集团公司采购管理制度

集团公司采购管理制度一、总则1.目的为了规范集团公司的采购行为，加强采购管理，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，确保集团公司各项生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司（以下统称各单位）的采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据各单位实际生产经营需求，合理安排采购计划，避免盲目采购。质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、性能稳定的产品和服务。价格合理原则：通过有效的采购策略和市场调研，争取合理的采购价格，降低采购成本。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护供应商的合法权益，确保采购过程透明、规范。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝商业贿赂等违法违纪行为。

二、采购组织与职责1.采购决策机构集团公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购政策及采购管理制度等。采购决策委员会由集团公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.采购管理部门集团公司设立采购管理中心，作为集团公司采购管理的归口部门，负责制定采购管理制度、采购流程，组织实施集中采购，指导和监督各单位采购工作等。采购管理中心应配备专业的采购管理人员，明确各岗位的职责和权限。3.需求部门各单位的各部门为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程中的技术交流、评标等工作，对采购产品或服务的质量、性能等负责。4.财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同，办理采购付款结算等工作，对采购资金的使用进行监督和管理。5.审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，对发现的问题提出整改意见。

三、采购预算管理1.预算编制各单位应根据年度生产经营计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并报采购管理中心审核。采购管理中心对各单位的采购预算进行汇总、平衡，编制集团公司年度采购预算，报集团公司审批。2.预算执行各单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序报经批准后执行。采购管理中心应定期对各单位采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.预算控制采购管理中心应建立采购预算控制机制，对采购项目的资金支出进行监控。对于超预算的采购项目，应严格按照规定程序进行审批，未经批准不得实施采购。财务部门应根据采购预算和合同约定，及时办理采购付款手续，确保采购资金的合理使用。

四、采购流程1.采购申请需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容，并提交相关的技术文件和资料。采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购管理中心。2.采购审批采购管理中心收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。对于重大采购项目，采购管理中心应组织相关部门进行论证，并报采购决策委员会审批。经审批通过的采购项目，采购管理中心下达采购任务通知书给采购人员。3.供应商选择与管理供应商开发：采购人员应通过多种渠道开发供应商，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查、评估，收集其营业执照、资质证书、业绩情况、产品质量等方面的资料，确定合格供应商名单。供应商选择：采购人员根据采购项目的要求，从合格供应商名单中选择若干家供应商进行询价或招标。询价时，采购人员应向供应商发送询价函，要求其提供产品报价、交货期、售后服务等信息。招标时，采购人员应按照相关法律法规和集团公司的规定，组织招标活动，确定中标供应商。供应商评估与管理：采购管理中心应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商进行淘汰。4.采购合同签订采购人员与中标供应商或选定的供应商协商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。采购合同经采购管理中心审核、集团公司法律部门审查后，由授权代表签字盖章生效。5.采购执行与验收采购执行：供应商应按照采购合同约定的时间、地点、数量、质量等要求交付货物或提供服务。采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。验收：采购产品到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量标准等方面。对于验收合格的产品，需求部门应出具验收报告；对于验收不合格的产品，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货。6.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。采购付款应严格遵守集团公司的资金管理制度，确保资金安全。

五、集中采购管理1.集中采购范围集团公司根据实际情况，确定集中采购的范围。集中采购范围包括通用物资、关键设备、服务类项目等。具体集中采购目录由采购管理中心制定并报集团公司审批后发布。2.集中采购方式集中采购可采用招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购等方式。具体采购方式应根据采购项目的特点和要求，按照相关法律法规和集团公司的规定确定。3.集中采购流程集中采购流程与一般采购流程基本相同，但在采购申请、审批、供应商选择等环节应按照集中采购的相关规定执行。采购管理中心负责组织实施集中采购活动，各单位应积极配合，提供相关的采购需求和技术资料。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购管理中心应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。针对不同的风险因素，评估其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，通过签订长期合同、套期保值等方式降低市场风险。供应商风险应对：加强供应商管理，与供应商建立长期稳定的合作关系，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的供货能力和产品质量。同时，建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时能够及时切换到备用供应商。质量风险应对：严格控制采购产品的质量，加强验收环节的管理，对采购产品进行抽检或全检。要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的产品及时进行退换货或整改处理。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审查合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。在合同执行过程中，密切跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同纠纷。

七、监督与考核1.监督检查采购管理中心应定期对各单位的采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况等。审计部门应不定期对采购活动进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见。2.考核评价采购管理中心应建立采购工作考核评价机制，对各单位的采购工作进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、采购质量、采购效率、供应商管理等方面