费用报销管理制度2024修订版

费用报销管理制度2024修订版一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本费用报销管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则（1）真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，确保费用支出真实发生。（2）合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，遵循合理性标准，杜绝不合理开支。（3）审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行费用报销，各级审批人员应认真履行职责，确保审批结果准确、合理。（4）及时性原则：员工应及时办理费用报销手续，财务部门应及时审核报销单据并进行账务处理，不得拖延。

二、费用报销范围及标准1.差旅费（1）交通费用员工乘坐飞机经济舱、火车（高铁、动车二等座、普通列车硬卧及以下）、长途汽车等交通工具，凭有效票据报销。因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、火车一等座等，需提前经上级领导批准。市内交通费用，员工因工作需要在市内乘坐出租车、地铁、公交车等，凭有效票据报销。（2）住宿费用根据出差目的地及级别标准报销，具体标准如下：一线城市：[X]元/晚二线城市：[X]元/晚三线及以下城市：[X]元/晚两人及以上同行出差，原则上应安排合住，如需单独住宿，需经上级领导批准，超出标准部分自理。（3）餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，给予每人每天[X]元的餐饮补贴，不再报销餐饮发票。2.业务招待费（1）因公司业务需要发生的招待费用，应事先填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人审核、分管领导审批后执行。（2）业务招待费报销时，应提供合法有效的发票、消费清单及《业务招待费申请表》，报销金额不得超过审批金额。招待标准如下：接待公司外部客户：人均每次不超过[X]元。重要客户或特殊情况，经总经理批准后，可适当提高标准，但不得超过人均每次[X]元。3.办公费（1）办公用品、办公设备、耗材等采购费用，由行政部门统一归口管理。各部门根据实际需求填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核后，交由行政部门统一采购。（2）行政部门应建立办公用品采购台账，定期与财务部门核对。报销时，应提供发票、采购清单及验收单等。（3）办公设备的购置应按照公司固定资产管理规定执行，超过一定金额的设备采购需进行招标采购，并办理固定资产入账手续。4.通讯费（1）员工通讯费用补贴标准如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月普通员工：[X]元/月（2）员工凭通讯费发票在标准范围内报销，发票抬头必须为公司名称。若员工实际通讯费用超过补贴标准，超出部分自理；若低于补贴标准，按实际发生额报销。5.差旅费（1）员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，注明出差事由、目的地、预计出差天数等，经部门负责人审核、分管领导审批后安排出差。（2）出差结束后，应在[X]个工作日内办理报销手续，报销时应提供合法有效的差旅费发票、出差审批单、行程安排等相关证明材料。6.培训费（1）员工参加与工作相关的培训，需事先填写《培训申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后参加培训。（2）培训费用报销时，应提供培训发票、培训通知、培训证书等相关证明材料。公司内部组织的培训，由组织部门提供培训费用明细及相关证明；外部培训由员工自行提供相关材料。（3）培训费用标准根据培训内容和实际情况确定，单次培训费用超过[X]元的，需报总经理审批。7.会议费（1）因工作需要召开会议，应提前填写《会议申请表》，注明会议名称、时间、地点、参会人员、预计费用等，经部门负责人审核、分管领导审批后组织召开。（2）会议费报销时，应提供会议发票、会议通知、参会人员签到表、会议费用明细等相关证明材料。会议场地租赁、餐饮、住宿等费用应分别开具发票。（3）会议费标准根据会议规模和实际情况确定，单次会议费用超过[X]元的，需报总经理审批。8.车辆费用（1）公司车辆的燃油费、过路费、停车费等，凭有效发票报销。车辆维修保养费应在指定的维修厂进行，报销时应提供维修发票、维修清单及审批单。（2）私车公用的，按照公司规定的标准给予补贴，补贴标准为每公里[X]元。员工凭加油发票、过路费发票等在标准范围内报销，同时需提供车辆使用记录（如派车单等）。9.其他费用（1）其他因公司业务需要发生的合理费用，如咨询费、审计费、诉讼费等，报销时应提供合法有效的发票及相关合同协议等证明材料，并按照规定的审批流程进行审批。（2）对于临时性、特殊性费用支出，需事先向财务部门说明情况，经财务部门审核同意后，方可报销。

