企业费用报销制度及报销流程

企业费用报销制度及报销流程一、总则1.目的为了加强公司内部管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.费用报销原则真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，且相关凭证真实、合法、有效。合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和实际业务需要，不得铺张浪费。时效性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，超过规定期限的，财务部门可不予受理。

二、费用报销的种类及标准1.差旅费定义：员工因公务需要到常驻地以外的地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。标准：交通工具：根据职位和出差地区的不同，规定相应的乘坐标准，如飞机经济舱、高铁二等座等，特殊情况需经上级领导批准。住宿费：按照不同城市级别设定每日住宿限额，凭发票报销。餐饮补贴：根据出差天数给予一定标准的补贴，不再报销餐饮发票。2.业务招待费定义：公司为开展业务活动而发生的宴请、礼品、招待客户等费用。标准：业务招待费应严格控制，报销时需注明招待事由、招待对象等信息，单次招待费用较高的需提前申请。3.办公费定义：用于购买办公用品、文具、打印纸、墨盒等办公所需物品的费用。标准：办公费应根据实际需求进行采购，实行预算管理，超过预算的需额外审批。4.通讯费定义：员工因工作需要产生的手机话费、固定电话费等。标准：根据员工职位给予一定标准的通讯补贴，凭发票在标准内报销。5.差旅费定义：员工因公司业务需要临时到常驻地以外地区的交通、住宿、伙食及市内交通费用。标准：交通费用：飞机：根据职级确定可乘坐的舱位等级，特殊情况需提前审批。火车：一般员工乘坐硬座、硬卧，中层及以上管理人员可乘坐高铁二等座等，因工作需要乘坐软卧需特批。长途汽车：原则上不允许乘坐长途汽车，但因特殊情况需乘坐的，需说明理由并经审批。市内交通：根据出差天数给予一定的市内交通补贴，不再报销市内出租车发票，特殊情况除外。住宿费用：按照出差地区的经济水平划分不同的住宿标准，凭正规发票报销。伙食补贴：按照出差自然（日历）天数计算，给予相应标准的补贴。6.车辆费用定义：公司车辆的燃油费、过路费、停车费、保养费、维修费用等。标准：车辆费用应按照公司制定的车辆使用规定进行报销，实行单车核算，定期进行统计分析。7.会议费定义：公司召开会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿等费用。标准：会议费应严格按照预算执行，报销时需提供会议通知、参会人员名单、费用明细等相关资料。8.培训费定义：员工参加公司组织或经公司批准参加的各类培训所发生的培训费用。标准：培训费应根据培训内容和实际需求进行合理安排，报销时需提供培训通知、培训发票、培训考核记录等资料。

三、费用报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出前，应填写费用申请表，详细注明费用事由、金额、预计发生时间等信息，并按照审批权限提交相关领导审批。对于预算内的常规费用，可简化申请流程，但重大项目或超预算费用必须提前申请并经严格审批。2.费用发生及凭证取得员工按照审批后的费用申请表进行费用支出，并在支出过程中取得真实、合法、有效的原始凭证，如发票、收据、车票等。原始凭证应注明费用明细、日期、金额、开具单位等信息，且不得涂改、挖补。3.报销粘贴员工将取得的原始凭证按照费用类别进行整理，整齐粘贴在费用报销单背面，并在报销单上填写费用明细、合计金额、报销人等信息。报销单应填写清晰、准确，不得有遗漏或错误。4.部门审核报销人将填写好的费用报销单提交至所在部门负责人，部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，并签署审核意见。部门负责人应重点审核费用是否与工作相关、是否符合公司规定的标准等。5.财务审核报销单经部门审核通过后，提交至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，包括发票的真伪、报销金额是否符合标准、报销手续是否齐全等。财务审核过程中如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。6.审批根据公司的审批权限，财务审核通过的报销单依次提交给各级领导进行审批。审批人应认真审核报销内容，签署审批意见，对于不符合规定的报销予以驳回。7.报销支付报销单经各级领导审批通过后，财务部门根据公司的资金安排和报销规定进行报销支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付至报销人指定的银行账户，特殊情况需现金支付的，需经财务负责人批准。

四、费用报销的审批权限1.一般费用报销单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。单次报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.重大项目费用报销涉及重大项目的费用报销，无论金额大小，均需由部门负责人、分管领导、财务负责人审核后，报总经理审批。

五、特殊情况处理1.预借款项员工因工作需要可提前预借差旅费、备用金等款项。预借款项需填写借款申请表，经审批后到财务部门办理借款手续。借款应在规定时间内及时报销冲账，前账未清的，不得再次借款。2.报销凭证丢失若报销凭证不慎丢失，报销人应及时向开具单位取得证明，并注明原凭证的号码、金额、内容等，经部门负责人和财务部门审核后，可作为报销凭证。对于无法取得证明的报销凭证，原则上不予报销，特殊情况需经总经理批准。3.费用报销争议员工与财务部门或其他部门在费用报销问题上存在争议时，应首先通过沟通协商解决。如协商不成，可提交至公司管理层进行裁决，裁决结果为最终决定。

六、监督与检查1.公司财务部门定期对费用报销情况进行检查和统计分析，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门不定期对费用报销进行审计，检查费用报销的真实性、合理性、合规性，对违规行为进行严肃处理。3.各部门应积极配合财务和审计部门的工作，如实提供相关资料和信息。