安全与韧性 城市或区域活动主办和组织指南 征求意见稿

安全与韧性城市或区域活动主办和组织指南本文件提供了城市或区域活动主办和组织指南。本文件适用于任何城市或区域活动的主办方和组织方。本文件不包括计划和执行具体任务的详细说明。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T24353风险管理指南GB/T44483安全与韧性术语3术语和定义GB/T24353和GB/T44483界定的术语和定义适用于本文件。3.1主办方host负责确保活动(3.5)在符合现行法律指南和协议要求下、在充分准备的环境中按计划执行的公共实体或组织。3.2主办活动hosting由主办方开展的相关正式活动。3.3承办方organizer负责确保活动(3.5)在遵守现行的法律、准则和协议要求下按计划执行的私人或公共实体或组织。3.4承办活动organizing由承办方(3.3)所开展的相关活动(3.5)。3.5活动event经策划的、为在一定时间和场所创造某种体验和(或)传递某种讯息的大型聚集行动。。[来源：GB/T31598-2015,3.8]3.6城市活动citywideevent在一个管辖区内的一个或几个地点开展的、影响(3.8)城市基础设施和居民的活动(3.5)。3.7地区活动regionalevent在多个管辖区内的一个或几个地点开展的、影响(3.8)基础设施和居民的活动(3.5)。3.8完全的或部分的由过去和现在的决策及活动引发的，对社会、经济或环境产生的积极或消极的变化。[来源：GB/T31598-2015,3.44，已修订，添加了“注1”。]3.9活动权利所有人eventrightsholder拥有或被授权使用一项或多项知识产权的法律实体。[来源：GB/T44483,3.1.211，已修订，添加了“活动”]3.10应急措施contingency针对意外情况的准备和处置。注1：在这种情况下，不必要的情况是指认为已经实施或正在实注2：补救措施与特殊响宜有关，不包括日常运行跟踪的活动和措施，如日4责任主体和关键领域4.1概述一项活动需要两个责任主体来筹备和实施：——主办方；——承办方。主办方和承办方宜相互负责，以确保活动的规划和执行符合以下要求：——联合国确定的权益求；——联合国可持续发展目标；——适用的工作法规；——适用的反腐败法规。主办人和承办方均宜计划、记录并向公众传达，他们在筹备和实现活动的所有方面如何确保与这些基本规则保持一致。负有责任的主办方宜由唯一公共实体担任。如果一项活动由几个城市或地区主办，则每个城市或地区宜指定一个负责主办方。主办方宜对所有参与主办活动的其他公共或私人实体负责，并对任何与该活动有利益关系的上级机关负责。负有责任的承办方宜由一个实体担任。如果主办城市或地区同时作为主办方和承办方，则宜该由两个不同的实体根据本文件规定分别承担相宜的责任。如果一项活动在几个城市或地区承办，则每个城市或地区宜该有一个官方负责的承办方。承办方宜对其所有分包商和参与承办活动的其他实体负责，并对任何与活动有利益关系的上级私人实体或公共实体负责。示例：与活动有利益关系的上级或公共实体可以是活动权属人或国家委员会和/或主办方和组织方宜是关于活动的所有正式相互协议的负责实体。与活动权属人达成的、任何明确权利或责任的协议宜包含在主办方与承办方之间的正式协议中。主办方和承办方宜根据本文件规定考虑以下关键领域，以确保筹备和实施一个安全、有保障和可持续的活动：——行政管理（见4.2）；——设施和地点（见4.3）；——关键基础设施和通信（见4.4）；——安全与保障（见4.5）；——信息安全和隐私管理（见4.6）；——业务和服务连续性（见4.7）；——运输和供应（见4.8）；——信息和支持（见4.9）；——市场和推广（见4.10）；——环境和遗产地（见4.11）；——活动遗产开发（见4.12）；——重建与正常化（见4.13）；——成本与资金（见4.14）。主办方和承办方均宜在各自的职责范围内，评估和管理与上述关键领域有关的所有风险。主办方和承办方均宜考虑上述关键领域，各自管理对职责的影响，同时共同确定、协调和管理相互影响和依赖责任。4.2监督与管理主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“监督与管理”，要求见表1。表1行政管理要求在活动开始前、期间和结束后，主办方的行政管理工作包括：a)建立一个健全的、有能力的组织，以管理主办方的职责；在活动开始前、期间和结束后，承办方的行政管理工作包括：f)建立一个健全的、有能力的组织，以管理承办方的职责；b)确保主办方必要的利益相关方参与其中；c)为活动提供便利；d)履行主办方职责；e)接待工作。