三、费用报销流程1.费用报销申请员工发生费用支出后，应及时收集整理相关原始凭证，并填写《费用报销单》，详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销部门等信息。2.部门负责人审核部门负责人对本部门员工的费用报销进行初审，审核费用的真实性、合理性、必要性，确认是否符合公司相关规定和业务需求。审核通过后，在《费用报销单》上签字确认。3.财务部门审核财务部门收到报销单据后，对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，包括发票的真伪、内容是否完整、金额计算是否正确等。同时，审核费用是否在预算范围内，是否符合报销标准。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求补充或更正相关资料。审核通过后，财务人员在《费用报销单》上签字。4.分管领导审批根据公司授权，分管领导对分管部门的费用报销进行审批，重点关注费用支出对公司业务的影响及合理性。审批通过后，在《费用报销单》上签字。5.总经理审批对于重大费用支出、超出预算范围的费用报销或其他特殊情况，需报总经理审批。总经理根据公司整体经营情况和财务状况进行决策，审批通过后在《费用报销单》上签字。6.报销支付经各级审批通过后的费用报销单，由财务部门按照公司财务制度进行账务处理，并安排资金支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付至报销人提供的银行账户，特殊情况需要现金支付的，需经财务负责人批准。

四、费用报销审批权限1.一般费用报销（1）单次费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审核、财务部门审核后即可报销。（2）单次费用报销金额在[X]元（含）至[X]元之间的，需经部门负责人审核、分管领导审批后报销。（3）单次费用报销金额在[X]元（含）以上的，需经部门负责人审核、分管领导审批、总经理审批后报销。2.重大费用支出对于预算外的重大费用支出或涉及公司战略决策、重大投资等方面的费用支出，无论金额大小，均需报总经理办公会审议通过后，由总经理审批报销。

五、费用报销凭证要求1.合法性报销凭证必须是合法有效的发票或财政监制的行政事业性收费收据等，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或收费专用章。发票内容应与实际业务相符，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等。2.真实性费用报销所提供的原始凭证应真实反映经济业务的发生情况，不得伪造、变造或虚开发票。报销人应对报销凭证的真实性负责，如有虚假报销行为，一经查实，将按照公司规定严肃处理，追回已报销款项，并追究相关人员的责任。3.完整性报销凭证应具备完整的要素，除发票外，还可能需要提供其他相关证明材料，如合同协议、审批单、清单、行程安排、培训证书等。凭证内容应填写齐全、清晰，不得有涂改、刮擦等痕迹。对于发票内容不完整、不清晰或缺少必要附件的报销凭证，财务部门有权不予受理。4.时效性费用报销应在规定的时间内进行，一般应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。对于跨年费用，应在次年[X]月[X]日前报销完毕，逾期原则上不予报销。特殊情况需经财务部门批准。

六、费用报销的其他规定1.备用金管理（1）因工作需要预借备用金的员工，应填写《备用金借款申请表》，注明借款金额、用途、预计使用期限等，经部门负责人审核、分管领导审批后，到财务部门办理借款手续。（2）备用金借款应专款专用，不得挪作他用。借款人应在规定的时间内报销冲账，如有逾期未还或未及时报销的情况，财务部门将从借款人工资中扣除相应款项。（3）备用金使用完毕后，借款人应及时到财务部门办理报销还款手续，多退少补。如备用金不再使用，应及时归还财务部门。2.费用分摊对于涉及多个部门共同承担的费用，由牵头部门负责协调各部门分摊费用，并在报销时注明各部门应承担的金额。各部门应按照分摊金额进行报销，不得推诿或拒绝承担应分摊的费用。3.费用预算管理（1）各部门应根据年度工作计划和业务需求，编制本部门年度费用预算，并报财务部门汇总审核。公司年度费用预算经总经理办公会审议通过后下达执行。（2）费用预算应严格控制执行，各部门不得超预算支出。如因特殊情况需要调整预算，应提前填写《预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及对公司整体预算的影响，经部门负责人、财务部门审核、分管领导审批、总经理批准后执行。4.财务审计与监督（1）财务部门定期对公司费用报销情况进行审计和监督，检查费用报销是否符合公司规定，审批流程是否规范，报销凭证是否真实、合法、有效等。（2）对于发现的问题，财务部门应及时提出整改意见，并要求相关部门和人员进行整改。对违反公司费用报销管理制度的行为，将按照公司规定进行严肃处理。（3）公司内