合同签订和审核制度

合同签订和审核制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订和审核流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议等法律文件（以下统称"合同"）。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得签订违法违规的合同。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。公平公正原则：合同的内容应公平合理，不得损害国家利益、集体利益和第三方利益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务。

二、合同签订流程1.合同立项业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并附相关背景资料和可行性分析报告。合同立项申请经业务部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据业务情况和公司利益，对合同立项申请进行审批，同意立项的，签署审批意见并签字确认。2.合同起草合同立项批准后，由业务部门负责合同的起草工作。合同起草应遵循本制度的规定和公司的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。合同起草过程中，业务部门应与对方当事人进行充分沟通，了解对方的需求和意见，对合同条款进行协商和修改，达成一致意见后形成合同初稿。3.合同审核合同初稿形成后，业务部门应将合同初稿提交给公司法律事务部门进行审核。法律事务部门收到合同初稿后，应在[X]个工作日内完成审核，并出具《合同审核意见书》。《合同审核意见书》应详细说明合同的合法性、合规性、完整性和可行性，对合同条款中存在的问题提出修改意见和建议。业务部门应根据法律事务部门的审核意见，对合同初稿进行修改和完善，形成合同送审稿。合同送审稿经业务部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据法律事务部门的审核意见和业务情况，对合同送审稿进行审批，同意签订的，签署审批意见并签字确认。4.合同签订合同送审稿经公司分管领导审批同意后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保合同文本已经双方当事人确认无误，并加盖双方当事人的公章或合同专用章。合同签订过程中，业务部门应严格按照合同约定的条款和方式履行签字手续，确保合同签订的真实性、有效性和合法性。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送公司法律事务部门备案。

三、合同审核要点1.合法性审核合同主体是否具有合法的资格和经营资质，是否具备签订合同的权利能力和行为能力。合同内容是否符合国家法律法规的规定，是否存在违法违规的条款。合同签订的程序是否符合法律法规的要求，是否存在违反法定程序的情况。2.合规性审核合同是否符合公司的各项规章制度和业务流程，是否存在违反公司规定的情况。合同的签订是否符合公司的利益和战略目标，是否存在损害公司利益的风险。合同的履行是否具有可操作性和可行性，是否存在无法履行或难以履行的风险。3.完整性审核合同条款是否完整、准确、清晰，是否涵盖了合同的主要内容和关键要素。合同的权利义务是否明确，双方当事人的责任和义务是否对等，是否存在模糊不清或歧义的条款。合同的违约责任是否明确，违约方应承担的违约责任是否合理、合法，是否具有可操作性。4.可行性审核合同的履行是否具备必要的条件和资源，是否存在因客观原因无法履行或难以履行的风险。合同的履行是否符合市场规律和行业惯例，是否存在因市场变化或行业调整导致合同无法履行或难以履行的风险。合同的履行是否会对公司的生产经营活动产生重大影响，是否存在因合同履行不当导致公司经济损失或声誉受损的风险。

四、合同审核责任1.业务部门责任业务部门是合同的发起部门和执行部门，负责合同的立项、起草、谈判、签订和履行等工作。业务部门应确保合同的真实性、合法性和有效性，对合同的内容和履行情况负责。业务部门在合同起草过程中，应认真研究合同条款，充分考虑合同的风险和利益，与对方当事人进行充分沟通和协商，确保合同条款符合公司的利益和要求。业务部门在合同签订前，应将合同文本提交给公司法律事务部门进行审核，并根据法律事务部门的审核意见对合同进行修改和完善。业务部门对法律事务部门的审核意见有异议的，应及时与法律事务部门进行沟通和协商，达成一致意见后再签订合同。业务部门在合同履行过程中，应严格按照合同约定的条款和方式履行义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决，并将合同履行情况及时报告公司相关部门。2.法律事务部门责任法律事务部门是公司合同审核的专业部门，负责对公司签订的合同进行合法性、合规性、完整性和可行性审核，并出具《合同审核意见书》。法律事务部门对合同审核意见的准确性和合法性负责。法律事务部门在合同审核过程中，应认真研究合同条款，依据国家法律法规和公司的规章制度，对合同的合法性、合规性、完整性和可行性进行全面审查，提出明确的审核意见和建议。法律事务部门应及时回复业务部门的合同审核咨询，为业务部门提供法律支持和指导。法律事务部门对业务部门提出的合同审核咨询有不同意见的，应及时与业务部门进行沟通和协商，达成一致意见后再出具审核意见。法律事务部门应定期对公司签订的合同进行统计分析，总结合同管理中存在的问题和经验教训，提出改进措施和建议，为公司领导决策提供参考依据。3.公司分管领导责任公司分管领导是合同签订的审批责任人，负责对合同送审稿进行审批。公司分管领导对合同的审批意见负责。公司分管领导在合同审批过程中，应认真研究合同送审稿，依据国家法律法规和公司的规章制度，对合同的合法性、合规性、完整性和可行性进行审查，结合业务情况和公司利益，提出明确的审批意见。公司分管领导应及时审批合同送审稿，不得拖延审批时间。公司分管领导对合同送审稿有不同意见的，应及时与业务部门和法律事务部门进行沟通和协商，达成一致意见后再进行审批。

