信息管理制度

信息管理制度一、总则1.目的为了加强公司信息管理，规范信息的收集、存储、使用、共享、传递、维护和安全等活动，确保信息的准确性、完整性、及时性和保密性，提高公司运营效率，保障公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工、合作伙伴以及与公司有业务往来的相关方在公司信息系统内或通过其他方式处理公司信息的活动。3.定义（1）信息：指公司在经营管理、业务活动、技术研发、市场拓展等过程中产生、获取、使用或传递的各种数据、文件、资料、记录、报告、图表、图像、音频、视频等各类形式的内容。（2）信息系统：包括但不限于公司内部的办公自动化系统、客户关系管理系统、企业资源计划系统、财务管理系统、项目管理系统等各类软件系统以及相关的硬件设施和网络环境。（3）信息安全：指保护公司信息不受未经授权的访问、使用、披露、破坏、修改或丢失，确保信息的保密性、完整性和可用性。

二、信息管理职责1.信息管理委员会（1）成立信息管理委员会，由公司高层管理人员担任成员，负责统筹规划公司信息管理工作，制定信息管理战略和政策，审议重大信息管理决策和项目。（2）定期召开会议，对公司信息管理工作进行指导、监督和协调，解决信息管理过程中出现的重大问题。2.信息管理部门（1）负责公司信息管理的日常工作，包括信息系统的建设、维护、升级和优化，信息的收集、整理、存储、分析和报告等。（2）制定和完善信息管理制度、流程和规范，组织开展信息管理培训和宣传工作，提高员工的信息管理意识和技能。（3）负责信息安全管理工作，制定信息安全策略和措施，建立信息安全防护体系，定期进行信息安全评估和检查，防范信息安全风险。3.各部门（1）负责本部门信息的收集、整理、审核和报送工作，确保信息的真实性、准确性和完整性。（2）按照公司信息管理规定和流程，正确使用和维护公司信息系统，及时反馈信息系统使用过程中出现的问题。（3）配合信息管理部门开展信息管理工作，参与信息安全管理，落实信息安全责任。

三、信息收集与整理1.信息收集原则（1）准确性原则：收集的信息应真实、准确地反映实际情况，避免虚假、错误信息的收集。（2）完整性原则：全面收集与公司经营管理相关的各类信息，确保信息的完整性，不遗漏重要信息。（3）及时性原则：及时收集所需信息，保证信息的时效性，以便为公司决策提供及时支持。（4）相关性原则：收集与公司业务活动、决策需求相关的信息，避免无关信息的干扰。2.信息收集渠道（1）内部渠道：包括公司各部门的业务报表、工作记录、会议纪要、员工反馈等。（2）外部渠道：包括政府部门发布的政策法规、行业动态、市场调研报告、媒体报道、合作伙伴提供的信息等。3.信息收集方法（1）定期收集：按照规定的时间周期，由相关部门定期报送信息，如日报、周报、月报、季报、年报等。（2）不定期收集：根据公司业务需要或突发事件，及时收集相关信息。（3）主动收集：信息管理部门或相关人员主动通过各种渠道获取所需信息，如网络搜索、市场调研、数据分析等。4.信息整理（1）对收集到的信息进行分类、编号、标注，建立信息目录和索引，便于查询和使用。（2）对信息进行审核和校对，确保信息的准确性和完整性。（3）对重要信息进行加密存储，防止信息泄露。