g)确保承办方必要的利益相关方参与其中；h)为活动提供便利；i)履行承办方的职责；j)接待工作。4.3设施和地点主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“设施和地点”，要求见表2。表2设施和地点要求在活动开始前和期间使用的主办方的设施和地点包括：a)现有或新的设施和地点；b)主办方宿舍；c)主办方的行政设施。在活动开始前和期间使用的承办方的设施和地点包括：a)现有或新的场地和设施；b)现有或新的公共场所；c)参与者、代表团、访客、媒体官员和活动管理人员宿舍；d)承办方的行政设施。4.4关键基础设施和通信主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“关键基础设施和通信”，要求见表3。表3关键基础设施和通信要求在活动开始前和期间，主办方的关键基础设施和通信工作包括：b)水和卫生设施；c)道路和运输系统；d)通信网络和互联网接入；e)广播和社交媒体。在活动开始前和期间，承办方的关键基础设施和通信工作包括：b)水和卫生设施；c)道路和运输系统；d)通信网络和互联网接入；e)广播和社交媒体。4.5安全与保障主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“安全与保障”，要求见表4。表4安全与保障要求在活动期间，主办方的安全与保障工作包括：a)警务服务；b)医疗服务；c)消防和安保服务；d)跨部门合作；e)应急和危机管理。在活动之前和期间，承办方的安全与保障工作包括：a)人群管理服务；b)急救服务；c)消防服务d)安保服务；e)应急和危机管理。4.6信息安全和隐私管理主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“信息安全和隐私管理”，要求见表5。表5信息安全和隐私管理要求a)在活动之前、期间和之后，主办方的信息安全工作包括保护下列内容的机密性、完整性和可用性：——与主办方及相关部门的沟通；——关于活动的内部沟通；——关于活动的对外沟通；——关于活动的额外公共服务；——活动使用的技术和设施服务。b)在活动之前、期间和之后，主办方的隐私管理工作包括保护下列人员的个人数据以及遵守有关隐私的法律和监管义务：——主办方员工；——主办方分包商的员工；——参与者；——访客；——新闻媒体；——社交媒体。a)在活动之前、期间和之后，承办方的信息安全工作包括保护下列内容的机密性、完整性和可用性：——与承办方及相关部门的沟通；——内部沟通；——对外沟通；——活动管理；——财务事宜；——票务和入场服务；——支付及货币兑换服务；——技术和设施服务。b)在活动之前、期间和之后，承办方的隐私管理工作包括保护下列人员的个人数据以及遵守有关隐私的法律和监管义务：——员工；——分包方的员工；——参与者；——访客；——新闻媒体；——社交媒体。4.7业务和服务连续性主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“业务和服务连续性”，要求见表6。表6业务和服务连续性要求在活动之前和期间，主办方的业务和服务连续性工作包括：a)商业和金融服务：——-零售银行业务；——-建筑和工业；b)法律和秩序服务：——-犯罪预防和调查；——-起诉和拘留；在活动之前和期间，承办方的业务和服务连续性工作包括：a)行政和接待服务；b)技术和设施服务；c)票务和入场服务；d)支付及货币兑换服务。c)卫生服务：——-医院和急诊室；——-传染病和危险物质；d)公共服务：——-学校和幼儿园；——-老人及家庭照顾服务；——-社会和特殊需求服务；——-公共交通服务；——-其他公共服务。4.8运输和供应主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“运输和供应”，要求见表7。表7运输和供宜要求在活动之前和期间，主办方的运输和供应工作包括：a)为下列人员提供交通服务：——居民和访客；——主办方的工作人员。b)为下列人员提供招待和餐饮服务：——主办方的工作人员。c)公共卫生和废物管理；d）物流。在活动之前和期间，承办方的运输和供应工作包括：a)为下列人员提供交通服务：——参与者和代表团；——观众和媒体官员；——承办方的工作人员。b)为下列人员提供招待和餐饮服务：——参与者和代表团；——观众和媒体官员；——承办方的工作人员。c)卫生和废弃物管理；d）物流。4.9信息和支持主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“信息和支持”，要求见表8。