档案员职责及档案管理制度

档案员职责及档案管理制度一、引言档案作为组织或个人在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，对于维护历史真实面貌、提供凭证依据、促进信息资源共享以及保障组织正常运转等方面都发挥着至关重要的作用。档案员作为档案管理工作的具体执行者，肩负着收集、整理、保管、利用档案等重要职责。为了确保档案管理工作的规范化、科学化、系统化，特制定本档案员职责及档案管理制度。

二、档案员职责

（一）档案收集职责1.明确收集范围深入了解本单位各类业务活动及工作流程，依据相关规定和实际工作需要，确定档案收集的范围，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。例如，文书档案应涵盖各类公文、函件、会议记录、工作计划与总结等；科技档案应收集项目立项文件、研究报告、技术图纸、实验数据等。2.主动收集定期主动向各部门、各岗位工作人员宣传档案收集的重要性和要求，提醒他们及时整理并移交应归档的文件材料。在重要会议、重大活动、重点项目开展过程中，提前介入，跟踪收集相关文件资料，确保档案的完整性和准确性。例如，在新产品研发项目中，从项目启动阶段开始，就与项目团队保持密切沟通，收集项目申报书、可行性研究报告、设计变更记录等资料。3.收集渠道拓展除了常规的内部收集渠道外，还应关注外部信息来源，如政府部门发布的政策法规文件、行业协会交流的资料、合作伙伴提供的相关文件等，并及时收集归档，为单位的决策和业务开展提供全面的参考依据。

（二）档案整理职责1.分类与编号按照档案的形成来源、时间、内容、形式等特征进行科学分类，编制统一的分类方案和编号体系。例如，文书档案可按照年度保管期限机构（问题）进行分类编号；科技档案可根据项目类别、专业领域等进行分类。确保每份档案都有唯一的编号，便于查找和管理。2.装订与编目对收集到的档案进行规范化装订，去除金属物、破损页等，确保档案整齐、牢固。同时，按照编目要求，准确填写档案的题名、责任者、日期、页数、保管期限等著录项目，编制目录索引，方便快速检索。对于电子档案，也要进行相应的元数据著录和目录编制。3.整理质量把控在档案整理过程中，严格按照整理规范和质量标准进行操作，对档案的准确性、完整性、系统性进行全面检查。对于不符合要求的档案，及时与相关部门或人员沟通，补充完善或修正错误信息，确保整理后的档案质量达标。

（三）档案保管职责1.库房环境管理负责档案库房的日常管理，保持库房清洁卫生、通风良好、温湿度适宜。定期检查库房的温湿度、消防设施、防盗设备等，确保库房环境安全可靠。例如，安装温湿度调控设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%。2.档案存储方式根据档案的载体形式和保管要求，选择合适的存储方式。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列；电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并分别存储在不同的地点，以防数据丢失。同时，对重要档案应采取加密存储等安全措施。3.档案安全保护建立健全档案安全保护制度，采取有效的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等措施。定期对档案进行清点核对，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。例如，配备防火保险柜存放重要档案，在库房内放置防虫、防鼠药品，对档案进行定期的除尘、消毒等维护工作。

（四）档案利用职责1.提供利用服务根据单位内部各部门及外部相关单位、个人的合理需求，及时、准确地提供档案查阅、借阅服务。建立档案利用登记制度，详细记录利用者的姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量、利用时间等信息。例如，对于因工作需要查阅档案的内部人员，要求填写档案查阅申请表，经部门负责人签字批准后，到档案员处查阅档案，并在档案利用登记簿上进行登记。2.利用效果跟踪对档案利用情况进行跟踪，了解利用者对档案的使用反馈，收集利用过程中发现的问题和改进建议。通过对档案利用效果的分析，总结经验教训，为优化档案管理工作提供参考依据。例如，定期向利用者发放档案利用满意度调查问卷，根据反馈意见及时调整档案服务方式和内容。3.档案信息开发积极开展档案信息开发工作，对档案内容进行分析研究，提炼有价值的信息，编写档案参考资料、专题汇编等，为单位的决策、业务开展、历史研究等提供深层次的信息支持。例如，根据单位历年的业务数据档案，编写年度业务发展报告，为领导决策提供数据参考。

（五）档案信息化管理职责1.系统建设与维护参与档案信息化管理系统的建设与规划，根据档案管理业务需求，提出系统功能需求和技术要求。负责档案信息化管理系统的日常维护工作，包括数据录入、更新、备份，系统故障排除等，确保系统的稳定运行和数据安全。例如，及时处理系统中的数据错误，对系统进行定期的安全漏洞扫描和修复。2.电子档案管理负责电子档案的收集、整理、存储、利用等全流程管理工作。按照电子档案管理规范，对电子文件进行分类、编号、著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并异地存储。例如，采用电子档案管理软件对电子文件进行集中管理，实现电子档案的在线检索和利用。3.数字化转换根据档案管理工作需要，组织开展纸质档案的数字化转换工作。制定数字化工作计划和质量标准，对数字化过程进行全程监控，确保数字化档案的图像清晰、数据准确。对数字化成果进行验收和存储，建立数字化档案数据库。例如，通过扫描、图像处理、数据挂接等环节，将纸质档案转化为电子图像，并与对应的元数据进行关联存储。