四、信息存储与保管1.存储方式（1）根据信息的性质、用途和存储期限，选择合适的存储方式，包括纸质存储、电子存储等。（2）对于重要的纸质文件，应进行分类归档，建立纸质档案库，并做好防火、防潮、防虫、防盗等措施。（3）对于电子信息，应存储在公司的信息系统或存储设备中，如服务器、硬盘、光盘等，并进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。2.存储期限（1）根据法律法规和公司业务需要，确定各类信息的存储期限。一般情况下，财务信息、合同协议等重要信息的存储期限为[X]年，其他一般性信息的存储期限为[X]年。（2）对于超过存储期限的信息，应按照规定的程序进行销毁或归档处理。3.保管责任（1）信息管理部门负责公司信息存储设备的管理和维护，确保存储设备的正常运行和数据安全。（2）各部门负责本部门信息的保管工作，指定专人负责信息的存储、使用和维护，确保信息的安全和完整。（3）员工个人不得擅自存储公司重要信息在个人存储设备中，如有特殊需要，应经过公司审批并采取相应的安全措施。

五、信息使用与共享1.信息使用原则（1）合法合规原则：信息的使用应符合国家法律法规和公司内部规定，不得用于违法违规活动。（2）授权使用原则：未经授权，任何人不得擅自使用公司信息。信息使用应按照规定的权限和流程进行申请和审批。（3）目的明确原则：信息的使用应具有明确的目的，不得滥用信息资源。（4）安全保密原则：在信息使用过程中，应采取必要的安全保密措施，防止信息泄露。2.信息使用权限（1）根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的信息使用权限。信息使用权限分为查阅权、修改权、删除权等。（2）员工应严格按照规定的权限使用信息，不得越权操作。如需超出权限使用信息，应按照规定的程序进行申请和审批。3.信息共享（1）公司内部信息共享应遵循合法、合规、安全、保密的原则，根据工作需要和权限范围，在相关部门和人员之间进行信息共享。（2）信息共享应经过信息提供部门和接收部门的负责人审批，确保信息共享的必要性和安全性。（3）对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的共享，应采取更加严格的保密措施，签订保密协议，并明确信息共享的范围、期限和责任。

六、信息传递与交流1.传递方式（1）信息传递应根据信息的性质、紧急程度和传递对象，选择合适的传递方式，包括邮件、即时通讯工具、文件共享平台、会议、报告等。（2）对于重要、紧急的信息，应优先采用即时通讯工具、电话等方式进行传递，确保信息能够及时传达。（3）对于一般性信息，可通过邮件、文件共享平台等方式进行传递。2.传递流程（1）信息传递应按照规定的流程进行，确保信息的准确传递和接收。信息传递流程包括信息发送、审核、接收、确认等环节。（2）信息发送人应确保信息内容的准确性和完整性，填写正确的传递对象和主题，并进行必要的审核。（3）信息接收人应及时接收信息，并进行确认。如发现信息有误或不完整，应及时与信息发送人沟通。3.信息交流（1）鼓励公司内部员工之间进行信息交流和沟通，促进信息共享和协同工作。信息交流可以通过会议、讨论、培训等形式进行。（2）各部门应定期组织内部信息交流活动，分享工作经验和业务信息，提高团队协作能力和工作效率。（3）对于与合作伙伴、客户等外部相关方的信息交流，应遵循公司的对外信息披露制度和保密规定，确保信息交流的合法性、合规性和安全性。

七、信息维护与更新1.维护责任（1）信息管理部门负责公司信息系统的日常维护和管理，确保信息系统的稳定运行和数据的安全性。（2）各部门负责本部门信息的维护和更新工作，及时对信息进行补充、修改和删除，确保信息的时效性和准确性。（3）员工个人应及时更新自己所负责的信息，确保信息的完整性和正确性。2.更新频率（1）根据信息的变化情况和业务需求，确定信息的更新频率。对于实时性要求较高的信息，如市场动态、业务数据等，应及时进行更新；对于一般性信息，可定期进行更新。（2）信息更新应做好记录，注明更新时间、更新内容和更新人员等信息。3.数据备份与恢复（1）信息管理部门应定期对公司重要信息进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。（2）制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏的情况下能够及时恢复数据，保证公司业务的正常运行。

