备用金管理制度

备用金管理制度一、总则1.目的为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，规范备用金的借支、使用及报销流程，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要借支备用金的情况。3.定义备用金是指公司为满足各部门临时性、紧急性业务支出的需要，而预先拨付给相关人员或部门使用的一定额度的现金。

二、备用金的管理原则1.专款专用原则备用金必须专款专用，严格按照规定的用途使用，不得挪作他用。2.限额管理原则根据各部门业务特点和实际需要，合理核定备用金限额，并严格控制备用金的借支额度。3.及时清理原则备用金使用后应及时办理报销手续，冲减备用金借款。对不再使用或已完成业务的备用金，应及时清理收回。4.责任追究原则对备用金管理不善，导致资金损失或违反规定使用备用金的，将追究相关责任人的责任。

三、备用金的借支1.借支范围因工作需要，经常发生差旅费、业务招待费、零星采购等费用支出的部门或岗位。因临时性、紧急性业务，需要预支现金的情况。2.借支额度各部门备用金限额根据其业务规模、业务频率等因素综合确定，具体限额标准如下：销售部门：[X]元采购部门：[X]元行政部门：[X]元其他部门：根据实际情况另行核定，但最高不超过[X]元。特殊情况需要超过上述限额借支备用金的，需经公司总经理批准。3.借支流程填写借支申请单：借支人需填写《备用金借支申请单》，注明借支金额、用途、预计还款日期等信息，并签字确认。部门负责人审批：借支人的部门负责人对借支事项的真实性、必要性进行审核，并签署意见。财务部门审核：财务部门对借支申请进行审核，重点审核借支金额是否在限额范围内、用途是否合理、预计还款日期是否可行等。审核通过后，由财务负责人签字批准。总经理审批：对于超过部门备用金限额或其他重大借支事项，需经公司总经理审批。借支款项：借支申请经各级审批通过后，借支人凭审批后的《备用金借支申请单》到财务部门办理借支手续，领取备用金。财务部门按照审批金额支付现金，并在《备用金借支申请单》上加盖"现金付讫"章。

四、备用金的使用1.使用范围备用金只能用于与公司业务相关的差旅费、业务招待费、零星采购等支出，不得用于个人消费或其他无关支出。2.使用要求借支人应严格按照备用金的用途使用备用金，不得擅自改变用途。备用金支出应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并及时粘贴在费用报销单上。对于金额较大的备用金支出（具体金额标准由公司另行规定），应提前通知财务部门，以便安排资金。

五、备用金的报销1.报销期限借支备用金后，借支人应在业务完成后的[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。如遇特殊情况不能及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期报销。2.报销流程整理报销凭证：借支人将取得的原始凭证按照费用类别进行整理、粘贴，并填写《费用报销单》，注明报销金额、用途、借支金额等信息。部门负责人审核：借支人的部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署意见。财务部门审核：财务部门对报销凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否与借支金额相符，是否符合公司财务制度等。审核通过后，由财务负责人签字批准。总经理审批：对于金额较大的报销事项（具体金额标准由公司另行规定），需经公司总经理审批。报销付款：报销申请经各级审批通过后，财务部门按照审批金额冲减借支人的备用金借款，并将报销款项支付给借支人或相关供应商。如报销金额大于借支金额，财务部门应补足差额；如报销金额小于借支金额，借支人应退还差额部分。

六、备用金的盘点与清查1.定期盘点财务部门应定期对备用金进行盘点，确保备用金账实相符。盘点周期为每月一次，盘点工作由财务人员负责实施。2.不定期清查公司审计部门或其他相关部门有权对备用金进行不定期清查，以核实备用金的使用情况和管理状况。清查工作应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见。3.盘点结果处理如盘点结果与备用金账面余额相符，无需进行调整。如盘点结果与备用金账面余额不符，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。属于借支人原因导致的差异，由借支人负责补足或退还；属于其他原因导致的差异，应按照公司财务制度进行处理。

七、备用金的监督与检查1.内部监督公司财务部门负责对备用金的使用情况进行日常监督，定期检查备用金的借支、使用及报销情况，发现问题及时督促整改。2.审计监督公司审计部门负责对备用金进行定期审计，审查备用金管理制度的执行情况、备用金的使用效益等，对发现的违规问题提出审计意见，并督促相关部门进行整改。3.违规处理对违反本制度规定使用备用金的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于：责令限期改正；追回违规使用的备用金；对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等；情节严重的，依法追究法律责任。

八、