表8信息和支持要求在活动之前和期间，主办方的信息和支持工作包括：a)向下列人员提供官方信息：——居民和访客；——主办方人员。b)向下列人员提供官方支持解决方案：——居民和访客；——主办方人员。在活动之前和期间，承办方的信息和支持工作包括：a)向下列人员提供官方信息：——参与者和代表团；——观众和媒体人员；——承办方人员。b)向下列人员提供官方支持解决方案：——参与者和代表团；——观众和媒体；——承办方人员。4.10市场推广主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“市场推广”，要求见表9。表9市场推广要求在活动之前和期间，主办方的市场推广工作包括：a)城市或地区的营销推广计划；b)广泛的传播策略，宣传活动，吸引本地和外国访客与观众；c)为成功举办活动，动员目标群体。在活动之前和期间，承办方的市场推广工作包括：a)估计预期游客和观众人数；b)可靠估计赞助、票务和商品销售的潜在收入；c)广泛的传播策略，宣传活动，最大限度地吸引游客；d)为成功举办活动，动员目标群体。4.11环境和遗产地主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“环境和遗产型地”，要求见表10。表10环境和遗产型地要求在活动之前和期间，主办方的环境和遗产地包含对下列内容的影响：b)遗产地点；c)主办方的碳足迹。在活动之前和期间，承办方的环境和遗产地包括采a)环境友好型解决方案；b)遗产地点友好型解决方案；c)承办方的碳足迹。4.12活动遗产开发主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“活动遗产开发”，要求见表11。表11活动遗产开发要求在活动之前、期间和之后，主办方的活动遗产开发工作包括：a)活动结束后活动场地和设施再利用的物质遗产计划；b)非物质遗产计划（经济、社会、环境、其他）；c)活动遗产治理；d)主办城市或地区的活动遗产成本和资金策e)与城市或地区的长期发展规划保持一致。在活动之前和期间，承办方的活动遗产开发工作包括：a)在活动时考虑遗产需求；b)活动结束后场馆设施的改造方案。4.13改造与常态化主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“改造与常态化”，要求见表12。表12改造与常态化要求在活动结束之后，主办方的改造与常态化工作包括：a)拆除主办方的临时设施；b)重建通用解决方案；c)保存和使用永久性设施；d)遣散主办方的临时资源；e)评估、报告和知识共享。在活动结束之后，承办方的改造与常态化工作包括：a)拆除承办方的临时设施；b)重建通用解决方案；c)遣散承办方的临时资源；d)评估、报告和知识共享。4.14成本控制与资金筹措主办方和承办方宜在活动的准备和实施阶段考虑关键领域“成本控制与资金筹措”，要求见表13。表13成本控制和资金筹措在决定举办活动之前和之后，主办方的成本控制与资金筹措包括：a)与活动相关的可靠成本估算；b)与活动有关的可靠收入和附加值；c)活动预算；d)活动必要的资金；e)活动必要的保险。在决定举办活动之前和之后，承办方的成本控制与资金筹措工作包括：a)与活动相关的可靠成本估算；b)与活动有关的可靠收入和附加值；c)活动预算；d)活动必要的资金；e)活动必要的保险。5主办和承办过程5.1概述城市或地区宜制定程序，以确保及早确定和系统性地处理活动倡议。这些程序宜确保：——任何私人或公共机构以公开透明的方式参与和支持主办和/或承办的城市或区域活动；——城市或地区在考虑主办活动时，宜实施结构化和系统化程序。主办和承办过程（以下简称为“过程”）包括以下阶段：——确定（见5.2）；——前期研究（见5.3）；——决策（见5.4）；——规划（见5.5）；——执行（见第6章）；——评估（见第7章）。从一个阶段过渡到下一个阶段时，宜由主办方和承办方双方进行正式书面认可。书面认可宜明确下列内容：——下一阶段的主办方和承办方；——主办方和承办方在关键领域的责任；——具有预期可交付成果的阶段性进度计划；主办方和承办方宜该在整个过程的各个阶段分别考虑本文件中所描述的所有关键领域。在该过程的任何阶段中，进一步考虑排除一个或几个关键领域（部分或全部）时宜形成书面决策文件。主办方和承办方宜在整个过程的各个阶段：——全力协调，确保其措施和解决方案的一致性；——定期召开协调会，共享相关信息和文件；——通力合作，确保向公众提供一致且必要的信息，鼓励公众就该项活动献言献策；——记录以后识别的活动经验教训；——制定预期实现的事后活动遗产计划。