公司费用报销制度及报销流程

公司费用报销制度及报销流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.费用报销原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，不得虚报、假报。合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性。合规性原则：报销必须符合国家法律法规及公司相关规定。及时性原则：员工应及时办理费用报销手续，不得拖延。

二、费用报销范围1.差旅费员工因公务需要出差，包括国内出差和国外出差，所发生的交通、住宿、餐饮等费用。具体标准按照公司《差旅费管理办法》执行。2.业务招待费公司因业务需要发生的招待客户、供应商等的费用，如餐饮、礼品、娱乐等。业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则，并提前填写《业务招待费申请单》。3.办公费购置办公用品、办公设备、耗材等费用。办公费应按照公司办公用品采购流程进行采购，并取得正规发票。4.通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用。公司根据岗位性质制定通讯费补贴标准，超出补贴部分需提供有效发票报销。5.交通费员工因公务需要乘坐公共交通工具或使用公司车辆所发生的费用。乘坐公共交通工具需提供相应票据，使用公司车辆需按照公司车辆使用规定执行。6.培训费员工参加与工作相关的培训课程所发生的费用，包括学费、教材费、住宿费等。培训费需提前经过公司审批，并提供相关培训证明和发票。7.会议费公司组织召开会议所发生的场地租赁、设备租赁、餐饮、资料印刷等费用。会议费需提前制定预算，并经公司领导审批，报销时提供相关会议通知、发票等凭证。8.其他费用除上述费用外，因公司业务需要发生的其他合理费用，如咨询费、审计费、诉讼费等。

三、费用报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出前，应根据费用性质填写相应的申请单，如《差旅费申请单》、《业务招待费申请单》、《办公用品采购申请单》等。申请单应详细填写费用事由、预计金额、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交审批。2.审批流程申请单提交后，按照公司层级审批制度进行审批。一般流程为：部门负责人审核→财务审核→分管领导审批→总经理审批（根据费用金额大小确定是否需要总经理审批）。审批人应认真审核费用的合理性、必要性及合规性，对于不符合规定的费用申请予以驳回，并说明理由。3.费用发生及报销经审批通过的费用申请，员工方可进行费用支出。在费用发生过程中，应取得合法有效的报销凭证，如发票、收据等。报销凭证应注明费用明细、金额、日期、付款方名称等信息，并加盖发票专用章或财务专用章。员工应在费用发生后规定时间内（一般为一个月）办理报销手续，将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交至财务部门。4.财务审核财务部门收到报销单据后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性及合规性进行审核。审核内容包括：报销凭证是否符合规定格式，发票信息是否齐全、真实，费用是否在预算范围内，审批流程是否完整等。对于不符合要求的报销单据，财务部门应及时通知报销人补充或更正，直至符合要求为止。5.报销支付经财务审核无误的报销单据，按照公司财务支付流程进行支付。对于符合报销规定的费用，财务部门将在规定时间内安排付款，付款方式包括现金支付、银行转账等。报销人应提供准确的收款信息，确保报销款项能够顺利支付。

四、费用报销凭证要求1.发票要求报销必须取得正规发票，发票内容应与实际业务相符，包括日期、商品名称、规格型号、数量、单价、金额等。发票应加盖发票专用章，印章清晰可辨，且发票专用章上的单位名称应与销售方一致。发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时退回销售方重新开具。2.收据要求对于确实无法取得发票的情况，可使用收据报销，但收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。收据应注明收款事由、金额、日期等信息，并详细填写收款单位名称、地址、联系方式等。3.其他凭证要求除发票和收据外，如发生差旅费、业务招待费等还需提供相关证明材料，如出差审批单、业务招待费申请单、行程单、住宿清单等。所有报销凭证应粘贴整齐，按照费用类别和时间顺序排列，便于审核和查询。

五、特殊情况处理1.预借差旅费员工因出差需要预借差旅费的，应填写《借款单》，注明借款事由、金额、预计还款时间等信息，并按照公司审批流程提交审批。预借差旅费金额应根据出差实际需要合理确定，原则上不得超过预计出差费用总额。出差结束后，员工应在规定时间内办理报销手续，并结清预借的差旅费。如实际发生费用小于预借金额，应及时归还剩余款项；如实际发生费用大于预借金额，应补足差额。2.多人共同出差多人共同出差的，可由一人统一办理报销手续，但应在报销单上注明其他出差人员姓名及费用分摊情况。报销凭证应分别注明每位出差人员的费用明细，以便财务审核和核算。3.费用超支如费用支出超过预算或申请金额，报销人应详细说明超支原因，并重新填写《费用报销单》，按照审批流程再次提交审批。对于未经审批擅自超支的费用，财务部门不予报销。4.报销凭证丢失如报销凭证丢失，报销人应及时向相关部门或单位取得证明，并说明情况。对于确实无法取得证明的，应由报销人写出书面说明，经部门负责人签字确认后，按照公司财务规定进行处理。

六、监督与处罚1.监督检查公司财务部门定期对费用报销情况进行检查，确保报销行为符合公司规定和法律法规要求。审计部门不定期对费用报销进行审计，对发现的问题及时提出整改意见。2.违规处罚对于违反本制度规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应处罚。对于虚报、假报费用的员工，除追回已报销款项外，还将按照公司相关规定给予警告、罚款、辞退等处罚，并追究其法律责任。对于审批人未认真履行审批职责，导致