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。如发现备份数据存在问题，应及时进行修复和重新备份。建立数据恢复计划，明确在数据丢失或损坏时的数据恢复流程和操作步骤，确保能够快速、有效地恢复数据，保障公司业务的连续性。4.信息安全审计IT部门定期对公司网络和信息系统进行安全审计，检查网络访问记录、系统操作日志、数据访问权限等，及时发现潜在的安全风险和违规行为。对审计发现的问题进行分析和评估，制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。配合外部审计机构对公司信息安全情况进行审计，提供相关资料和数据，接受监管部门的监督检查。五、办公软件与系统使用管理制度1.办公软件授权与使用公司统一采购的办公软件，其使用许可由IT部门负责管理和分配。员工应使用公司授权的正版办公软件，不得私自安装、使用未经授权的软件。对于需要使用特定办公软件进行工作的员工，由部门负责人向IT部门提出申请，IT部门根据业务需求进行软件授权和安装配置。员工离职或岗位调动时，所在部门应及时通知IT部门，由IT部门收回其办公软件的使用权限。2.公司内部系统使用公司内部的各类业务系统，如ERP系统、CRM系统、OA系统等，员工应按照规定的操作流程和权限进行使用。新员工入职后，由IT部门对其进行系统操作培训，使其熟悉系统的功能和使用方法。员工在使用过程中遇到问题，可向IT部门或系统管理员咨询。员工应妥善保管自己的系统账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或存在安全风险，应及时通知IT部门进行处理。各部门应定期对系统数据进行清理和维护，确保数据的准确性和完整性。如需对系统进行升级或优化，应提前与IT部门沟通协调，避免影响正常业务。3.移动设备使用公司允许员工使用个人移动设备接入公司网络和访问公司资源，但必须遵守公司的信息安全规定。员工应确保个人移动设备安装了必要的安全防护软件，并及时更新系统和应用程序。员工使用移动设备处理公司业务时，应妥善保管设备和数据，不得将公司机密信息存储在未加密的移动设备上。如因个人移动设备丢失、被盗或损坏导致公司信息泄露，应承担相应责任。IT部门对员工使用的移动设备进行必要的管理和监控，如安装移动设备管理软件，对设备的接入、数据传输等进行管控。六、IT项目管理制度1.项目立项业务部门或其他相关部门根据公司业务发展需求，提出IT项目立项申请，填写项目立项申请表，详细说明项目背景、目标、需求、预算、预期收益等内容。IT部门对项目立项申请进行初步评估，包括技术可行性、经济合理性、与公司战略的契合度等方面的评估。评估通过后，组织相关人员进行项目评审，形成项目评审报告。根据项目评审结果，报公司领导审批。经批准立项的项目，纳入公司IT项目管理体系，正式启动项目建设。2.项目规划与实施IT部门负责组建项目团队，明确项目团队成员的职责和分工。项目团队根据项目需求和目标，制定详细的项目计划，包括项目进度计划、质量计划、风险管理计划等。在项目实施过程中，项目团队应按照项目计划有序推进各项工作，定期召开项目例会，汇报项目进展情况，及时解决项目中出现的问题。IT部门对项目实施过程进行全程监控和协调，确保项目按照计划顺利进行。如遇项目计划变更，应按照规定的变更流程进行审批和调整。3.项目验收项目完成后，项目团队应提交项目验收申请，填写项目验收申请表，并附上项目成果报告、测试报告、用户手册等相关文档。IT部门组织相关人员对项目进行验收，包括功能测试、性能测试、安全测试等方面的测试。验收合格后，出具项目验收报告。对于验收不合格的项目，项目团队应根据验收意见进行整改，整改完成后重新申请验收，直至项目通过验收为止。4.项目文档管理项目团队在项目实施过程中，应及时整理和归档项目文档，包括项目立项文档、需求文档、设计文档、测试文档、用户手册、维护手册等。项目文档应按照公司文档管理规范进行分类、编号和存储，确保文档的完整性和可查阅性。项目结束后，项目文档应移交至公司档案管理部门进行长期保存。七、IT技术支持与培训制度1.技术支持服务IT部门设立技术支持热线或在线服务渠道，为员工提供IT技术支持服务。员工在使用IT系统和设备过程中遇到问题，可随时联系技术支持人员寻求帮助。技术支持人员接到问题反馈后，应及时响应并进行处理。对于一般性问题，应在规定时间内给予解决；对于复杂问题，应及时组织相关人员进行分析和研究，制定解决方案，并向员工反馈处理进度。建立技术支持知识库，记录常见问题的解决方案和技术资料，方便技术支持人员查询和参考，提高问题解决效率。2.培训计划与实施IT部门根据公司业务发展需求和员工IT技能水平，制定年度IT培训计划，明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间等。培训内容包括但不限于办公软件操作技巧、公司内部系统使用方法、网络与信息安全知识、IT新技术应用等方面。培训方式可采用集中授课、在线学习、现场演示、一对一辅导等多种形式。各部门应积极配合IT部门开展培训工作，组织员工按时参加培训。员工应认真学习培训内容，提高自身的IT技能水平，并将所学知识应用到实际工作中。3.培训效果评估培训结束后，IT部门对培训效果进行评估。评估方式可采用考试、实际操作、问卷调查、员工反馈等多种形式，了解员工对培训内容的掌握程度和对培训效果的满意度。根据培训效果评估结果，总结培训工作中的经验教训，对培训计划和培训内容进行调整和优化，提高培训质量和效果。同时，将培训效果评估结果与员工的绩效考核挂钩，激励员工积极参加培训，提升自身素质。八、IT违规行为处理规定1.违规行为界定未经授权访问公司IT系统或网络资源。私自更改网络设备配置、IP地址或擅自搭建无线网络。安装、使用未经授权的软件，特别是盗版软件。泄露公司机密信息，包括IT系统账号密码、数据文件等。故意破坏公司IT系统或设备，影响系统正常运行。违反IT项目管理规定，擅自变更项目计划或不配合项目验收工作。不遵守办公软件与系统使用管理制度，违规操作导致数据丢失或系统故障。2.处理措施对于首次发现的轻微违规行为，由IT部门给予口头警告，并要求当事人立即整改。对于多次违规或情节较为严重的违规行为，将给予书面警告，并视情况进行相应的经济处罚，罚款金额根据违规行为的严重程度确定。如违规行为