------------------------b活动遗产开发------------------------b前期决策确定规划执行评估决策确定规划执行研究筹备实施总结经验图1活动主办和承办过程决策阶段之前的阶段称为“筹备阶段”，决策之后的阶段称为“实施阶段”。决策阶段是指城市或地区正式申请和/或同意主办活动。筹备阶段和实施阶段同等重要，二者相互依存，以确保举办一个安全、有保障和可持续的活动。5.2确定5.2.1概述当城市或地区确定了城市或区域的活动倡议，并考虑批准时，即进入确定阶段。在确定阶段，城市或地区宜明确并记录必要的信息，作为进一步批准的基础。如果城市或地区确定了该城市或地区不支持某项活动倡议，该城市或地区宜确保正式撤回进一步公开支持该活动的倡议，不再继续进行。确定阶段宜明确并记录关于该活动的以下信息：——主办方和承办方；——内容和范围；——要求和规范；——经验和教训；——申请和许可；——责任和必需项；——利益相关方和合作伙伴；——决策标准。5.2.2主办方和承办方城市或地区宜将活动的官方主办责任，临时或永久性地指定给作为主办方的公共职能部门和/或实体。如主办方尚未设立正式的机构，则主办方须委任公众或私人机构作为承办方临时或永久性地承担正式筹办责任。主办方和承办方宜签署一份初步协议，以便开展下列内容：——根据本文件之规定在双方之间分配上述确定工作；——在该过程开始时分配初始成本；——制定一张有截止期限的时间表，以确保按照本文件之规定在该过程中取得必要且负责任的进如果认为时间安排不现实，主办方宜撤回举办活动的决定。5.2.3活动内容和范围主办方宜提供有关活动的初步说明，其中至少包括：——活动的预计日期；——活动的预计内容和范围；——执行阶段的初始想法；——预期的设施和场地要求；——活动对关键领域的预期依赖关系；——该活动将给城市或地区带来的附加价值的初步估计；——活动资金筹措的初步计划。5.2.4要求和规范主办方和承办方均宜确定与各自职责相关的活动的现有要求和规范，要求见表14。表14主办和承办活动的要求和规范对于具体活动，主办方的要求宜包括：a)规章制度b)官方指南；c)官方预期。对于具体活动，承办方的要求宜包括：a)官方指南；b)官方文件；c)官方预期。5.2.5经验和教训主办方和承办方均宜从以前的活动中总结经验教训，要求见表15。表15总结经验和吸取教训的要求主办方从以往活动和/或同类活动中吸取的经验教训包括：a)官方评估报告；b)相关经验教训的非正式文件；承办方从以往活动和/或同类活动中吸取的经验教训包括：a)官方评估报告；b)相关经验教训的非正式文件；c)意外事件和/或事故登记内容。c)意外事件和/或事故登记内容。注：评估报告可由前主办方、承办方及/或活动权属人提供。5.2.6申请和许可主办方和承办方宜相互提供相关活动所需提交的申请资料和许可，要求见表16。表16申请和许可识别的要求通常情况下，主办方宜确定安排和/或主办活动所需的申请与许可，以及相宜的截止日期。通常情况下，承办方宜确定安排和/或主办活动所需的申请与许可，以及相宜的截止日期。5.2.7责任和必需项主办方和承办方均宜明确与活动有关的责任和必需项。对于主办方和承办方，主办方和承办方的责任至少宜包括：——说明和分配职责；——说明和分配任务与活动；——相互理解期望和遵守要求；——相互理解主办方监管机构。主办方和承办方宜在初始协议中记录分配和相互理解情况。对于主办方和组织方来说，按照初始协议履行的必要条件应包括:——足够的临时组织机构；——必要的权限；——必要的能力。主办方和承办方均宜设立一个临时组织机构，该机构由具有管理能力的职能部门组成，要求见表17。表17主办方和承办方的临时组织机构要求主办方应至少建立一个临时组织，该组织应具备管理和处理以下事务的能力和权限：a)治理事宜；b)财务事宜；c)法务事宜；d)审计事宜；e)业务和服务连续性事宜；f)社会和公共安全事宜；g)沟通事宜；h)活动遗产开发事宜。承办方应至少建立一个临时组织，该组织应具备管理和处理以下事务的能力和权限：a)治理事宜；b)财务事宜；c)法务事宜；d)活动运营事宜；e)人力资源事宜；f)健康、安全、安保、环境和质量事宜；g)沟通事宜；h)商业事宜。注1：主办方可在该过程的筹备阶段同时承担主办方和注2：对于承办方，商业事宜包括赞助、市场推广、票主办方和承办方宜根据筹备阶段和活动实施阶段的发展情况，适时调整组织机构。5.2.8利益相关方和合作伙伴主办方和承办方宜与利益相关方和合作伙伴一同做出安排，以便能够主办和承办一个安全、有保障和可持续的活动。利益相关方和合作伙伴包括需要参与整个过程所有阶段的职能部门、实体和/或组织。主办方和承办方都宜根据ISO20121:2012的要求，识别、吸引和管理利益相关方，要求见表18。