档案借阅管理制度

档案借阅管理制度1.目的为了加强公司档案的管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，规范档案借阅行为，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工对公司档案的借阅管理。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、声像资料等。二、档案借阅管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案借阅管理制度，并组织实施。负责档案借阅的登记、审核、催还等工作。负责对档案借阅情况进行统计和分析，定期向公司领导汇报。负责对档案借阅过程中的违规行为进行调查和处理。2.借阅部门职责负责本部门档案借阅需求的提出和申请。负责对本部门借阅的档案进行妥善保管，不得转借、转让、丢失、涂改、伪造档案。负责按照规定的期限归还借阅的档案。3.借阅人职责负责按照规定的程序和要求办理档案借阅手续。负责对借阅的档案进行保密，不得泄露档案内容。负责按照规定的期限归还借阅的档案。三、档案借阅范围1.允许借阅的档案范围与借阅人工作相关的一般性档案资料，如文件、报表、合同等。经公司领导批准，为特定工作需要查阅的档案资料。2.限制借阅的档案范围涉及公司机密、商业秘密、技术秘密的档案资料，如财务报表、技术研发资料、客户信息等。重要档案的原件，如公司章程、营业执照等。正在进行中的项目档案，如项目策划书、项目进度报告等。四、档案借阅程序1.借阅申请借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息。将《档案借阅申请表》提交给所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要签署意见。将审核后的《档案借阅申请表》提交给档案管理部门。2.档案审核档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，对借阅申请进行审核。审核内容包括借阅人身份、借阅用途、借阅期限等是否符合规定。对于限制借阅的档案，需经公司领导批准后方可借阅。3.借阅登记经审核批准后，档案管理部门对借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅期限、归还日期等信息。借阅人需在《档案借阅登记簿》上签字确认。4.档案借阅档案管理部门根据《档案借阅申请表》和《档案借阅登记簿》，向借阅人提供所需档案。借阅人需对所借档案进行认真核对，确认无误后在《档案借阅登记簿》上签字接收。5.档案归还借阅人应在规定的借阅期限内归还所借档案。归还档案时，借阅人需对档案进行整理，确保档案完好无损。档案管理部门对归还的档案进行检查，确认无误后在《档案借阅登记簿》上注明归还日期，并办理注销手续。五、档案借阅期限1.一般性档案资料的借阅期限一般性档案资料的借阅期限一般为[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，需提前向档案管理部门申请。2.重要档案资料的借阅期限重要档案资料的借阅期限一般为[X]个工作日，如需延长借阅期限，需经公司领导批准。3.临时借阅的期限临时借阅的档案资料，借阅期限一般不超过[X]个小时，如需延长借阅期限，需经档案管理部门同意。六、档案借阅限制1.借阅数量限制借阅人每次借阅档案的数量一般不超过[X]份（册），如需增加借阅数量，需经档案管理部门批准。2.借阅用途限制借阅人只能将所借档案用于申请时注明的用途，不得擅自将档案转借他人或用于其他用途。3.档案原件借阅限制重要档案的原件一般不予借阅，如确需借阅，需经公司领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅。4.电子档案借阅限制电子档案的借阅需经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。借阅人不得擅自复制、传播电子档案。七、档案保密要求1.借阅人应对所借档案的内容严格保密，不得泄露给任何无关人员。2.借阅人在借阅档案期间，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.借阅人如需对档案进行复制，需经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。复制后的档案应妥善保管，不得泄露。4.借阅人归还档案时，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。八、档案催还与逾期处理1.档案催还档案管理部门应在借阅期限届满前[X]天向借阅人发出《档案催还通知书》，提醒借阅人按时归还档案。2.逾期处理借阅人如未能在规定的借阅期限内归还档案，应提前向档案管理部门申请延期归还。未经批准逾期归还的，档案管理部门将按照以下规定进行处理：每逾期一天，处以[X]元的罚款。逾期超过[X]天的，暂停借阅人所在部门的档案借阅权限，并追究借阅人的责任。因逾期归还造成档案丢失、损坏等情况的，借阅人应承担相应的赔偿责任。九、档案借阅监督与检查1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，确保档案借阅手续齐全、档案安全完整。2.公司内部审计部门应定期对档案借阅管理制度的执行情况进行审计，发现问题及时督促整改。3.对于违反档案借阅管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、暂停借阅权限、解除劳动合同等。十、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由档案管理部门负责解释和修订。2.本制度应根据公司实际情况和法律法规的变