公司办公用品管理制度

公司办公用品管理制度一、总则1.目的为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等流程，提高办公用品的使用效率，节约办公成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的统一采购、验收、保管和发放。定期对办公用品的库存进行盘点，确保账物相符。根据各部门的需求和使用情况，合理制定办公用品的采购计划。各部门负责本部门办公用品的领用、使用和管理。定期向行政部门反馈本部门办公用品的使用情况和需求。

二、办公用品的分类与标准1.办公用品的分类办公文具：如笔、笔记本、文件夹、订书机、计算器等。办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。办公耗材：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。其他办公用品：如绿植、清洁用品、饮用水等。2.办公用品的标准根据工作实际需要，制定各类办公用品的配备标准，确保员工能够正常开展工作。对于耐用办公用品，如办公设备、办公家具等，应选择质量可靠、性能稳定的产品，以延长其使用寿命。在满足工作需求的前提下，优先选择环保、节能的办公用品。

三、办公用品的采购1.采购计划的制定行政部门应定期收集各部门的办公用品需求信息，结合办公用品的库存情况和使用频率，制定月度办公用品采购计划。采购计划应明确办公用品的名称、规格、数量、预算等内容，并报公司领导审批。2.供应商的选择建立办公用品供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、价格、服务等方面进行评估，选择优质供应商合作。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。3.采购流程行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。供应商按照采购订单的要求及时供货，行政部门负责对货物进行验收。验收合格后，行政部门办理入库手续，并将发票等相关凭证提交财务部门进行报销。

四、办公用品的验收与入库1.验收标准办公用品到货后，行政部门应按照采购订单的要求对货物的数量、规格、型号、质量等进行验收。对于办公设备、办公家具等大件办公用品，应按照相关标准进行安装调试，确保其正常运行。2.验收方法对于数量较少的办公用品，可采用直接清点的方式进行验收。对于数量较多、规格复杂的办公用品，可采用抽检的方式进行验收。3.入库管理验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联由行政部门留存，一联交财务部门记账，一联交仓库保管。办公用品应分类存放，摆放整齐，便于查找和管理。

五、办公用品的领用1.领用原则办公用品的领用应遵循按需领用、节约使用的原则。员工应根据工作实际需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门领取。2.领用流程员工填写办公用品领用申请表，注明办公用品的名称、规格、数量、领用原因等信息。部门负责人对申请表进行审批，签字确认后交行政部门。行政部门根据审批后的申请表发放办公用品，并在申请表上签字确认。员工领取办公用品后，应在办公用品领用登记表上签字确认。3.限量领用根据办公用品的配备标准和使用情况，对部分办公用品实行限量领用制度。例如，办公文具类的笔、笔记本等，每人每月限量领用一定数量；办公耗材类的打印纸、复印纸等，根据部门的业务量核定每月领用限额。

六、办公用品的使用与保管1.使用要求员工应正确使用办公用品，爱护办公设备和办公家具，不得随意损坏或丢弃。对于办公设备，应按照操作规程进行操作，定期进行维护保养，确保其正常运行。对于办公耗材，应合理使用，避免浪费。2.保管责任各部门负责本部门办公用品的保管，应指定专人负责办公用品的管理，确保办公用品的安全和完整。员工个人使用的办公用品，由员工自行保管，如有丢失或损坏，应自行负责。3.盘点与清查行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，每月至少盘点一次，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。每年年底，行政部门应对公司全年的办公用品使用情况进行清查，总结经验教训，提出改进措施。

七、办公用品的维修与报废1.维修管理办公设备出现故障时，使用部门应及时填写办公设备维修申请表，报行政部门。行政部门根据维修申请表安排维修人员进行维修，并记录维修情况。维修费用由行政部门统一结算，如因个人原因造成办公设备损坏的，维修费用由个人承担。2.报废管理对于无法维修或已达到报废年限的办公用品，使用部门应填写办公用品报废申请表，报行政部门。行政部门组织相关人员对报废的办公用品进行鉴定，确认符合报废条件后，报公司领导审批。经审批同意报废的办公用品，由行政部门统一处理，如变卖、捐赠等。

八、监督与检查1.行政部门监督行政部门负责对公司办公用品的采购、使用、保管等情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。定期对各部门的办公用品使用情况进行统计分析，向公司领导汇报办公用品的管理情况。2.内部审计监督公司内部审计部门负责对办公用品的采购、使用、保管等情况进行审计监督，确保办公用品的管理规范、合法、有效。对发现的违规行为，应及时提出审计意见，并督促相关部门进行整改。

九、违规处理1.对于违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处理对于未按规定领用、使用办公用品，造成浪费的员工，给予批评教育，并责令其改正。对于故意损坏办公设备、办公家具等办公用品的员工，除照价赔偿外，给予相应的纪律处分。对于违反办公用品采购、验收、保管等规定，给公司造成损失的相关责任人，给予相应的经济处罚和纪律处分。2.处理程序行政部门发现违规行为