档案管理制度38350

档案管理制度38350一、总则1.目的本档案管理制度旨在建立科学、规范、高效的档案管理体系，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。

二、档案管理职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织实施和监督检查公司的档案管理工作。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体工作。2.各部门职责各部门负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并指定专人作为兼职档案员，负责与档案管理部门的沟通协调，确保本部门档案及时、准确地移交至档案管理部门。3.员工职责全体员工应严格遵守档案管理制度，妥善保管在工作中形成的各类文件资料，按照规定及时移交档案管理部门或本部门兼职档案员。在工作中应积极配合档案管理部门的各项工作，确保档案的完整和有效利用。

三、档案收集1.收集范围公司各类会议文件、决议、纪要等。公司制定的各项规章制度、办法、通知等。公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等。公司的工作计划、总结、报告、统计报表等。公司的工程设计图纸、技术文件、产品资料等。公司的财务凭证、账簿、报表等。公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。公司的声像资料，如照片、录像、录音等。其他具有保存价值的文件资料。2.收集要求各部门和员工应及时将工作中形成的各类文件资料收集齐全，不得遗漏。收集的文件资料应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况应及时修复或补充。对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。3.收集时间一般性文件资料应在形成后的[X]个工作日内收集整理完毕，并移交至档案管理部门或本部门兼职档案员。重要会议文件、合同协议等应在会议结束或签订后的[X]个工作日内收集整理完毕，并移交至档案管理部门或本部门兼职档案员。年度终了后，各部门应在次年[X]月[X]日前将上一年度形成的各类档案整理完毕，并移交至档案管理部门。

四、档案整理1.分类原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。根据公司档案的实际情况，档案分为以下几大类：行政管理类党群工作类经营管理类生产技术类财务审计类人力资源类基本建设类设备仪器类声像档案类实物档案类2.分类方法行政管理类：按照文件的性质、内容和时间顺序进行分类，可分为公司文件、会议文件、机要文件、信访文件等。党群工作类：按照党群工作的类别进行分类，可分为党组织建设、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等。经营管理类：按照经营管理的业务范围进行分类，可分为市场营销、客户管理、合同管理、物资采购、质量管理等。生产技术类：按照生产技术的专业领域进行分类，可分为产品研发、工艺技术、生产调度、设备维护、安全环保等。财务审计类：按照财务审计的业务内容进行分类，可分为财务预算、会计核算、财务报表、审计报告等。人力资源类：按照人力资源管理的模块进行分类，可分为招聘录用、培训开发、绩效考核、薪酬福利、劳动关系等。基本建设类：按照基本建设项目的阶段进行分类，可分为项目规划、可行性研究、设计文件、施工管理、竣工验收等。设备仪器类：按照设备仪器的类别进行分类，可分为生产设备、检测设备、办公设备、运输设备等。声像档案类：按照声像资料的形式和内容进行分类，可分为照片档案、录像档案、录音档案等。实物档案类：按照实物的性质和来源进行分类，可分为荣誉证书、奖杯奖牌、印章印鉴、证照批文等。3.编号规则档案编号采用"全宗号年度类别号保管期限件号"的结构，具体规则如下：全宗号：公司档案管理部门统一编制，用于标识公司全宗。年度：文件形成的年度，采用公元纪年，如"20XX"。类别号：根据档案分类结果编制的类别代码，如"XZGL"表示行政管理类。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值确定的保管期限代码，如"长期"表示保管期限为[X]年以上，"短期"表示保管期限为[X]年以下。件号：同一类别、同一保管期限内档案的顺序号，从"001"开始依次编号。例如："0012023XZGL长期001"表示公司行政管理类2023年度长期保管的第1份档案。4.装订要求纸质档案应采用A4规格的纸张进行装订，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。对于纸张规格不符合A4的文件，应进行折叠或粘贴处理，使其符合装订要求。电子文件应按照档案管理系统的要求进行整理和存储，确保文件名、文件格式、文件内容等信息的准确性和完整性。

五、档案保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度调节设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.保管方式纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案目录索引，便于查找和利用。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。声像档案、实物档案等应根据其特点进行妥善保管，确保其完整性和可读性。3.档案盘点档案管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。盘点时应填写档案盘点表，详细记录档案的名称、数量、保管期限、存放位置等信息，并与档案目录进行核对。如发现档案有丢失、损坏、变质等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。

六、档案鉴定1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重准确的原则，根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的保管期限。2.鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成，负责对档案进行定期鉴定。3.鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，对档案进行综合分析和评估。对于保管期限已满的档案，应进行重点鉴定，如档案仍具有保存价值，应重新确定保管期限；如档案已无保存价值，应按照规定进行销毁。鉴定结果应形成档案鉴定意见书，经档案鉴定小组组长审核签字后存档。

七、档案销毁1.销毁范围经档案鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁程序档案管理部门应编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、存放位置等信息，并经档案鉴定小组组长审核签字。档案销毁清册应报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和监销部门的共同监督下进行，确保销毁过程的安全、彻底。档案销毁后，档案管理部门应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由档案管理人员和监销人员签字确认。3.销毁方式档案销毁可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式进行，确保档案信息无法恢复。

八、档案利用1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的正确使用和信息安全。2.利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，应按照公司规定办理相关手续。3.利用程序公司内部员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或借阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅档案的申请函，并经公司分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。档案管理部门应根据查阅、借阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅、借阅记录。查阅、借阅记录应包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案名称、数量、用途等信息。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。借阅档案应按照规定的期限归还档案管理部门，如需延期归还，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。4.保密要求档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容和查阅、借阅情况。查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。对于涉及公司机密的档案，应按照公司保密制度的要求进行管理和利用，确保公司机密信息的安全。

九、档案统计1.统计内容档案统计应包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的情况，具体统计指标如下：档案数量统计：统计各类档案的年度新增数量、累计数量、销毁数量等。档案利用情况统计：统计档案的查阅、借阅人次、利用档案的主要内容等。档案保管状况统计：统计档案的完好率、破损率、丢失率等。2.统计方法档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案的相关情况进行统计，并填写档案统计报表。档案统计报表应报送公司分管领导和相关部门，为公司档案管理决策提供依据。3.统计分析档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，并提出改进措施和建议，不断提