信息收集管理制度

信息收集管理制度一、总则1.目的为了规范公司信息收集工作，确保信息的准确性、完整性和及时性，提高公司决策的科学性和工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位在业务活动中涉及的信息收集、整理、存储、使用和管理等工作。3.定义本制度所指信息包括但不限于：市场信息、客户信息、业务数据、技术资料、政策法规信息、行业动态信息等。

二、信息收集的原则1.准确性原则收集的信息应真实、可靠，能够准确反映实际情况，避免虚假、误导性信息。2.完整性原则确保收集的信息全面、涵盖相关业务的各个方面，避免信息遗漏。3.及时性原则及时收集所需信息，以满足公司决策和业务开展的时效性要求，避免因信息滞后而影响工作。4.相关性原则收集与公司业务相关的信息，避免无关信息的干扰，提高信息的针对性和有用性。

三、信息收集的职责分工1.市场部门负责收集市场动态、竞争对手信息、行业趋势等市场信息。定期进行市场调研，了解客户需求、市场份额、产品价格等情况，并形成调研报告。2.销售部门收集客户信息，包括客户基本资料、购买行为、信用状况等。及时反馈客户对公司产品和服务的意见和建议。3.客服部门记录客户咨询、投诉、反馈等信息，并进行整理和分析。跟踪客户问题的解决情况，确保客户满意度。4.业务部门根据业务需求，收集相关业务数据，如销售数据、生产数据、库存数据等。对业务数据进行统计和分析，为业务决策提供支持。5.技术部门收集行业内的技术资料、新技术动态等信息。关注技术标准、法规的变化，确保公司技术研发符合要求。6.行政部门收集政策法规信息、政府文件等，为公司提供政策指导。负责公司内部办公信息的收集和整理，如会议纪要、通知等。

四、信息收集的渠道与方法1.内部渠道公司内部会议、报告、文件等资料。各部门之间的信息交流与共享。公司内部信息系统，如ERP系统、CRM系统等。2.外部渠道网络资源行业网站、专业论坛、社交媒体等，获取行业动态、市场信息、客户反馈等。政府部门网站、新闻媒体网站，了解政策法规、行业新闻等。市场调研问卷调查：设计相关问卷，针对目标客户、市场进行调查，获取一手信息。访谈：与客户、合作伙伴、行业专家等进行面对面访谈，深入了解相关情况。观察：实地观察市场、竞争对手的经营活动等。行业活动参加行业展会、研讨会、峰会等，与同行交流，获取最新行业信息和技术动态。加入行业协会、商会等组织，通过组织活动获取行业内部资料和信息。数据提供商购买专业数据机构提供的市场数据、行业报告等。

五、信息收集的流程1.需求确定各部门根据业务工作需要，明确信息收集的目的、范围和内容，填写《信息收集申请表》（见附件1）。申请表经部门负责人审批后，提交至信息管理部门。2.收集计划制定信息管理部门根据各部门提交的申请表，汇总分析信息需求，制定信息收集计划，明确收集渠道、方法、时间节点等。收集计划经分管领导审批后实施。3.信息收集实施相关人员按照收集计划，通过各种渠道和方法收集信息。在信息收集过程中，应注意记录信息来源、收集时间、收集人等信息，确保信息可追溯。4.信息整理与初步分析收集到的信息应及时进行整理，去除重复、无效信息，进行分类和编码。对整理后的信息进行初步分析，提取关键信息和有价值的数据，形成初步的信息报告。5.信息审核与反馈初步的信息报告提交至信息管理部门，由信息管理部门组织相关部门和人员进行审核。审核通过的信息报告反馈至申请部门，供其参考使用；审核不通过的，返回相关人员重新收集或补充信息。

六、信息的存储与管理1.存储方式信息应根据其性质和使用频率，选择合适的存储方式，如电子文档存储、数据库存储等。对于重要的纸质文件，应进行扫描备份，并存入电子档案系统。2.存储地点电子信息应存储在公司内部服务器或安全的云存储平台上，确保数据的安全性和可访问性。纸质文件应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序进行排列，便于查找。3.信息分类与编码建立统一的信息分类标准和编码体系，对各类信息进行分类和编码，以便于信息的存储、检索和管理。信息分类应遵循科学性、系统性、实用性原则，编码应具有唯一性和稳定性。4.权限管理根据信息的敏感程度和使用范围，设置不同的访问权限。对于涉及公司机密的信息，应严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用。5.数据备份与恢复定期对重要信息进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现故障时能够及时恢复。

七、信息的使用与共享1.使用原则信息的使用应遵循合法、合规、正当的原则，确保信息用于公司的业务活动和决策支持。不得将公司信息用于个人私利或泄露给第三方。2.共享范围根据工作需要，确定信息共享的范围和对象。信息共享应严格按照规定的流程进行审批，确保共享信息的安全性和可控性。3.共享方式通过公司内部信息系统、邮件、文件共享等方式进行信息共享。在共享信息时，应明确共享的目的、范围、有效期等，避免信息滥用。

八、信息安全管理1.安全策略制定制定信息安全策略，明确信息安全管理的目标、原则和措施。信息安全策略应涵盖信息存储、传输、使用等各个环节，确保信息的保密性、完整性和可用性。2.安全技术措施采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全技术手段，防止外部网络攻击和内部信息泄露。定期对公司信息系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性。3.人员安全管理加强员工的信息安全意识培训，提高员工对信息安全的重视程度和防范能力。与员工签订信息安全保密协议，明确员工在信息安全方面的责任和义务。4.应急处理机制制定信息安全应急预案，明确信息安全事件发生时的应急处理流程和责任分工。定期组织信息安全应急演练，提高应对信息安全事件的能力。

九、信息收集的监督与考核1.监督机制信息管理部门定期对各部门信息收集工作进行监督检查，确保信息收集工作按照制度要求执行。对信息收集的准确性、完整性、及时性等方面进行评估，发现问题及时督促整改。2.考核指标制定信息收集工作的考核指标，如信息收集的完成率、准确率、及时率等。将考核指标纳入部门和个人的绩效考核体系，与薪酬、晋升等挂钩。3.考核结果应用根据考核结果，对信息收集工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。对考核不达标或存在问题的部门和个人，进行通报批评，并要求限期整改。

十、附则1.本制度由信息管理部门负责解释和修订。2.本制度自发布之日起生效实施。

附件1：信息收集申请表

|申请部门|[部门名称]|||||申请日期|[具体日期]||信息收集目的|[详细说明收集信息的用途]||信息