表18利益相关方和合作伙伴的确认要求对于主办方，利益相关方和合作伙伴包括但不限于：a)承办方；b)国内外活动权属人；c)地方、地区和国家当局；d)警务部门和警资源；e)卫生部门和支持医疗卫生资源；f)消防和救援部门及支持消防救援服务的资源；g)关键基础设施供应商；h)关键服务供应商；i)媒体和居民；j)流动人群；k)员工和志愿者；l)赞助商。对于承办方，利益相关方和合作伙伴包括但不限于：a)主办方；b)国内外活动权属人；c)参与者和代表团；d)观众；e)分包商；f)媒体和居民；g)流动人群；h)员工和志愿者；i)赞助商。5.2.9决策标准主办方和承办方均宜在决策阶段确定主办和/或承办活动的决策标准。在前期研究阶段之前，宜界定并记录这些标准，以确保这些标准不会根据初步评估的结果产生调整，相关决策标准见表19。表19主办方和承办方的决策标准要求主办方的相关标准包括：a)可接受的社会影响水平——主办方宜就所有相关关键领域的可接受社会影响水平加以说明，以确定该活动的可接受影响水平。——可接受的社会影响水平宜确保市民和游客在活动举办之前、期间和之后有效地持续访问关键基础设施和关键服务。——对可接受的社会影响水平的描述宜定义对安全可靠事件所需的连续性管理的整体期——该描述对于提供初步计划和相宜的初步费承办方的相关标准包括：a)可接受的风险水平——承办方宜就有关活动说明一般可接受风——可接受的活动风险水平宜与该活动和/或类似活动现有的可接受风险水平保持一致。——对可接受的风险水平的描述宜定义对安全可靠事件所需的连续性管理的整体期望。——该描述对于提供初步计划和相宜的初步费用评估而言十分重要。b)可接受的成本水平用评估而言十分重要。b)可接受的社会风险水平——主办方宜就主办活动所有相关关键领域的可接受社会风险水平加以说明。——可接受的社会风险水平宜与城市或地区在正常运转期间的现有社会风险水平保持一致。——对可接受的社会风险水平的描述宜定义对安全可靠事件所需的风险管理的整体期——该描述对于提供初步计划和相宜的初步费用评估而言十分重要。c)必要的附加价值水平——主办方宜对该城市或地区所期望的必要附加值水平做出估计。——必要附加价值水平宜是财务层面的，并与支持举办可持续活动的决策所需的价值相一致。d)可接受的成本水平——主办方宜估计不可超出的可接受费用水平，以支持安排具体活动的决定。——可接受的费用水平宜与主办方愿意并且能够在该活动中花费的一般预算相符。e)可接受的资金筹措风险——主办方宜确定可接受的资金筹措风险。——可接受的资金筹措风险水平宜与该城市或地区在资金筹措失败时愿意并且能够承受的经济损失保持一致。——承办方宜估计不可超出的可接受费用水平，以安排具体活动。——可接受的费用水平宜与承办方愿意并且能够在该活动中使用的一般预算金额相符。c)必要的收入水平——承办方宜估计该活动的预期必要收入水平。——必要收入水平宜与该活动所需的收入相一致。d)可接受的资金筹措风险。——承办方宜就活动资金筹措宜界定可接受的风险。——可接受的资金筹措风险水平宜与承办方在资助失败时愿意并且能够承受的经济损失保持一致。5.3前期研究5.3.1概述在完成了必要的确认工作并记录下来后，就进入了前期研究阶段，并在截止日期之前的适当时间决定是否主办和承办该活动。在前期研究阶段，主办方和承办方宜提供必要的初始文件并进行初步费用评估，以决定是否申请或主办和承办活动。主办方和承办方均宜确保有关各方参与必要的文件编制和成本评估工作，并进行跨部门协调，以便为决策阶段奠定基础。5.3.2活动描述承办方宜详细描述活动，按照活动的初步描述及确定的决策标准制定实施阶段的初步计划。需要提供详细的活动描述和活动的初步计划，以便针对关键领域开展初步评估以及制定相宜的成本评估计划。详细的活动描述至少宜包括：——活动的确切日期，包括建立和拆除的时间表；——活动的预计一般内容和范围；——执行阶段的初步计划；——所有设施及场地需求的初步计划；——为处理对关键领域有影响的事件而制订的初步计划；——关于活动附加值利用的初步计划；——活动经费的初步预算；——与城市或地区长远发展规划保持一致；——活动结束后的初步遗产计划。5.3.3活动协议在初始协议的基础上，主办方和承办方宜签署一份详细的相互协议，其中具体规定：——职责；——任务与活动；——成本分配。在接下来的各个阶段，主办方和承办方相互了解：——计划活动、里程碑和截止日期；——期望和合规要求；——主办方监管机构；——活动延期或取消权限；——变更管理；——出现争议时引入第三方。关于期望和合规要求的共识宜描述主办方和/或承办方将执行和/或提供的任何工作、服务或资源的既定和/或期望的质量和/或数量。