行政办公室日常管理制度

行政办公室日常管理制度一、总则1.目的为规范行政办公室日常工作秩序，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于行政办公室全体工作人员。

二、办公秩序管理1.考勤制度正常工作时间：周一至周五[具体工作时间]。考勤方式：采用打卡与签到相结合的方式。工作人员需在规定时间内打卡上下班，如有特殊情况无法打卡，需提前向部门负责人说明原因并填写签到表。迟到、早退处理：迟到或早退10分钟以内，当月累计不超过3次的，给予口头警告；迟到或早退1030分钟，每次扣除当月绩效奖金[X]元；迟到或早退30分钟以上的，按旷工半天处理，扣除当天工资及当月绩效奖金[X]元。旷工处理：旷工半天，扣除当天工资及当月绩效奖金[X]元；旷工一天，扣除当天工资及当月绩效奖金[X]元，并给予警告处分；连续旷工超过三天或一年内累计旷工超过十天的，予以辞退。2.请假制度请假类型：分为事假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假、年假等。请假流程：工作人员如需请假，需提前填写请假申请表，注明请假类型、时间、事由等，按以下审批权限进行审批：请假1天以内（含1天），由部门负责人审批；请假13天（含3天），由部门负责人审核后，报分管领导审批；请假3天以上，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。请假手续：请假申请获批后，将请假申请表交至行政办公室备案。如遇突发情况无法提前请假，需在当天上班后1小时内电话告知部门负责人，并在事后及时补办请假手续。病假规定：请病假需提供医院出具的病假证明，病假期间工资按照国家相关规定发放。3.办公区域环境维护卫生要求：每位工作人员负责各自办公区域的卫生清洁，保持桌面整洁、文件摆放整齐。公共区域（如会议室、接待区、走廊等）由行政办公室安排专人定期打扫。物品摆放：办公桌椅、电脑、打印机等设备应摆放整齐有序，不得随意挪动。个人物品应放置在指定位置，不得在办公区域堆放杂物。爱护公物：爱护办公区域内的公共设施和设备，如有损坏应及时向行政办公室报修，并照价赔偿。

三、文件与档案管理1.文件收发收文：行政办公室负责签收外来文件，对文件进行登记、编号后，根据文件内容及时呈送相关领导或部门阅办。发文：各部门需发文时，应填写发文申请表，经部门负责人审核、分管领导审批后，交行政办公室统一编号、打印、盖章，并负责分发。2.文件传阅传阅范围：根据文件内容确定传阅范围，确保相关人员及时了解文件精神。传阅方式：采用纸质传阅或电子传阅相结合的方式。传阅文件时，应在文件传阅单上注明传阅时间、传阅人姓名，确保文件传递的及时性和准确性。文件回收：传阅完毕的文件，由行政办公室负责及时回收，进行整理归档。3.档案管理档案分类：行政办公室负责对公司各类档案进行分类管理，包括行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。档案整理：定期对档案进行整理、装订，确保档案资料的完整性和规范性。档案借阅：因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经部门负责人审批后，到行政办公室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、遗失，归还时应确保档案完好无损。

四、会议管理1.会议类型公司例会：每周[具体时间]召开，由总经理主持，各部门负责人参加，主要传达公司近期工作安排，汇报各部门工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。部门会议：由各部门自行组织召开，根据工作需要定期或不定期举行，主要部署本部门工作任务，传达上级指示精神，总结工作经验教训。专项会议：根据工作需要召开的临时性会议，如项目推进会、问题协调会等，由相关部门或人员参加，针对特定事项进行讨论和决策。2.会议组织会议通知：会议组织者应提前[X]天发出会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题及议程等内容。重要会议需提前[X]天通知，以便参会人员做好充分准备。会议准备：行政办公室负责会议场地的安排、设备调试、资料准备等工作。会议组织者应提前准备好会议所需的文件、资料、汇报材料等，并确保会议设备正常运行。3.会议纪律参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，需提前向会议组织者请假。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话、收发短信或从事与会议无关的事情。如需发言，应先举手示意，经主持人同意后方可发言。参会人员应认真听取会议内容，做好会议记录。会议记录应准确、完整，会后及时整理并交行政办公室存档。4.会议纪要行政办公室负责会议纪要的整理和撰写。会议纪要应准确概括会议主要内容、讨论结果、决策事项及下一步工作安排等。会议纪要初稿完成后，应经会议组织者审核，报分管领导审批后，及时分发给参会人员及相关部门。

