公司采购流程管理制度

公司采购流程管理制度一、总则1.目的为了规范公司采购流程，加强采购管理，确保采购工作高效、有序进行，保证所采购物资和服务的质量，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.职责分工采购部门负责采购计划的制定、执行和采购合同的签订、履行。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。负责采购过程中的商务谈判、询价、比价、议价等工作。需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术交流、质量检验等工作。财务部门负责采购资金的预算安排和审核支付。参与采购合同的审核，监督采购资金的使用。质量部门负责对采购物资的质量进行检验和验收。参与供应商的评估和选择，提供质量方面的建议。

二、采购计划管理1.年度采购计划各需求部门应于每年[具体时间]前，根据公司年度经营计划和业务发展需要，编制本部门下一年度的采购需求计划，提交给采购部门。采购部门汇总各需求部门的采购需求计划后，结合库存情况、市场供应情况等因素，编制公司年度采购计划，报公司领导审批。2.月度采购计划采购部门应于每月末根据年度采购计划和实际业务需求，编制下月度的采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等。月度采购计划应提交给相关部门负责人审核，经公司领导审批后执行。3.临时采购计划因生产、经营等突发情况需要紧急采购物资或服务的，需求部门应填写《临时采购申请表》，详细说明采购原因、物资或服务的名称、规格、型号、数量、紧急程度等，经部门负责人签字后提交给采购部门。采购部门接到《临时采购申请表》后，应立即进行评估和处理，如情况紧急，应在最短时间内完成采购任务。

三、供应商管理1.供应商选择采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料，并进行实地考察或问卷调查。根据筛选结果，采购部门组织相关部门对符合要求的供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉等方面。按照评估得分，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并建立供应商档案。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期为[具体时间]。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面的表现。采购部门收集相关部门的反馈意见，对供应商进行打分评价，得分低于[具体分数]的供应商列为预警供应商，得分连续低于[具体分数]的供应商予以淘汰。3.供应商激励与约束对于表现优秀的供应商，采购部门应给予适当的激励措施，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等。对于违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等情况的供应商，采购部门应视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等约束措施。

四、采购流程1.采购申请需求部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容。《采购申请表》由需求部门负责人签字审核后，提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，评审通过后报公司领导审批。公司领导根据采购项目的情况进行审批，审批通过的采购项目进入采购执行阶段。3.采购执行采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于招标采购项目，采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。对于询价采购项目，采购部门应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，然后进行比价、议价，选择最优供应商签订采购合同。对于竞争性谈判采购项目，采购部门应邀请不少于三家符合资格条件的供应商参加谈判，通过谈判确定成交供应商，并签订采购合同。对于单一来源采购项目，采购部门应说明采用单一来源采购方式的理由，报公司领导审批后，与供应商进行商务谈判，签订采购合同。在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。4.采购合同签订采购部门与供应商达成一致意见后，应签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应提交给财务部门和法务部门进行审核。财务部门审核合同的付款条款是否合理，法务部门审核合同的合法性和合规性。经审核无误后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司合同专用章。5.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。物资到货后，质量部门按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，检验合格的出具《质量检验报告》。需求部门根据采购合同和实际需求对采购物资的数量、规格、型号等进行核对验收，验收合格的在《验收单》上签字确认。对于验收不合格的采购物资，质量部门应出具《不合格报告》，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。6.采购付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购发票、验收单、合同等相关资料，提交给财务部门。财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，审核无误后按照公司财务制度和付款流程进行付款。对于预付款项，采购部门应在合同约定的时间内跟踪采购进度，确保供应商按时交货。对于货到付款的项目，采购部门应在物资验收合格后及时提交付款申请。

五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。2.市场风险应对关注市场动态，及时了解物资或服务的价格波动情况，通过与供应商协商、签订价格调整条款等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。建立供应商备选库，在主要供应商出现问题时，能够及时从备选供应商中选择合适的供应商，保证采购工作的连续性。3.供应商风险应对加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，如因供应商原因导致采购物资质量不合格、交货期延误等情况，供应商应承担相应的赔偿责任。4.质量风险应对严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，加强对采购物资质量的检验和检测。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，在质量保证期内，如出现质量问题，供应商应及时处理。5.合同风险应对加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、明确、完整。在合同履行过程中，严格按照合同约定执行，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时与供应商协商解决。

六、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。对于审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门进行整改。2.考核机制建立采购工作考核机制，对采购部门和采购人员的工作进行考核评价。考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保证、供应