质保金管理暂行规定

质保金管理暂行规定一、总则1.目的为加强公司质保金管理，规范质保金的收取、使用、退还等行为，保障公司合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有涉及质保金的业务活动，包括但不限于销售合同、工程合同、服务合同等。3.定义质保金是指公司在与客户签订相关合同时，为保证合同标的物在质保期内正常运行，由客户按照合同约定比例向公司预留的一定金额的款项。质保期是指合同双方约定的，供应商对其所提供的产品或服务承担质量保证责任的期限。

二、质保金的收取1.收取原则质保金的收取应严格按照合同约定执行，确保金额准确、比例合规。在签订合同前，业务部门应充分评估合同风险，明确质保金的收取条款，并提交财务部门审核。2.收取比例根据不同业务类型和风险程度，确定合理的质保金收取比例。一般情况下，质保金比例不得低于合同金额的[X]%，但最高不得超过合同金额的[X]%。对于风险较高的业务，可适当提高质保金比例。具体比例由业务部门根据实际情况提出建议，经公司领导审批后执行。3.收取方式质保金应在合同约定的时间内，由客户一次性支付至公司指定的银行账户。业务部门应在收取质保金后及时通知财务部门进行账务处理，并提供相关的合同及收款凭证等资料。

三、质保金的使用1.使用范围质保金主要用于在质保期内对合同标的物出现的质量问题进行维修、更换、赔偿等费用支出。具体使用范围包括但不限于：因产品质量问题导致的维修费用，包括零部件更换、人工维修等费用；因服务质量问题导致的客户损失赔偿费用；因质量问题引发的法律纠纷所产生的诉讼费用、律师费用等。2.使用审批质保金的使用需由相关业务部门提出申请，填写《质保金使用申请表》，详细说明使用原因、金额、涉及合同等信息，并附相关证明材料。申请表经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。财务部门审核通过后，报公司领导审批。经审批同意后，财务部门方可办理质保金的支付手续。3.使用记录财务部门应建立质保金使用台账，详细记录每笔质保金的使用情况，包括使用时间、金额、用途、涉及合同等信息。业务部门应配合财务部门做好质保金使用记录的核对工作，确保记录准确无误。

四、质保期管理1.质保期起始质保期自合同标的物验收合格之日起计算。业务部门应在合同签订后及时组织客户进行验收，并在验收合格后出具《验收报告》。《验收报告》应明确验收日期、验收结论等信息，并由客户签字确认。2.质保期跟踪在质保期内，业务部门应定期对合同标的物进行回访，了解其运行情况，及时发现并解决可能出现的质量问题。回访记录应详细记录回访时间、回访内容、客户反馈等信息，并归档保存。对于客户反馈的质量问题，业务部门应及时响应，组织相关人员进行分析和处理。3.质保期延长如因特殊原因需要延长质保期，业务部门应与客户协商一致，并签订补充协议。补充协议应明确延长后的质保期起止时间、双方权利义务等内容。业务部门应在签订补充协议后及时通知财务部门，财务部门根据补充协议对质保金的管理进行相应调整。

五、质保金的退还1.退还条件在质保期届满且合同标的物无质量问题或虽有质量问题但公司已按照合同约定履行了维修、更换、赔偿等义务后，公司应按照合同约定及时退还质保金。业务部门应在质保期届满前[X]天，对合同标的物进行全面检查，并向客户出具《质保期届满确认函》，确认合同标的物在质保期内无质量问题或公司已履行了相关义务。2.退还申请客户在收到《质保期届满确认函》后，如无异议，应向公司提交《质保金退还申请表》，申请退还质保金。申请表应注明合同编号、客户名称、退还金额等信息，并加盖客户公章。业务部门收到客户的《质保金退还申请表》后，应进行审核，确认客户是否已按照合同约定履行了全部义务。审核通过后，业务部门在申请表上签字确认，并提交财务部门。3.退还审批财务部门收到业务部门提交的《质保金退还申请表》后，应核对相关合同及质保期届满确认函等资料，确认无误后，报公司领导审批。经审批同意后，财务部门按照合同约定的退还方式和时间，将质保金退还至客户指定的银行账户。4.退还记录财务部门应建立质保金退还台账，详细记录每笔质保金的退还情况，包括退还时间、金额、客户名称、涉及合同等信息。业务部门应配合财务部门做好质保金退还记录的核对工作，确保记录准确无误。

六、质保金的账务处理1.收取时的账务处理财务部门在收到质保金后，应按照以下会计分录进行账务处理：借：银行存款贷：其他应付款质保金[客户名称]2.使用时的账务处理质保金用于支付质量问题相关费用时，财务部门应按照实际支出金额，做如下会计分录：借：其他应付款质保金[客户名称]贷：银行存款/库存现金/应付账款等同时，根据费用性质，分别计入相关成本或费用科目，如：借：主营业务成本/销售费用/管理费用等贷：库存商品/应付职工薪酬等3.退还时的账务处理财务部门在退还质保金时，应按照以下会计分录进行账务处理：借：其他应付款质保金[客户名称]贷：银行存款

七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对质保金的收取、使用、退还等情况进行审计监督，检查是否存在违规操作、账务处理不当等问题。如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.外部检查接受相关政府部门、行业监管机构等的检查时，公司应积极配合，如实提供质保金管理的相关资料和情况。对于检查中提出的问题，应认真整改，确保公司质保金管理工作符合法律法规和监管要求。3.责任追究对于在质保金管理过程中存在违规行为的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规行为给公司造成损失的，应依法承担赔偿