关于主办方监管机构的共识宜描述主办方如何确保承办方按照主办方的期望和活动协议的要求管理活动，其中宜包括：——权利的关键规范，承办方在履行活动协议和所需具体交付物方面的责任和义务；——相互确立的里程碑和质量绩效指标以及报告要求，承办方可以根据这些指标来评估其对关键规范的遵守情况；——当发现不符合质量绩效指标时，承办方纠正不合规问题的时间范围；——关于未能在规定时间内补救违规问题，承办方可能会面临的处罚、费用或法律追责，以及在某些情况下终止活动协议的规范。关于活动延期或取消权限的共识宜描述哪些实体有权决定延期、停止和/或终止活动和/或其准备工作、如何以及何时使用该等权限、以及主办方或承办方可能面临的所有处罚。关于变更管理的共识宜包括里程碑、截止日期、任务和活动、角色和责任、职能和组织、对合规性的理解、成本或成本分配等变更事宜。详细的相互协议宜根据本文件分配角色、责任、任务和活动，并进行相应的费用分配。需要制定详细的相互协议，以尽量减少今后各阶段可能出现的争端和分歧，并制定活动初步管理计划。5.3.4前期管理计划主办方和承办方宜在各自职责范围内提供初步管理方案并实施管理体系，具体要求见表20。可以考虑使用以下文件：GB/T19001、ISO20121和ISO21502。表20前期管理计划要求主办方的前期管理计划至少宜：a)描述临时主办机构如何根据详细的相互协议规划其工作；b)描述主办方及其主要利益相关者所需的组织资源和设施；c)包含主办方与其主要利益相关者之间相宜的成本估计和成本分配计划。承办方的前期管理计划至少宜：a)描述临时承办机构如何根据详细的相互协议规划其工作；b)描述承办方及其主要利益相关者所需的组织资源和设施；c)包含承办方与其利益相关者之间相宜的成本估计和成本分配计划。主办方和承办方宜共享初步管理方案，以确保工作的一致性，同时将双方资源有计划的纳入接下来的过程中。5.3.5需求评估承办方宜就活动所需的主要领域需求提供初步评估，特别是：——设施和地点；——关键基础设施和通信；——业务和服务连续性；——运输和供应。针对该活动的要求进行的初步需求评估宜包括：——现有场地及设施的使用；——对现有场地和设施进行翻新或调整的需求；——建造新场地和设施的需求；——现有的基础设施和公共服务的利用；——更新或调整现有基础设施和公共服务的需求；——建设新的基础设施和公共服务的需求。承办方宜提供一份基于需求评估的初步计划，包括：——时间估计、里程碑和截止日期，以确保及时了解相关信息；——与评估和实施计划有关的成本估算。5.3.6能力评估主办方宜提供一份初步的能力评估，基于下列内容评估活动对社会的影响：——详细的活动描述；——识别的以往的经验教训；——明确的决策标准；——初步需求评估。初步能力评估宜涉及关键领域，特别是：——关键基础设施和通信；——业务和服务连续性；——运输和供应；——环境和遗产地。主办方宜根据初步能力评估，提供一份初步可行性计划，其中包括必要的措施，以确保主办方和承办方在以下各方面符合可接受的社会影响水平：——容量；——冗余；——应急措施；——跨部门合作主办方宜提供与活动有关的城市或地区的必要缓解措施的成本估算。5.3.7初步风险评估主办方和承办方均宜提供初步的风险评估，要求见表21。表21预先风险评估要求主办方宜提供：a)基于下列各项内容，对该活动进行的社会影响初步风险评估：——详细的活动描述；——以往的经验教训；——明确的标准；——已知的或未排除的、由活动引起的其他社会风险。初步风险评估宜涉及关键领域，特别是：——安全和保障，包括人群管理；——信息安全和隐私管理。风险评估至少宜包括对不希望发生的事件的评估，例如：——意外事件；——故意事件或行为；——健康威胁；——危险的活动群体行为；——环境或天气事件。b)基于初步风险评估的初步风险缓解计划，包括以下措施：——中和或最小化该活动对社会造成的额外风——符合规定的可接受风险等级。c)基于初步风险评估的初步安全和应急管理能力评估，其中：——明确应急能力的必要质量和数量；——确定不同部门的应急资源；——明确公众人群管理能力的必要质量和数量；——明确安全管理能力所需的质量和数量；——确定必要的跨部门合作。d)基于初步应急管理能力评估的初步安全保承办方宜提供：a)基于下列各项内容，对该活动进行的初步特定风险评估：——详细的活动描述；——以往的经验教训；——明确的标准；——已知的或未排除的由主办城市或区域活动引起的风险。初步特定风险评估宜涉及关键领域，特别是：——安全和安保包括人群管理活动；——信息安全和隐私管理。特定风险评估至少宜包括对不希望发生的事件的评估，例如：——意外事件；——故意事件或行为；——健康威胁——危险的活动群体行为；——环境或天气事件。