（六）档案鉴定与销毁职责1.鉴定工作组织按照国家有关规定和本单位制定的档案鉴定标准，定期组织开展档案鉴定工作。成立档案鉴定小组，由档案员、业务部门负责人、相关专家等组成，对已满保管期限的档案进行全面审查和鉴定。例如，每五年对档案进行一次集中鉴定。2.鉴定标准执行依据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，严格按照鉴定标准确定档案的存毁。对于仍有保存价值的档案，重新划定保管期限；对于确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经单位主管领导批准后进行销毁。例如，对于一些一般性的事务性文件，经过鉴定确无长期保存必要的，可以予以销毁。3.销毁监督实施在档案销毁过程中，档案员要进行现场监督，确保销毁工作按照规定程序进行。销毁完毕后，在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告单位领导。例如，采用粉碎、焚烧等方式对纸质档案进行销毁，并拍照记录销毁过程。

三、档案管理制度

（一）档案收集制度1.归档范围明确详细规定各类档案的归档范围，包括但不限于以下方面：文书档案：上级来文、本单位发文、内部请示与批复、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。科技档案：科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。人事档案：员工履历表、工资档案、考核材料、奖惩记录、培训记录等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。业务档案：市场营销档案、客户服务档案、生产经营档案等。2.归档时间规定明确各类档案的归档时间要求：文书档案应在次年上半年完成归档。科技项目档案在项目完成后三个月内归档。人事档案应及时归档，员工离职后一个月内整理归档。财务档案按照会计年度归档，在次年上半年由财务部门整理移交档案部门。3.归档流程各部门形成的文件材料由部门兼职档案员负责收集整理，定期移交档案部门。档案部门收到移交的档案后，按照分类方案进行分类、编号、编目等整理工作，对不符合要求的档案及时退回相关部门补充完善。

（二）档案整理制度1.分类标准采用科学合理的分类标准，如前文所述的年度保管期限机构（问题）分类法等，确保档案分类清晰、便于管理和查找。2.编号规则制定统一的编号规则，档案编号应具有唯一性和系统性。例如，文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+机构（问题）代码+顺序号。其中，保管期限代码可根据国家规定分为"永久""长期""短期"分别用不同数字表示；机构（问题）代码按照单位内部机构设置或业务分类进行编码。3.编目要求档案编目应准确、完整，包括以下内容：题名：填写档案的具体标题，应简洁明了、准确反映档案内容。责任者：填写档案的形成单位或个人。日期：填写档案的形成日期。页数：填写档案的总页数。保管期限：注明档案的保管期限。档号：填写档案的编号。

（三）档案保管制度1.库房管理档案库房应保持清洁卫生，每周至少进行一次清扫。安装温湿度调控设备，每天定时记录库房温湿度，根据温湿度变化及时调整。配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全，监控录像保存时间不少于30天。2.档案存储纸质档案应存放在专用档案柜中，档案柜应排列整齐，便于通风和查找。电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。重要档案应采取特殊保护措施，如加密存储、异地备份等。3.档案清点与检查每月对档案进行一次清点核对，确保档案数量准确、存放位置正确。每年对档案保管状况进行一次全面检查，重点检查档案的破损、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。

（四）档案利用制度1.利用申请内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字批准后，到档案部门办理查阅手续。外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经档案部门负责人审核同意，并报单位主管领导批准后，方可查阅。2.查阅与借阅规定档案查阅应在档案部门指定的查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.利用登记建立档案利用登记制度，详细记录利用者的姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量、利用时间、归还时间等信息。

（五）档案信息化管理制度1.系统操作规范档案信息化管理系统操作人员应经过专门培训，熟悉系统功能和操作流程。严格按照系统操作规程进行数据录入、查询、修改等操作，确保数据的准确性和安全性。定期对系统进行维护和升级，及时处理系统故障和安全漏洞。2.电子档案管理电子文件形成部门应按照电子档案管理要求，对电子文件进行规范整理和元数据著录，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。档案部门负责接收电子文件，并进行审核、存储和管理。电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档。加强电子档案的安全管理，设置不同级别的用户权限，对电子档案进行加密存储，防止数据泄露。3.数字化工作管理制定纸质档案数字化工作计划，明确数字化工作流程、质量标准和时间要求。数字化过程中，应严格按照扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节的操作规范进行，确保数字化档案的质量。对数字化成果进行验收，验收合格后进行存储和备份，并建立数字化档案数据库。

（六）档案鉴定与销毁制度1.鉴定组织与标准成立档案鉴定小组，定期对已满保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定应依据国家有关规定和本单位制定的档案鉴定标准，综合考虑档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素。2.鉴定程序档案部门提出需鉴定的档案清单，送交档案鉴定小组。鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。对拟销毁的档案编制档案销毁清册，经单