五、办公用品管理1.办公用品采购需求申报：各部门根据工作需要，每月[具体时间]前向行政办公室提交办公用品需求清单，注明办公用品的名称、规格、数量等。采购审批：行政办公室汇总各部门需求清单后，进行分类整理，填写办公用品采购申请表，经部门负责人审核、分管领导审批后，由行政办公室负责统一采购。采购渠道：优先选择公司合作的供应商进行采购，确保办公用品的质量和价格合理。如遇特殊情况需更换供应商，应提前报分管领导批准。2.办公用品发放库存管理：行政办公室建立办公用品库存台账，对采购回来的办公用品进行入库登记，详细记录办公用品的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。发放标准：根据各部门的实际需求和人员数量，制定办公用品发放标准，确保办公用品的合理使用。发放流程：各部门工作人员凭工作证或领用单到行政办公室领取办公用品，行政办公室根据发放标准进行发放，并在库存台账上进行记录。3.办公用品使用与节约使用要求：工作人员应爱护办公用品，按照正确的使用方法进行操作，不得随意浪费或损坏。节约措施：倡导节约使用办公用品，如双面打印、复印文件，减少纸张浪费；合理设置空调温度，随手关灯、关电脑等，降低能源消耗。

六、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管公章、合同专用章由行政办公室指定专人保管，财务专用章、法人章由财务部门指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得随意将印章转借他人或带出办公区域。印章保管人员如有特殊情况需要请假，应提前办理印章交接手续，由部门负责人指定临时保管人员，并报分管领导批准。3.印章使用使用申请：使用印章时，需填写印章使用申请表，注明使用部门、使用时间、使用事由、印章名称等内容，并经相关领导审批。审批权限：一般事项盖章，由部门负责人审批；重要合同、协议盖章，由分管领导审核，总经理审批；涉及财务、重大决策等事项盖章，由相关部门负责人、分管领导审核，总经理审批后，还需报董事长批准。盖章登记：印章保管人员在盖章前，应仔细核对申请表上的审批签字是否齐全，确认无误后，方可盖章，并在印章使用登记簿上进行登记，注明盖章时间、盖章文件名称、盖章人等信息。

七、车辆管理1.车辆调度用车申请：公司车辆由行政办公室统一调度管理。各部门因工作需要用车时，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，经部门负责人审批后，交行政办公室安排车辆。车辆安排：行政办公室根据用车申请的先后顺序、车辆使用情况及驾驶员工作安排，合理调配车辆。如有特殊情况无法满足用车需求，应及时与申请部门沟通说明。2.车辆使用驾驶员职责：驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。出车前应检查车辆状况，确保车辆性能良好；行车过程中应集中注意力，谨慎驾驶；收车后应及时对车辆进行清洁、保养，并将车辆停放在指定位置。乘车规定：乘车人员应遵守乘车秩序，爱护车内设施，保持车内整洁。严禁在车内吸烟、饮食、乱扔垃圾等。如有特殊情况需要改变行车路线或延长用车时间，应提前告知驾驶员，并经行政办公室同意。3.车辆维护与保养定期保养：行政办公室负责制定车辆定期保养计划，按照车辆使用说明书的要求，定期安排车辆进行保养维护，确保车辆性能良好。维修管理：车辆出现故障需要维修时，驾驶员应及时向行政办公室报告，经行政办公室安排人员进行检查后，确定维修项目和维修地点。维修费用在[X]元以内的，由行政办公室负责人审批；维修费用超过[X]元的，需报分管领导审批。维修后，驾驶员应及时验收，并将维修发票、维修清单等资料交行政办公室报销。

八、接待管理1.接待原则热情周到、礼貌得体、勤俭节约、对口接待。2.接待流程接待申请：各部门因业务需要接待来访客人时，应提前填写接待申请表，注明接待时间、地点、来访人员姓名、职务、人数、接待事由等信息，经部门负责人审批后，交行政办公室。接待安排：行政办公室根据接待申请表的内容，制定接待方案，包括接待人员、接待规格、接待地点、餐饮安排、参观行程等，并报分管领导审批。接待实施：接待人员应按照接待方案的要求，提前做好各项准备工作，如会议室布置、资料准备、车辆安排等。在接待过程中，要热情接待来访客人，介绍公司基本情况和业务范围，安排好参观、交流、用餐等活动，确保接待工作顺利进行。3.接待费用管理费用标准：根据接待规格和实际情况，制定合理的接待费用标准。接待费用应严格控制在预算范围内，不得超标准接待。费用报销：接待结束后，接待人员应及时整理接待费用发票、清单等资料，填写费用报销单，经部门负责人审核、分管领导审批后，交财务部门报销。

九、安全与保密管理1.安全管理消防安全：行政办公室负责定期组织消防安全检查，确保消防设施设备完好有效，疏散通道畅通无阻。工作人员应熟悉消防器材的使用方法，不得在办公区域内私拉乱接电线、违规使用电器设备，严禁在办公区域内吸烟和使用明火。防盗安全：加强办公区域的安全防范措施，安装必要的防盗设备，如监控摄像头、门禁系统等。工作人员离开办公室时，应关好门窗，妥善保管贵重物品，防止盗窃事件发生。网络安全：加强公司网络安全管理，设置防火墙、安装杀毒软件，防止网络病毒和黑客攻击。工作人员应遵守网络安全规定，不得随意访问非法网站，不得在公司网络上传播有害信息。2.保密管理保密制度：建立健全公司保密制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要信息，应严格保密。保密教育：定期组织工作人员进行保密教育，提高保密意识，使其了解保密法律法规和公司保密制度的要求，掌