建筑工程采购管理制度

建筑工程采购管理制度一、总则1.目的为规范建筑工程采购管理工作，确保采购活动的顺利进行，保证工程质量，控制采购成本，提高采购效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目的采购活动，包括但不限于建筑材料、构配件、设备、劳务等采购。3.采购原则质量优先原则：所采购的物资和服务应符合国家相关标准、行业规范以及工程设计要求，确保工程质量。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本。公开公正原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有潜在供应商有平等的参与机会。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，严格履行合同约定。

二、采购组织与职责1.采购决策机构成立采购领导小组，由公司领导、工程管理部门、财务部门等相关人员组成。负责对重大采购事项进行决策，审核采购计划、采购预算、采购合同等。2.采购执行部门设立采购部门，配备专业的采购人员。负责具体采购业务的实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、订单跟踪、到货验收等工作。3.相关部门职责工程管理部门：负责提出采购需求，审核采购物资的规格、型号、数量等技术要求，参与供应商考察和验收工作。财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，进行采购成本核算和分析。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商质量管理体系评估。

三、采购计划管理1.采购计划编制依据工程建设项目的设计文件、施工图纸、工程量清单等。工程进度计划，明确各阶段所需采购物资的时间节点。库存状况，合理确定需要采购的物资数量，避免积压或缺货。2.采购计划编制流程工程管理部门根据工程进度和实际需求，在每个月[具体时间]前编制次月采购计划初稿，提交给采购部门。采购部门对采购计划初稿进行审核，结合市场供应情况、供应商生产周期等因素，对采购数量、采购时间等进行调整，形成月度采购计划草案。月度采购计划草案经财务部门审核采购预算后，报采购领导小组审批。采购部门根据审批后的采购计划，组织实施采购活动。3.采购计划调整如因工程变更、设计修改、不可抗力等原因需要调整采购计划，工程管理部门应及时提出书面申请，说明调整原因和调整内容。采购部门会同相关部门对调整申请进行审核，报采购领导小组批准后实施调整。

四、供应商管理1.供应商筛选与评估采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。根据采购物资的类别和特点，制定供应商筛选标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、信誉等情况。定期对供应商进行评估，评估指标包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。2.供应商选择根据采购计划和物资需求，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购。优先选择A类供应商，对于关键物资和重要设备，应选择具有良好信誉和业绩的优质供应商。采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，签订采购合同。3.供应商关系维护采购部门定期与供应商沟通，了解其生产经营情况和供应能力变化，及时协调解决合作过程中出现的问题。对供应商的表现进行评价和反馈，鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平。建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消合作资格。

五、采购流程1.采购申请使用部门根据工程实际需求，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交给工程管理部门审核。2.采购审批工程管理部门对采购申请表进行审核，确认需求的合理性和必要性，签署审核意见后提交给采购部门。采购部门根据采购计划和审批权限，对采购申请进行审批。对于金额较大或重要的采购项目，需报采购领导小组审批。3.采购实施采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等，具体采购方式的选择应根据采购物资的特点、市场供应情况等因素确定。对于招标采购，采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。4.合同签订采购部门与中标供应商或选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给工程管理部门、财务部门等相关部门。5.订单跟踪采购部门负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商未能按时交货或产品质量不符合要求等问题，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。6.到货验收采购物资到货前，采购部门应通知工程管理部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。物资到货后，由质量部门按照合同约定的质量标准进行检验，工程管理部门等相关人员参与验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。7.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。采购部门应及时与供应商核对货款，确保付款金额准确无误。

六、采购风险管理1.风险识别市场风险：市场价格波动、供应短缺等可能导致采购成本增加或物资供应中断。质量风险：供应商提供的物资质量不符合要求，可能影响工程质量。合同风险：合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。人员风险：采购人员贪污受贿、泄露商业机密等可能损害公司利益。2.风险评估对识别出的采购风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。3.风险应对措施市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量；与供应商签订价格调整条款，降低价格波动风险；拓展供应渠道，增加供应商选择范围，降低供应短缺风险。质量风险应对：加强供应商质量管理，定期对供应商进行质量评估；在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收工作；对不合格物资及时处理，要求供应商承担相应责任。合同风险应对：加强合同管理，制定规范的合同模板，确保合同条款清晰、完整、合法；在合同签订前进行严格审核，避免合同漏洞；加强合同执行过程中的监督和检查，及时处理合同纠纷。人员风险应对：加强采购人员职业道德教育，建立廉洁自律制度；加强内部监督和审计，对采购人员的行为进行规范和约束；签订保密协议，防止采购人员泄露商业机密。

七、采购绩效评估1.评估指标采购成本：实际采购价格与预算价格的差异率，反映采购成本控制情况。采购质量：采购物资的质量合格率，反映采购物资的质量水平。交货及时性：供应商按时交货的比例，反映采购订单的执行情况。采购效率：采购周期的长短，反映采购工作的效率。供应商满意度：供应商对公司采购工作的满意度评价，反映与供应商的合作关系。2.评估方法定期收集采购成本、采购质量、交货及时性等相关数据，进行统计分析。通过问卷调查、面谈等方式收集供应商满意度数据。根据评估指标和收集到的数据，计算各项评估指标的得分，综合评估采购绩效。3.评估结果应用将采购绩效评估结果反馈给采购部门和相关人员，对表现优秀的部门和个人进