八、信息安全管理1.安全策略制定（1）信息管理部门应制定完善的信息安全策略，明确信息安全目标、原则、措施和责任，确保信息安全管理工作有章可循。（2）信息安全策略应涵盖信息系统安全、网络安全、数据安全、用户安全等方面的内容，并根据公司业务发展和技术变化及时进行调整和完善。2.安全防护措施（1）建立信息安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术、访问控制等技术手段，防范外部网络攻击和内部违规操作。（2）对公司信息系统进行安全加固，定期进行漏洞扫描和修复，安装防病毒软件和恶意软件防护工具，确保系统的安全性。（3）对员工进行信息安全培训，提高员工的信息安全意识和技能，规范员工的信息安全行为。3.安全审计与监控（1）建立信息安全审计机制，定期对公司信息系统的操作日志、访问记录等进行审计，检查是否存在违规操作和安全隐患。（2）设置信息安全监控系统，实时监测信息系统的运行状态和网络流量，及时发现和处理异常情况。（3）对于发现的信息安全问题，应及时进行调查和处理，并采取相应的纠正措施，防止问题再次发生。4.应急响应（1）制定信息安全应急预案，明确应急响应流程、责任分工和处置措施，确保在发生信息安全事件时能够迅速、有效地进行应对。（2）定期组织信息安全应急演练，提高公司应对信息安全事件的能力和水平。（3）在信息安全事件发生后，应及时报告相关部门和领导，并采取措施进行处置，尽量减少事件对公司造成的损失。同时，应及时进行事件调查和总结，分析原因，采取改进措施，防止类似事件再次发生。

九、信息保密管理1.保密范围（1）公司商业秘密，包括但不限于技术秘密、产品研发信息、客户信息、市场策略、财务数据等。（2）公司内部文件、资料、报告等涉及公司敏感信息的内容。（3）与公司签订保密协议的合作伙伴、客户等提供的保密信息。2.保密措施（1）对涉及保密信息的文件、资料、存储设备等进行加密处理，并严格控制访问权限。（2）员工在使用保密信息时，应采取必要的安全措施，如设置密码、加密存储等，防止信息泄露。（3）在对外交流和合作过程中，如需涉及公司保密信息，应经过公司审批，并签订保密协议，明确保密责任和义务。3.保密培训与教育（1）定期组织员工进行保密培训和教育，提高员工的保密意识和技能，使其了解保密工作的重要性和相关法律法规。（2）新员工入职时，应进行保密培训，签订保密协议，明确其保密责任和义务。（3）在涉及保密信息的项目或工作中，应进行专项保密培训，确保员工熟悉保密要求和操作规程。4.保密监督与检查（1）信息管理部门负责对公司保密工作进行监督和检查，定期对保密制度的执行情况、保密措施的落实情况等进行检查，发现问题及时督促整改。（2）对于违反保密制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。

十、信息管理监督与考核1.监督机制（1）信息管理部门负责对公司信息管理工作进行日常监督，定期检查信息管理制度的执行情况、信息系统的运行情况、信息安全防护措施的落实情况等。（2）建立信息管理工作监督反馈机制，对于监督检查中发现的问题，及时向相关部门和人员反馈，并要求其限期整改。（3）公司内部审计部门负责对公司信息管理工作进行定期审计，检查信息管理工作的合规性、有效性和安全性，发现问题及时提出审计意见和建议。2.考核指标（1）信息准确性：考核信息收集、整理、存储、使用等环节中信息的准确程度。（2）信息完整性：考核信息是否全面收集，是否存在重要信息遗漏的情况。（3）信息及时性：考核信息传递、更新等环节是否及时，是否满足公司决策和业务需求。（4）信息安全：考核信息安全管理制度的执行情况，信息安全防护措施的落实情况，是否发生信息安全事件。（5）信息共享与协同：考核信息在公司内部各部门之间的共享情况和协同工作效果。3.考核方式（1）信息管理部门定期对各部门的信息管理工作进行考核评估，考核结果以书面报告的形式报送公司管理层。（2）将信息管理工作纳入公司绩效考核体系，与员工的绩效奖金、晋升等