公司档案室管理制度

公司档案室管理制度一、总则1.目的为加强公司档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，提高公司工作效率和管理水平，根据国家有关档案工作的法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。3.档案管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于公司各部门及员工有效利用。

二、档案管理机构及职责1.档案室设置公司设立档案室，负责集中统一管理公司各类档案。档案室配备必要的办公设备和档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司各类档案，确保档案的完整与安全。对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，协助各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。积极开展档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供档案信息服务。定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并向上级领导汇报档案管理情况。3.档案管理人员职责档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务，认真履行岗位职责。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等。严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案信息安全。积极开展档案利用工作，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。定期对档案进行鉴定和销毁，对已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行处理。协助公司其他部门做好档案整理、归档等工作，对归档文件材料的质量进行检查和指导。

三、档案的收集与整理1.收集范围公司档案收集范围包括但不限于以下几类：行政管理类：公司设立、变更、注销的相关文件；公司规章制度、会议记录、工作计划与总结、统计报表、证照印章、公文往来等。人事管理类：员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、工资福利、劳动合同、离职等相关材料。财务管理类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料、资金管理等相关文件。业务经营类：市场调研、销售合同、订单、客户资料、项目策划与实施、产品研发等相关档案。基本建设类：公司新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收资料等。设备仪器类：设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护、报废等相关文件及记录。声像电子类：公司重要活动的照片、录像、录音资料，以及电子文件、数据库等。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保应归档的文件材料齐全、完整。文件材料应真实、准确、清晰，字迹工整，签字盖章齐全。收集的文件材料应按照规定的时间和程序及时移交档案室，不得积压或擅自留存。3.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为若干类别，如行政管理类、人事管理类、财务管理类等。编号：为每个类别和每份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编目：对档案进行详细的编目，包括题名、责任者、日期、文号、保管期限等，形成档案目录。装订：对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理和装订，确保整齐美观。

四、档案的保管1.保管条件档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。3.档案存放按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于快速定位和查找档案。4.档案安全防护加强档案室的安全防范措施，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设备，确保档案安全。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。严格控制档案室的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案室。对电子档案要做好备份工作，存储于不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。

五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和发展的观点，结合公司实际情况，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。3.鉴定内容根据档案的形成时间、来源、内容、重要程度等因素，综合判断档案的保存价值。对保管期限已满的档案进行重点鉴定，确定是否仍有保存价值。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。《档案销毁清册》经公司领导审批后，方可进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。已销毁的档案应在档案目录及相关检索工具中注明，并永久保存销毁记录。

六、档案的利用1.利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位因特殊情况需要查阅公司档案的，须经公司领导批准。2.利用方式查阅：档案管理人员根据查阅者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅者应在档案室指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。借阅：因工作需要确需借阅档案的，借阅者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.利用要求查阅、借阅档案时，查阅者和借阅者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。未经档案室同意，查阅者和借阅者不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。借阅的档案应按时归还，如发生丢失、损坏等情况，借阅者应承担相应的赔偿责任。查阅、借阅档案的记录应详细完整，包括查阅者或借阅者姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称及数量、归还时间等，以便进行跟踪管理。

七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。2.数字化处理对公司重要的档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理的要求。对数字化档案进行分类、编目、存储，建立电子档案数据库，实现电子档案的有序管理。3.信息系统功能档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员进行日常操作和管理。提供权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统访问权限，确保档案信息安全。具备数据备份和恢复功能，定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。4.信息安全管理加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止信息泄露和网络攻击。定期对档案信息化系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行。对电子档案的访问和