物资采购管理制度27985

物资采购管理制度27985一、总则1.目的为了规范公司物资采购行为，加强物资采购管理，降低采购成本，保证物资质量，提高采购工作效率，满足公司生产经营需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的采购活动，包括原材料、辅助材料、设备、办公用品、劳保用品等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：确保所采购物资的质量符合国家标准、行业标准和公司要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。价格合理原则：在保证物资质量的前提下，通过招标、询价、谈判等方式，选择价格合理的供应商，降低采购成本。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。

二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定物资采购计划和预算，经审批后组织实施。负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案。负责组织物资采购招标、询价、谈判等采购活动，签订采购合同。负责采购物资的到货验收、入库、付款等工作，协调处理采购过程中的问题。负责收集、整理采购信息，分析采购数据，总结采购经验，提出改进建议。2.需求部门职责负责提出物资需求计划，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与物资采购招标、询价、谈判等活动，提供技术支持和商务意见。负责采购物资的试用、验收和使用过程中的质量反馈。3.质量部门职责负责制定物资质量检验标准和验收规范。参与采购物资的到货验收工作，对物资质量进行检验和判定。负责对采购物资的质量问题进行调查和处理，提出改进措施。4.财务部门职责负责审核物资采购计划和预算，提供资金支持。负责审核采购合同，办理采购付款手续。负责对采购成本进行核算和分析，控制采购费用。

三、采购计划与预算1.采购计划编制需求部门应根据公司生产经营计划、设备维修计划、项目进度计划等，提前[X]天编制物资需求计划，经部门负责人审核后报采购部门。采购部门收到需求部门的物资需求计划后，应进行汇总、分析和平衡，结合库存情况，编制物资采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间、采购方式等。采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。重大物资采购计划需报总经理审批。2.采购预算编制采购部门应根据采购计划，结合市场价格行情，编制物资采购预算。采购预算应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、单价、总价等。采购预算经采购部门负责人审核后，报财务部门。财务部门应根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核和调整。采购预算经财务部门审核后，报分管领导审批。重大物资采购预算需报总经理审批。

四、供应商管理1.供应商开发采购部门应根据公司物资采购需求，通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，建立供应商信息库。采购部门会同质量部门、技术部门等相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》，形成评估报告。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产设备、工艺流程、质量管理体系、环保措施等。根据评估结果，选择合格的供应商纳入《合格供应商名录》。2.供应商评估与考核采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估周期为[X]年。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同执行情况等。采购部门应收集供应商的相关信息，如质量检验报告、交货记录、发票、客户反馈等，作为评估和考核的依据。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予适当的奖励和优惠政策，对不合格供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商档案管理采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估报告、合作记录等。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。供应商档案应妥善保管，未经授权不得查阅和泄露。

五、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购项目，应采用招标采购方式。采购部门应制定招标方案，明确招标项目的名称、规格、数量、技术要求、评标标准等。招标方案经审批后，发布招标公告。采购部门应组织潜在供应商进行投标，收取投标文件，并进行开标、评标、定标等工作。评标应按照评标标准进行，选择报价合理、技术方案可行、信誉良好的供应商作为中标候选人。采购部门应与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.询价采购对于金额较小、技术简单、市场供应充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。采购部门应向至少[X]家供应商发出询价函，询价函应明确物资的名称、规格、数量、质量要求、交货期、报价要求等。采购部门应收集供应商的报价单，进行比较和分析，选择价格合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.谈判采购对于特殊规格、定制化的物资采购项目，或市场竞争不充分的物资采购项目，可采用谈判采购方式。采购部门应与供应商进行谈判，明确物资的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。谈判过程中，采购部门应保持公正、公平的态度，维护公司利益。采购部门应与供应商达成一致意见后，签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因和理由，经审批后实施采购。

六、采购合同管理1.合同签订采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。采购合同签订前，应进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司要求。2.合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况、到货时间等信息。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。需求部门应配合采购部门做好采购合同的执行工作，及时接收采购物资，进行验收和使用。如发现采购物资存在质量问题或其他问题，应及时向采购部门反馈，采购部门应负责协调处理。3.合同变更与解除在采购合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等。如因供应商违约或其他原因需要解除采购合同的，采购部门应按照合同约定，向供应商发出解除合同通知，并要求供应商承担违约责任。解除合同通知应明确解除合同的原因、时间、双方的权利和义务等。4.合同归档采购部门应妥善保管采购合同，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、合同变更协议、解除合同通知、验收报告、付款凭证等相关资料。合同档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，便于查阅和管理。

七、采购验收管理1.验收准备采购部门应在物资到货前通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。需求部门应安排专人负责验收，质量部门应根据物资质量检验标准和验收规范制定验收方案。验收人员应熟悉物资的规格、型号、数量、质量要求等，准备好验收工具和记录表格。2.到货验收物资到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量部门进行验收。验收人员应按照验收方案对物资的数量、规格、型号、外观、质量等进行检查和检验。对于重要物资或关键设备，质量部门应进行抽样检验或全检。验收过程中，如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时填写《物资验收报告》，注明问题情况，并要求供应商限期整改或补货。3.验收结果处理验收合格的物资，需求部门应及时办理入库手续。验收不合格的物资，采购部门应与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。供应商应承担相应的责任和费用。采购部门应将验收结果及时反馈给相关部门，如财务部门、需求部门等。财务部门应根据验收结果和采购合同办理付款手续。

八、采购付款管理1.付款申请采购部门应在物资验收合格后，按照采购合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、金额、供应商名称、付款方式、付款时间等信息。《付款申请表》经采购部门负责人审核后，报财务部门。财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关资料，确认无误后办理付款手续。2.付款审批财务部门应根据公司财务管理制度和资金安排，对付款申请进行审批。付款审批流程按照公司相关规定执行。对于金额较大的采购付款，需报分管领导或总经理审批。3.付款方式采购付款方式应根据采购合同约定执行，常见的付款方式有支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。财务部门应严格按照付款审批结果和采购合同约定的付款方式进行付款，确保付款安全和准确。

九、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对物资采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。审计部门应及时发现和纠正采购过程中存在的问题，提出改进建议，防范采购风险