材料询价管理制度

材料询价管理制度一、总则1.目的为规范公司材料采购询价管理工作，确保采购材料的质量、价格合理，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有材料采购询价活动，包括但不限于原材料、零部件、办公用品、设备维修配件等。3.基本原则公平公正原则：询价过程应公开透明，确保所有潜在供应商有平等机会参与，不受任何歧视。货比三家原则：通过向多家供应商询价，比较不同供应商的报价、质量、服务等，选择最优供应商。成本效益原则：在保证材料质量和满足使用需求的前提下，努力降低采购成本，实现经济效益最大化。诚实守信原则：询价双方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报。

二、询价流程

（一）询价需求提出1.使用部门申请各使用部门根据生产、运营、维修等实际需求，填写《材料采购申请表》，详细注明所需材料的名称、规格型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息。对于紧急需求的材料，应在申请表中注明"紧急"字样，并说明紧急原因。2.审核与批准《材料采购申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人应根据实际工作需要对申请内容进行核实，确认需求的合理性和必要性。经部门负责人审核通过后，申请表流转至采购部门；对于金额较大或重要的采购申请，还需报分管领导或总经理批准。

（二）询价准备1.采购部门信息收集采购部门接到经批准的《材料采购申请表》后，安排专人负责询价工作。询价人员通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于供应商名录、行业网站、采购平台、同行推荐等，建立供应商数据库。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，初步确定拟询价的供应商名单。2.制定询价文件根据材料采购需求，编制询价文件。询价文件应包含以下内容：材料名称、规格型号、数量、质量标准等详细技术要求。交货时间、交货地点、交货方式等交货要求。报价要求，如报价有效期、报价包含的费用明细（如货款、运费、税费等）。售后服务要求，如质保期、维修响应时间、培训服务等。其他相关要求，如供应商资质证明文件、业绩案例等。询价文件应清晰、准确、完整，确保供应商能够准确理解询价要求。

（三）询价实施1.发送询价文件将编制好的询价文件以邮件、传真或书面形式发送给拟询价的供应商。在发送询价文件时，应明确告知供应商询价的截止时间和报价方式。对于重要材料或采购金额较大的项目，采购部门可组织供应商现场答疑会，就询价文件中的疑问进行解答，确保供应商对询价要求有清晰的理解。2.供应商报价供应商应在询价文件规定的截止时间前，将报价文件密封送达或通过指定方式提交给采购部门。报价文件应包含报价单、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。采购部门对收到的供应商报价进行登记和整理，记录报价时间、供应商名称、报价金额、交货期等关键信息。3.报价评估采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。价格评估：比较各供应商的报价金额，分析价格差异原因，判断报价的合理性。可采用最低价法、综合评分法等方法进行价格评估，具体方法根据采购项目的特点和要求确定。质量评估：审查供应商提供的产品质量证明文件、样品或过往业绩，判断其产品质量是否符合询价文件要求。对于关键材料，可安排实地考察或样品检验。交货期评估：根据采购需求的紧急程度和预计到货时间，评估供应商的交货期承诺是否能够满足要求。对于交货期要求严格的项目，应优先选择能够按时交货的供应商。售后服务评估：考察供应商的售后服务承诺，如质保期、维修响应时间、培训服务等，评估其售后服务的可靠性和及时性。

（四）询价结果确定1.推荐供应商采购部门根据报价评估结果，向采购决策人推荐一家或多家供应商。推荐时应详细说明推荐理由，包括各供应商的优势和不足。对于单一来源采购或因特殊原因只能选择一家供应商的情况，采购部门应在推荐报告中说明原因，并提供相关证明材料。2.采购决策采购决策人根据采购部门的推荐报告，结合公司的采购政策和实际情况，做出最终的采购决策。采购决策应明确供应商名称、采购价格、交货期、合同主要条款等内容。对于重大采购项目，采购决策需经公司领导班子集体研究决定。

（五）合同签订与执行1.合同签订根据采购决策结果，采购部门负责与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，采购部门应将合同草本提交至法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。经法务部门审核通过后，合同由双方授权代表签字盖章生效。2.合同执行与跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。在合同执行过程中，如出现变更或问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定办理相关手续。采购部门定期对采购合同的执行情况进行总结和分析，评估采购效果，为后续采购工作提供参考。

三、询价相关人员职责

（一）使用部门职责1.准确提出材料采购需求，详细填写《材料采购申请表》，确保需求信息真实、准确、完整。2.参与对供应商提供的样品或技术方案进行评审，提供技术支持和使用意见。3.协助采购部门与供应商沟通协调，及时反馈使用过程中出现的问题。

（二）采购部门职责1.负责材料采购询价的组织和实施工作，包括收集供应商信息、编制询价文件、发送询价文件、接收报价、评估报价等。2.按照公司采购政策和流程，选择合适的供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.定期对采购成本、采购质量、采购效率等进行分析和总结，提出改进建议和措施。4.建立和维护供应商数据库，与供应商保持良好的合作关系。

（三）财务部门职责1.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行审核，确保付款方式合理、风险可控。2.负责对采购成本进行核算和分析，提供成本控制建议。3.按照采购合同和公司财务制度，及时办理付款手续。

（四）法务部门职责1.对采购合同进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。2.为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中涉及的法律事务。

（五）公司领导职责1.审批重大采购项目的采购申请和采购决策，确保采购活动符合公司战略和利益。2.对采购工作进行监督和指导，协调解决采购过程中出现的重大问题。

四、询价记录与档案管理1.询价记录采购部门应建立完善的询价记录档案，对每次询价活动的相关资料进行详细记录。询价记录应包括询价文件、供应商报价文件、报价评估记录、推荐供应商报告、采购决策文件等。询价记录应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行，一般不少于[X]年。2.档案管理询价记录档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和存储，便于查询和使用。档案管理人员应定期对询价记录档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。对于涉及商业秘密或敏感信息的询价记录，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。

五、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对材料采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、合同执行是否到位等。审计部门如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.供应商反馈建立供应商反馈机制，鼓励供应商对公司的询价活动和采购行为进行监督和评价。采购部门应及时处理供应商的反馈意见，不断改进工作。3.考核机制制定采购人员绩效考核制度，将询价工作的质量、效率、成本控制