五、合同档案管理1.合同档案的收集合同签订后，业务部门应及时将合同副本送公司法律事务部门备案。法律事务部门应指定专人负责合同档案的收集工作，对业务部门提交的合同副本进行认真核对和整理，确保合同档案的完整性和准确性。合同档案收集的内容包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、合同审批表、合同审核意见书、对方当事人的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关资料。2.合同档案的整理法律事务部门应按照合同的类别、签订时间、合同编号等顺序对合同档案进行整理，建立合同档案目录，方便查阅和管理。合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理。纸质档案应按照档案管理的要求进行装订和保管，电子档案应存储在公司指定的服务器上，并定期进行备份，确保电子档案的安全性和完整性。3.合同档案的保管公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备和设施，确保合同档案的安全保管。合同档案室应建立严格的档案管理制度，对档案的借阅、查阅、归还等进行登记和管理，防止档案丢失、损坏或泄露。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司的规章制度执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年，但涉及重要事项或重大合同的档案保管期限应适当延长。4.合同档案的查阅和借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》或《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司分管领导审批同意后，方可到合同档案室查阅或借阅。查阅或借阅合同档案时，应在合同档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自将合同档案带出合同档案室。查阅或借阅的合同档案应及时归还，不得转借他人。公司外部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应经公司总经理批准，并按照公司的保密制度签订保密协议后，方可到合同档案室查阅或借阅。查阅或借阅的合同档案应严格按照批准的范围和用途使用，不得泄露合同档案的内容。

六、合同履行跟踪与监督1.合同履行跟踪业务部门负责合同履行的跟踪工作，应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。业务部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现合同履行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。如发现对方当事人未按照合同约定履行义务的，应及时与对方当事人沟通和协商，要求对方当事人履行义务，并保留相关证据。业务部门在合同履行过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或难以履行的，应及时通知公司相关部门，并采取有效措施减少损失。同时，应按照合同约定和法律法规的规定，及时办理合同变更、解除等手续。2.合同履行监督公司法律事务部门负责对合同履行情况进行监督检查，定期对业务部门的合同履行台账进行检查和分析，及时发现合同履行过程中存在的问题，并提出改进意见和建议。法律事务部门在合同履行监督过程中，如发现业务部门未按照合同约定履行义务或存在其他违法违规行为的，应及时向业务部门发出书面整改通知，要求业务部门限期整改。业务部门应按照整改通知的要求进行整改，并将整改情况及时报告法律事务部门。公司审计部门负责对合同履行情况进行审计监督，定期对业务部门的合同履行情况进行审计检查，重点审查合同的履行情况、付款情况、验收情况等是否符合合同约定和公司的规章制度。如发现合同履行过程中存在问题的，应及时向公司领导报告，并提出审计意见和建议。

七、合同纠纷处理1.纠纷预防业务部门在合同签订前，应充分了解对方当事人的信誉、经营状况、财务状况等情况，对对方当事人进行必要的资信调查，防范合同风险。业务部门在合同履行过程中，应严格按照合同约定的条款和方式履行义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决，避免纠纷的发生。公司法律事务部门应定期对公司签订的合同进行风险评估，针对可能出现的合同纠纷，提出预防措施和建议，为业务部门提供法律支持和指导。2.纠纷处理程序合同纠纷发生后，业务部门应及时向公司法律事务部门报告，并提供相关证据和资料。法律事务部门收到报告后，应立即组织人员对合同纠纷进行调查和分析，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案经公司分管领导审批同意后，由法律事务部门负责组织实施。法律事务部门应根据纠纷处理方案，与对方当事人进行沟通和协商，争取通过协商解决纠纷。如协商不成的，应及时向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。在合同纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法律事务部门的工作，提供必要的协助和支持。法律事务部门应及时向公司领导报告合同纠纷的处理情况，确保公司领导及时了解纠纷的进展情况和处理结果。3.纠纷处理责任业务部门是合同纠纷处理的直接责任人，负责提供合同纠纷的相关证据和资料，配合法律事务部门进行调查和分析，参与合同纠纷的协商、诉讼或仲裁等活动。业务部门对合同纠纷的处理结果负责。法律事务部门是合同纠纷处理的专业部门，负责制定合同纠纷处理方案，组织实施合同纠纷的协商、诉讼或仲裁等活动，为业务部门提供法律支持和指导。法律事务部门对合同纠纷处理方案的