b)基于初步特定风险评估的初步特定风险缓解计划，包括以下措施：——中和或最小化特定风险评估中识别的风——准备应对活动中的残余风险；——准备应对特定风险；——符合规定的可接受风险等级。c)基于初步特定风险评估的初步特定应急管理能力评估，其中：——明确应急能力的必要质量和数量；——确定不同部门的应急资源；——明确人群管理能力所需的质量和数量；——明确安全管理能力所需的质量和数量；——明确主办方和承办方之间必要的应急安全障应急计划，其中记录：——主办方资源的质量和数量；——应急响应的执行情况；——安全行动的执行情况；——跨部门合作；——培训和演练。e)初步的信息安全和隐私评估，以及相应的初步信息和隐私管理计划。f)基于初步风险评估和初步安全管理能力评估的初步公共人群管理方案。主办方宜提供关于下列必要措施的初步费用评估：——风险缓解；——安保和应急准备；——信息安全和隐私管理；——公众人群管理。合作。d)基于一般应急管理能力评估的初步特定安全应急计划，其中记录：——承办方资源的质量和数量；——应急响应的执行情况；——安保执行情况；——主办方和承办方之间的应急安全合作；——训练和演习。e)初步特定信息安全和隐私评估，以及相应的初步特定信息和隐私管理计划。f)根据初步特定风险评估及初步特定安全管理能力评估，制订初步特定人群管理计划。承办方宜提供关于下列必要措施活动的初步费用评估：——风险缓解；——安全和应急准备；——信息安全和隐私管理；——活动人群管理。主办方及承办方均宜：——按照GB/T31595进行业务连续性管理。——按照ISO31000进行风险管理；——按照IEC31010进行风险评估；——按照GB/T40151进行应急能力评估。——按照ISO/IEC27001保护信息安全。主办方和承办方宜考虑在各自评估中评估任何可能的声誉风险。5.3.8信息活动评估主办方和承办方均宜评估利益相关方获取信息和物资的情况。主办方和承办方宜对下列事项进行初步评估：a)按照相宜的初步参与计划初步评估利益相关方；b)按照相宜的初步信息计划初步评估信息需求；c)按照初步市场推广计划初步评估营销和推广情况；d)按照初步支持计划初步评估支持需求。主办方和承办方均宜在职责范围内提供与信息和支持相关的初步费用估算。5.3.9遣散活动评估主办方和承办方均宜评估在活动结束后恢复城市的正常运行。主办方和承办方的评估宜包括：a)关于改造与常态化需求的初步评估；b)关于改造与常态化的初步计划。主办方和承办方均宜在各自的职责范围内提供改造与常态化相关的初步费用估算。5.3.10附加值评估主办方和承办方均宜评估主办和承办活动所带来的城市利益或地区利益。对活动预计为城市或地区带来的附加价值的初步评估宜涉及:——直接收入；——间接价值；——活动遗产。主办方和承办方均宜提供财务层面的附加值估算。5.3.11财务影响评估主办方和承办方宜确保相互理解前期研究阶段评估和相应计划中确定的所有措施与工作，并以此作为财务估计的基础。主办方和承办方宜就各自的职责提供财务估算。主办方和承办方应将其财务预算分别划分为设计和建造场地及设施所需的预算和举办活动所需的预算，要求见表22。表22财务估计要求主办方的财务估算宜包括：a)主办方的直接成本和收入：——总成本估算，基于评估得出的初步成本估——总收入估算，基于活动的预期直接收入。b)城市或地区的附加值：——活动的预期间接、直接和诱导价值的估算c)资金筹措计划：——活动资金筹措计划；——公众相关利益方之间的资金分配计划。d)财务评估评估宜包括：——预期总体成本和收入；——预期总体附加值；——资金筹措风险。根据已识别的：——可容忍的成本水平；——必要的附加值水平；可接受的资金筹措风险。承办方的财务估算宜包括：a)承办方的直接成本和收入：——总成本估算，基于评估得出的初步特定成本估算；——总收入估算，基于活动的预期直接收入。b)资金筹措计划：——活动资金筹措计划；——公众相关利益方之间的资金分配计划。c)财务评估-评估宜包括：——预期总体成本；——预期总体收入；——资金筹措资金风险。根据已识别的：——可接受的成本水平；——必要的收入水平；可接受的资金筹措风险。5.3.12利益相关方的认可主办方和承办方均宜确保并记录对各自主要利益相关方的认可，具体包括：a)下列要求：——设施；——基础设施；——服务；——资源；——立法和法规；——免税；——专有权保护；——隐私权。b)下列事项的分配：——工作；——成本控制和资金筹措。5.4决策5.4.1概述在完成文件记录并提交后，在决定是否主办和承办活动的截止时间之前，即为决策阶段。主办方和承办方均宜：——确保由正确的决策机构就是否申请或主办及承办活动做出必要的决定；——确保有效和透明的决策过程。