医院采购工作流程 及制度

医院采购工作流程及制度一、总则1.目的规范医院采购工作流程，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障医院医疗、教学、科研等工作的顺利进行，同时合理控制采购成本，提高资金使用效益。2.适用范围本制度适用于医院各部门（包括临床科室、医技科室、行政职能科室等）涉及的物资、设备、药品、耗材等各类采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。公平公正原则：遵循公开、公平、公正的市场竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购资金的最佳使用效益，降低采购成本。质量保证原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购物资和服务满足医院实际需求。监督制约原则：建立健全内部监督机制，对采购全过程进行有效监督，防止腐败和不正当行为。

二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议医院采购工作的政策、制度和流程。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。协调解决采购工作中的重大问题。2.采购部门职责：贯彻执行国家有关采购的法律法规和医院采购制度。负责编制采购预算和采购计划，并组织实施。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定供应商和采购合同条款。负责采购合同的签订、履行、验收及付款申请等工作。建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。收集、整理采购相关信息，定期向采购管理委员会汇报采购工作情况。3.需求部门职责：根据医院实际工作需要，提出物资、设备、药品、耗材等采购申请。参与采购项目的技术参数制定、评标标准确定等工作。负责采购物资和设备的验收工作，并及时反馈使用过程中的问题。4.财务部门职责：审核采购预算和采购计划，确保资金安排合理。参与采购合同审核，对付款条款进行把关。负责采购资金的支付和账务处理。对采购资金使用情况进行监督和分析。5.审计部门职责：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性。对采购项目的经济效益进行审计评价。受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。

三、采购预算与计划1.采购预算编制依据：医院年度工作计划、业务发展需求、财务状况等。流程：各需求部门根据下一年度工作需要，于每年[具体时间]前向采购部门提交采购需求清单，包括物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等。采购部门结合需求部门提交的清单，参考历史采购数据，对各类物资和设备进行分类汇总，形成初步采购预算草案。财务部门对初步采购预算草案进行审核，综合考虑医院资金状况和成本控制要求，提出调整意见，报医院领导审批。经医院领导审批后的采购预算作为年度采购工作的依据。2.采购计划制定依据：已批准的采购预算、需求部门的紧急需求情况等。流程：采购部门根据采购预算和需求部门的实际需求，按月或按季度制定采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等。将采购计划分发至需求部门、财务部门等相关部门征求意见，如有异议及时沟通协调并进行调整。采购计划经采购部门负责人审核后，报医院领导审批。批准后的采购计划作为采购执行的具体指导文件。

四、采购方式及适用范围1.公开招标适用范围：采购项目达到国家规定的公开招标数额标准的，必须采用公开招标方式。通用性强、技术规格明确、市场竞争充分的物资和设备采购。流程：采购部门在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告期不得少于[规定天数]。发售招标文件，潜在供应商按照招标文件要求购买招标文件，并编制投标文件。开标、评标，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。流程：采购部门根据采购项目特点，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[规定数量]家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续开标、评标、定标等程序与公开招标基本相同，但参与投标的供应商数量相对较少。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。流程：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共[单数人数]人以上组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[规定比例]。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。谈判小组与供应商进行谈判，供应商提交响应文件和最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人。采购部门确定成交供应商，并与其签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。流程：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请表和论证意见报医院采购管理委员会审批。审批通过后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。流程：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共[规定人数]人以上组成。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。供应商按照询价通知书的要求提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，以提出最低报价的供应商为成交候选人。采购部门确定成交供应商，并与其签订采购合同。

五、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细注明物资或设备的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、预计采购时间等信息。采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的准确性等。对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人直接审批；对于金额较大或重要的采购申请，提交采购管理委员会审批。经审批通过的采购申请进入采购执行环节，未通过审批的采购申请退回需求部门，并说明原因。3.采购实施根据采购项目的特点和采购方式，采购部门组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，按照相关法律法规和招标程序进行操作，包括发布公告、发售文件、开标评标、定标等环节。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，按照相应的采购流程进行谈判、协商、报价比较等工作，确定成交供应商。在采购过程中，采购部门与供应商保持密切沟通，确保采购活动顺利进行，并及时向需求部门反馈采购进展情况。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或设备的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同经采购部门负责人审核后，报医院领导审批。审批通过后，加盖医院公章或合同专用章，并由双方签字盖章生效。5.交货验收供应商按照采购合同约定的时间和地点交货。采购部门提前通知需求部门做好验收准备工作。需求部门组织相关人员按照合同要求对货物进行验收，重点检查货物的规格型号、数量、质量等是否符合要求。验收合格后，需求部门填写验收报告，由验收人员签字确认。对于验收不合格的货物，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。6.付款结算采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，附上相关发票、合同副本、验收报告等资料，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间进行付款。财务部门在付款后，做好账务处理工作，对采购资金的使用情况进行记录和核算。

六、供应商管理1.供应商准入建立供应商信息库：采购部门负责收集、整理供应商的基本信息，包括企业资质、经营范围、产品质量、信誉状况、售后服务等，建立供应商信息库。供应商资质审核：对申请进入供应商信息库的供应商，采购部门会同相关部门（如质量管理部门、法务部门等）对其资质进行审核，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。实地考察：对于重要物资或设备的供应商，必要时采购部门组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等，评估其是否符合医院采购要求。准入审批：经资质审核和实地考察合格的供应商，由采购部门填写供应商准入申请表，报采购部门负责人和医院领导审批后，纳入供应商信息库。2.供应商评估定期评估：采购部门每年定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评估指标设定：根据不同物资和服务的特点，设定相应的评估指标和权重，如产品质量占[X]%、交货期占[X]%、价格占[X]%等。数据收集与分析：采购部门通过采购合同执行情况记录、验收报告、用户反馈等渠道收集供应商相关数据，并进行分析整理。评估结果反馈：将评估结果及时反馈给供应商，对于表现优秀的供应商给予表扬和奖励，对于存在问题的供应商提出整改意见，要求其限期改进。3.供应商淘汰淘汰标准：对于出现以下情况的供应商，采购部门将其列入淘汰名单：产品质量出现严重问题，给医院造成重大损失的。多次不能按时交货，影响医院正常工作的。售后服务不到位，用户投诉较多且不积极处理的。存在商业贿赂等违法违规行为的。淘汰程序：采购部门提出供应商淘汰建议，报采购部门负责人和医院领导审批。审批通过后，将该供应商从供应商信息库中删除，并通知相关部门停止与其合作。

七、采购监督与审计1.内部监督采购管理委员会定期对采购工作进行检查和指导，监督采购制度的执行情况，协调解决采购工作中存在的问题。审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合法性、合规性，采购合同的签订与履行情况，采购资金的使用效益等。对于审计中发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。医院内部设立举报信箱和举报电话，接受职工对采购活动中违规行为的举报。对举报事项进行认真调查核实，对违规行为依法依规进行处理。2.外部监督积极配合政府采购监管部门的监督检查，按照要