发票管理制度

发票管理制度一、总则1.目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，有效防范税务风险，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与生产经营活动相关的发票管理事项。

二、发票的种类及适用范围1.增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物或者提供应税劳务、服务时开具给购买方，购买方用于抵扣进项税额的发票。开具范围包括销售货物、提供加工修理修配劳务、销售服务（如交通运输服务、邮政服务、电信服务、建筑服务、金融服务、现代服务、生活服务等）、销售无形资产等符合增值税应税范围的业务。2.增值税普通发票（含电子普通发票）用于公司销售货物、提供应税劳务或服务等业务，开具给不能抵扣进项税额的购买方（如小规模纳税人、消费者个人等）。电子普通发票具有与纸质普通发票同等法律效力，受票方可以自行打印版式文件作为报销凭证。适用于电商、电信、快递、公用事业等行业，方便快捷，减少纸质发票的使用和传递成本。3.机动车销售统一发票当公司销售机动车时开具，是购买方办理车辆注册登记的重要凭证。发票联作为购买方记账凭证，报税联作为购买方缴纳车辆购置税的完税凭证，注册登记联作为车辆登记单位留存，抵扣联作为购买方申报抵扣增值税进项税额的凭证（符合抵扣条件的一般纳税人）。4.通用机打发票在一些特定业务场景下使用，如部分地区对小规模纳税人销售货物或提供应税劳务、服务未纳入增值税发票管理新系统的，开具通用机打发票。具体适用范围根据当地税务机关规定执行，一般适用于销售货物、提供劳务金额较小，开票频率较低的业务。

三、发票的开具1.开具原则必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。任何部门和个人不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。2.开具流程业务部门申请：业务人员根据实际业务发生情况，填写发票开具申请单，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并经部门负责人审核签字确认。财务部门审核：财务人员收到发票开具申请单后，对业务的真实性、金额的准确性、客户信息的完整性等进行审核。重点审核是否符合公司销售政策、是否已收到款项或具备收款条件等。审核通过后，在发票开具申请单上签字确认。开票人员开具发票：开票人员依据审核通过的发票开具申请单，通过增值税发票管理新系统（或其他开票软件）开具发票。确保发票内容与申请单一致，打印清晰，发票联和抵扣联加盖发票专用章。发票交付：对于纸质发票，开票人员应及时将发票联和抵扣联交给业务人员，由业务人员负责按照合同约定的方式和时间交付给客户。对于电子发票，开票人员可通过邮件、短信等方式将发票信息发送给业务人员，由业务人员转发给客户，客户可自行下载打印报销。3.开具时限采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天。采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天。采取预收货款方式销售货物，为货物发出的当天，但生产销售生产工期超过12个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天。委托其他纳税人代销货物，为收到代销单位的代销清单或者收到全部或者部分货款的当天。未收到代销清单及货款的，为发出代销货物满180天的当天。销售应税劳务，为提供劳务同时收讫销售款或者取得索取销售款的凭据的当天。视同销售货物行为，为货物移送的当天。提供有形动产租赁服务采取预收款方式的，为收到预收款的当天。提供建筑服务、租赁服务采取预收款方式的，其纳税义务发生时间为收到预收款的当天。金融商品转让，为金融商品所有权转移的当天。视同销售服务、无形资产或者不动产，为服务、无形资产转让完成的当天或者不动产权属变更的当天。

四、发票的取得1.取得原则公司在购买货物、接受劳务或服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规和财务制度的规定。发票上应注明公司的全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，确保准确无误。2.取得流程业务人员负责：业务人员在办理采购业务、接受劳务或服务时，应主动向销售方索取发票。要求销售方按照实际交易内容如实开具发票，不得要求变更品名和金额。审核发票信息：业务人员取得发票后，应仔细审核发票的真实性、完整性和合法性。审核内容包括发票的格式、内容、印章、防伪标识等。如发现发票存在问题，应及时与销售方联系更换。提交财务部门：业务人员将审核无误的发票及时提交给财务部门。财务人员再次对发票进行审核，审核通过后办理报销或入账手续。3.特殊情况处理如果因特殊原因无法取得发票，如销售方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，业务人员应取得对方开具的收款凭证及内部凭证，并注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息，经财务部门审核后，方可作为税前扣除凭证。对于取得的增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证。自2017年7月1日起，增值税一般纳税人取得的2017年7月1日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起360日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。

五、发票的保管1.保管责任公司财务部门负责发票的统一保管工作。指定专人负责发票的日常管理，包括发票的领取、开具、存放、缴销等环节。各部门应协助财务部门做好发票管理工作，及时将已开具或取得的发票移交财务部门，并配合财务部门进行发票的盘点和检查。2.保管要求设立专门的发票存放场所，确保发票存放安全，防止发票被盗、丢失、损毁。发票存放场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。将发票按照种类、号码顺序进行存放，建立发票登记簿，详细记录发票的购入、开具、作废、红字冲销、退回、缴销等情况，做到账实相符。电子发票应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.发票丢失处理如果发生发票丢失情况，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。对于丢失增值税专用发票的，应按照以下规定处理：同时丢失发票联和抵扣联的，凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为记账凭证、退税凭证或抵扣凭证。丢失抵扣联的，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证；丢失发票联的，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证。对于丢失普通发票的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。

六、发票的作废与红字发票开具1.发票作废发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按规定开具红字发票。当月开具的发票发现有误的，可即时作废。作废时，应在防伪税控系统中将相应的数据电文按"作废"处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明"作废"字样，全联次留存。跨月的发票不得作废。如发生上述需要开具红字发票的情形，应按照规定的程序开具红字发票。2.红字发票开具流程购买方申请：购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在增值税发票管理新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。税务机关审核：主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有"红字发票信息表编号"的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方开具红字发票：销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。

七、发票的检查与监督1.内部检查财务部门应定期对发票的使用和保管情况进行自查，每月至少进行一次全面盘点，核对发票的实际库存与发票登记簿记录是否一致。每年年底，财务部门应组织开展年度发票管理专项检查，对全年发票的开具、取得、保管、作废、红字发票开具等情况进行详细检查，发现问题及时整改。公司审计部门应定期对发票管理情况进行审计监督，检查发票管理制度的执行情况，对发现的违规问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。2.接受税务机关检查公司应积极配合税务机关对发票的检查工作，如实提供发票的领购、开具、取得、保管等相关资料。对于税务机关提出的整改要求，应及时落实整改措施，并将整改情况书面报告税务机关。3.违规处理对于违反本制度规定开具、取得、保管、使用发票的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教