工程采购部管理制度及流程

工程采购部管理制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范工程采购部的各项工作，确保采购活动的高效、有序进行，保障工程建设所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司工程采购部所有采购活动，包括工程建设所需的设备、材料、构配件以及相关服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司的相关规定。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应保持公开透明，接受公司内部监督。成本效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。

二、组织架构及职责1.组织架构工程采购部设部门经理一名，下设采购主管、采购专员若干。2.职责分工部门经理全面负责工程采购部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。负责建立和完善采购管理制度及流程，确保采购工作的规范化和标准化。组织市场调研，掌握市场动态和供应商信息，为采购决策提供依据。审核采购合同，协调与其他部门的工作关系，解决采购过程中的重大问题。负责部门员工的培训、考核和绩效管理工作。采购主管协助部门经理制定采购计划和预算，并负责具体采购工作的组织和实施。负责供应商的开发、评估和管理，建立供应商档案，维护良好的合作关系。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保合同的有效履行。审核采购订单和付款申请，确保采购资金的合理使用。定期向上级汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题。采购专员根据采购计划和任务，负责具体的采购业务操作，包括询价、比价、议价、下单等。收集、整理供应商信息，协助采购主管进行供应商评估和管理。负责采购物资的到货验收工作，确保物资的质量和数量符合要求。协助采购主管处理采购合同的变更、解除等事宜。完成上级交办的其他临时性工作任务。

三、采购计划管理1.采购计划的编制依据工程建设项目的施工图纸、技术规范和施工进度计划。项目预算和成本控制要求。库存物资的实际情况。市场供应情况和价格波动趋势。2.采购计划的编制流程项目需求部门提出申请：项目需求部门根据工程建设需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息，并提交给工程采购部。采购部汇总审核：采购专员收到《采购申请表》后，进行汇总整理，并提交给采购主管。采购主管对采购申请进行审核，重点审核采购物资的必要性、合理性、技术要求的明确性等，对于不符合要求的申请，及时与项目需求部门沟通并反馈修改意见。制定采购计划：采购主管根据审核后的采购申请，结合库存情况、市场供应情况和采购周期等因素，制定详细的采购计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式、预计到货时间等内容，并报部门经理审批。审批下达：部门经理对采购计划进行审批，审批通过后下达给采购专员组织实施。3.采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因工程变更、设计调整、市场供应变化等原因需要调整采购计划的，项目需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整的原因、内容和影响，并提交给工程采购部。采购部按照采购计划编制流程进行审核和审批，批准后对采购计划进行相应调整。

四、供应商管理1.供应商开发供应商信息收集：采购专员通过网络搜索、行业推荐、参加展会、供应商自荐等方式，收集潜在供应商的信息，包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。供应商初步筛选：采购专员对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商，保留若干家有合作潜力的供应商作为候选供应商。供应商实地考察：采购主管组织对候选供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术能力、人员素质等方面的情况，评估供应商的综合实力和合作潜力。实地考察结束后，采购主管填写《供应商实地考察报告》，提出考察意见和是否选择该供应商的建议。供应商选择与引入：根据实地考察结果，采购部组织相关部门对候选供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。综合评估后，确定最终的供应商名单，并与其签订《供应商合作协议》，正式引入公司供应商体系。2.供应商评估与考核定期评估：采购部每年定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评估方式包括问卷调查、实地考察、数据分析、与使用部门沟通等。采购专员根据评估结果填写《供应商年度评估表》，采购主管对评估结果进行审核和汇总，形成供应商年度评估报告。动态评估：在日常采购过程中，采购部对供应商的表现进行动态跟踪和评估，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、价格不合理等情况，及时与供应商沟通并要求其整改。对于整改不力的供应商，采购部有权采取暂停合作、减少订单量、终止合作等措施。考核指标设定：根据供应商评估的内容，设定相应的考核指标，如产品合格率、交货准时率、价格偏差率、售后服务满意度等，并明确各项指标的权重和评分标准。考核结果应用：根据供应商的考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加订单量、价格优惠等奖励；对于表现较差的供应商，给予警告、限期整改、暂停合作等处罚。同时，将供应商的考核结果作为供应商后续合作、淘汰的重要依据。3.供应商关系维护定期沟通：采购部定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、市场动态、产品研发等方面的情况，及时反馈公司的需求和意见，加强双方的合作与信任。合作协调：在采购过程中，采购部与供应商密切合作，协调解决采购过程中出现的问题，如产品质量纠纷、交货期延迟、价格调整等，确保采购任务的顺利完成。培训与指导：对于新引入的供应商或在合作过程中出现问题较多的供应商，采购部组织相关人员对其进行培训和指导，帮助其提高产品质量、管理水平和服务能力。供应商激励：采购部通过建立供应商激励机制，如价格优惠、奖励积分、合作项目优先等方式，鼓励供应商积极改进产品质量、提高服务水平，与公司建立长期稳定的合作关系。

