采购业务内控制度试行

采购业务内控制度试行一、总则1.目的为了加强公司采购业务内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法合规、采购物资和服务符合需求、采购资金安全合理使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类物资采购、服务采购等采购业务活动。3.基本原则合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。效益性原则：在满足公司需求的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。制衡性原则：采购业务流程中的各个环节应相互分离、相互制约，形成有效的制衡机制。权责对等原则：明确各部门和人员在采购业务中的职责和权限，做到权责一致。

二、采购业务流程1.采购需求申请各部门根据生产、经营、管理等需要，定期或不定期提出采购需求。采购需求应详细说明物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。采购需求申请应由部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购需求申请后，应进行汇总和分析。结合公司库存情况、采购周期、市场供应状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的种类、数量、预算金额、采购时间等，并经采购部门负责人审核批准。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求和供应商评价标准，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。供应商评价：采购部门定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作、调整的重要依据。供应商管理：与选定的供应商签订采购合同或框架协议，明确双方的权利和义务。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价情况等。4.采购订单下达采购部门根据采购计划和选定的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购订单经采购部门负责人审核后发送给供应商，并留存一份副本作为采购业务执行的依据。5.采购合同签订对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应在采购订单下达后，与供应商签订正式的采购合同。采购合同应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应由法务部门或公司法律顾问对合同条款进行审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、验收部门等。6.采购物资验收采购物资到货前，采购部门应通知验收部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收过程中，如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，验收部门应及时与采购部门和供应商沟通，并做好记录。对于不合格物资，应按照合同约定进行处理，如退货、换货、补货等。验收合格的物资，验收部门应出具验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为采购付款的重要依据之一。7.采购付款采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单。付款申请单应注明采购物资或服务的名称、数量、金额、付款方式、供应商名称等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，由财务部门办理付款手续。财务部门应严格按照公司资金管理制度和采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保采购资金的安全和合理使用。

三、采购业务风险评估与控制1.风险评估市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、供应中断等风险。质量风险：采购物资不符合质量要求，影响公司生产经营活动。信用风险：供应商信用状况不佳，导致交货延迟、货物质量问题或违约等情况。合规风险：采购活动违反法律法规、公司内部规定等，给公司带来法律责任和经济损失。内部管理风险：采购业务流程不规范、部门之间沟通不畅、职责不清等，影响采购效率和效果。2.风险控制措施市场风险控制建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与多家供应商建立合作关系，避免对单一供应商的过度依赖，降低供应商垄断和供应中断风险。质量风险控制在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的验收管理，确保采购物资符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、合格证等，并对供应商的质量管理体系进行评估。信用风险控制对供应商进行信用调查和评估，选择信用良好的供应商合作。在采购合同中约定违约责任和担保条款，以约束供应商的行为。合规风险控制加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和合规意识。定期对采购业务进行内部审计和监督检查，确保采购活动合法合规。内部管理风险控制优化采购业务流程，明确各部门和人员的职责和权限，加强部门之间的沟通与协作。建立采购业务信息系统，实现采购流程的信息化管理，提高采购效率和透明度。

四、采购业务监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购业务流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门对采购业务进行财务监督，审核采购付款申请、发票等凭证的真实性、合法性和完整性。确保采购资金的支付符合公司财务管理制度和采购合同约定。3.采购部门自查采购部门应定期对本部门的采购业务进行自查，检查采购需求申请的合理性、采购计划的执行情况、供应商管理情况、采购订单下达与合同签订情况等。及时发现和纠正采购业务中的问题，不断完善采购管理工作。4.监督检查结果处理对于监督检查中发现的问题，责任部门应及时进行整改。整改完成后，应将整改情况书面报告给监督检查部门。对于违反公司采购业务内控制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。

五、附则1.本制度由公司[具体部门]负责解