五、采购流程1.采购申请项目需求部门根据工程建设需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息，并提交给工程采购部。采购申请表应经项目需求部门负责人签字确认。2.采购审批采购专员收到《采购申请表》后，进行汇总整理，并提交给采购主管。采购主管对采购申请进行审核，重点审核采购物资的必要性、合理性、技术要求的明确性等，对于不符合要求的申请，及时与项目需求部门沟通并反馈修改意见。审核通过后，采购主管将采购申请提交给部门经理进行审批。部门经理根据公司的采购政策、预算安排和项目实际情况，对采购申请进行审批，审批通过后下达给采购专员组织实施。3.采购实施询价：采购专员根据采购申请，通过网络搜索、电话咨询、邮件询价、实地走访等方式，向多家供应商发出询价函，获取供应商的报价信息。询价函应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、交货期、付款方式等内容。比价：采购专员对收到的供应商报价进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的情况，筛选出几家性价比高的供应商作为候选供应商。议价：采购专员与候选供应商进行议价，通过谈判、协商等方式，争取更优惠的价格、交货期和服务条款。在议价过程中，采购专员应充分了解市场行情和供应商的成本结构，合理运用谈判技巧，维护公司的利益。确定供应商：采购专员根据比价和议价结果，综合考虑供应商的综合实力、信誉、产品质量等因素，确定最终的供应商，并填写《采购订单》，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等内容。采购订单应经采购主管审核和部门经理审批后，发送给供应商。4.合同签订采购专员与供应商确定合作意向后，按照公司合同管理的相关规定，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，采购专员应将合同副本提交给采购主管和财务部门备案。5.采购跟踪与催货采购专员负责采购订单的跟踪和催货工作，及时了解供应商的生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。在物资交货前，采购专员应提前与供应商沟通，确认交货时间、地点和方式，并要求供应商提供发货清单和运输凭证。如发现供应商存在交货延迟等问题，采购专员应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施尽快解决，并将情况及时反馈给采购主管和项目需求部门。6.到货验收物资到货后，采购专员应及时通知项目需求部门、质量检验部门等相关人员进行到货验收。验收人员应按照采购合同和相关标准的要求，对物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行仔细检查，确保物资符合要求。对于验收合格的物资，验收人员应填写《物资验收单》，并签字确认；对于验收不合格的物资，验收人员应及时与供应商沟通，要求其更换或处理，并做好记录。7.付款结算采购专员根据采购合同和物资验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、发票、物资验收单等相关凭证，提交给采购主管审核。采购主管对付款申请进行审核，重点审核付款金额、付款方式、发票合规性等内容，审核通过后提交给财务部门。财务部门按照公司的财务管理制度和审批流程，对付款申请进行审核和支付。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。通过对采购业务流程的梳理和分析，结合历史数据和实际案例，找出可能导致风险发生的因素，并评估其发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态和价格波动趋势，通过与多家供应商建立合作关系、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。同时，加强市场调研和分析，及时调整采购策略，优化采购计划。供应商风险应对：加强供应商管理，建立严格的供应商评估和考核机制，选择资质信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。定期对供应商进行跟踪和评估，及时发现和解决供应商存在的问题，降低供应商风险。质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收环节的管理，严格按照标准对物资进行检验。对于重要物资，可要求供应商提供质量检验报告和质量保证承诺。与质量检验部门密切配合，加强对采购物资质量的监督和控制，确保采购物资符合工程建设要求。合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照公司合同管理制度的要求签订采购合同。合同签订前，组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款明确、合法、合规。合同执行过程中，加强对合同的跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。对于合同变更、解除等事项，严格按照规定的程序进行审批和操作，防范合同风险。付款风险应对：建立健全付款审批制度，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。加强对发票的审核和管理，确保发票的真实性、合法性和有效性。在付款前，对物资验收情况、发票情况等进行仔细核对，防止出现重复付款、错误付款等情况。同时，加强与财务部门的沟通和协作，共同做好付款风险的防范和控制工作。3.风险监控与预警采购部建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关人员采取措施进行应对。同时，对风险应对措施的执行效果进行跟踪和评估，不断完善风险应对措施，提高采购风险管理水平。

七、采购档案管理1.档案内容采购档案包括采购申请表、采购计划、询价函、报价单、采购订单、采购合同、物资验收单、发票、付款申请单等与采购业务相关的文件和资料。2.档案整理与归档采购专员负责采购档案的整理和归档工作，按照采购业务的发生顺序，将相关文件和资料进行分类、编号、装订，并建立电子档案和纸质档案。采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门经理批准后，到采购部