5.4.2决策权限主办方和承办方均宜明确正确的决策机构，要求见表23。表23决策机构确定要求对于主办方而言，决策机构可以是一个和/或多个：a)国家主管机构；b)地区主管机构；c)地方机关。对于承办方而言，决策机构可以是一个和/或多个：a)国际和/或国内活动权属人；b)国内、区域和/或本地组织；c)执行董事和/或董事会。5.4.3决策文档主办方和承办方均宜提供主管机构决策所需的文件，包括：——活动描述及协议；——管理计划；——评估及相应计划；——财务估算及相应的资金筹措计划；——活动结束后的遗产计划；——利益相关方的认可；——根据确定的决策标准对决策提出的建议。5.4.4决策文件主办方有权决定是否主办该活动。承办方有权决定是否承办该活动。双方决策主管机构宜：——根据对文件的评估和相应的决策标准，对其决定进行论证并编制文件；——解释并记录任何与决策标准和建议相冲突的决策。如果城市或地区和/或承办方决定不举办和/或承办该活动，主办方宜确保正式撤回进一步公开支持该活动的倡议，不再继续进行。5.4.5资金筹措和保险主办方和承办方的决策当局均宜根据资金筹措计划提供必要的资金，并确保投保必要的保险。5.4.6分配责任主办方和承办方的决策主管机构宜把主办与承办责任分配给各自的职能部门。如果主办方和/或承办方在实施阶段与筹备阶段发现存在差异，宜确保必要的权限、认知和能力的延续性。5.4.7申请和许可主办方和承办方宜在各自的职责范围内，在适当的时间内：——提交必要的申请；——提供必要的许可。5.4.8信息和请求主办方和承办方宜在各自的职责范围内：——将主办和/或承办活动的决定通知利益相关方；——向利益相关方提供支持请求。支持请求宜符合：——初步评估和计划；——初步成本和资金估算。5.5规划5.5.1概述在做出必要决策并记录，同时准备举办活动时，开始进入规划阶段。主办方和承办方宜确保详细的活动协议适用于实施阶段或相应修订阶段。主办方和承办方宜确保利益相关方在规划阶段的必要参与和跨部门合作能力，以确保：——优化实施阶段的质素及承诺；——成为执行阶段的最佳基础。5.5.2管理方案主办方和承办方宜成立一个组织，确保在实施阶段履行与活动有关的义务，要求见表24。表24主办方和承办方的组织要求主办方至少宜建立一个由职能部门组成的组织，且其能力足以管理以下工作：a)治理；b)财务；c)法务；承办方至少宜建立一个由职能部门组成的组织，且其能力足以管理以下工作：a)治理；b)财务；c)法务；e)业务和服务连续性；f)公共安全；g)沟通；h)遗产管理。d)活动运营；e)人力资源；f)健康、安全、安保、环境和质量；g)沟通；h)商业事宜。注1：主办方可在实施阶段同时管理主办方和承办方的注4：对于承办方，商业事宜包括赞助、市场推广、票主办方和承办方均宜根据实施阶段的发展情况调整组织机构。主办方和承办方均宜在初步管理计划的基础上，根据GB/T19001和GB/T31598的规定，在各自职责范围内提供详细的管理方案，要求见表25。表25详细管理方案的要求主办方的详细管理方案宜至少按照以下内容描述其如何规划和管理其工作：a)具有相应截止日期的活动协议；b)活动描述和相应的初步管理方案；c)活动奖励文件中的规范（如适用）；d)决策机构的事先准备和决定；e)财务估算和资金筹措；f)法律法规。承办方的详细管理方案宜至少按照以下内容描述其如何规划和管理其工作：a)具有相应截止日期的活动协议；b)活动描述和相应的初步管理方案；c)活动奖励文件中的规范（如适用）；d)决策机构的事先准备和决定；e)财务估算和资金筹措；f)法律法规。主办方和承办方宜共享其详细管理方案，以确保工作的一致性，以及将彼此资源有计划的纳入接下来的过程中。5.5.3详细评估主办方和承办方宜在前期研究阶段预先评估的基础上，分别进行详细评估。详细评估宜包括为更好地了解所有关键领域所必需的、所有已确定的主题和挑战，以便制定相应的详细方案。详细评估至少宜包括但不限于：——需求和必要性评估；——业务和服务连续性评估；——风险评估；——应急管理能力评估；——安保管理能力评估；——信息安全和隐私管理评估；——信息和利益相关方参与评估；——改造与常态化工作评估。主办方和承办方均宜：——按照ISO22301进行业务连续性管理；——按照ISO31000进行风险管理；——按照IEC31010进行风险评估；——按照GB/T44151进行应急能力评估；——按照ISO/IEC27001保护信息安全。主办方和承办方宜考虑在各自评估中评估任何可能的声誉风险。5.5.4详细计划主办方和承办方宜根据以下内容，各自制定详细计划：——在前期研究阶段制定的初步方案；——在决策阶段得出的前提条件和决定；——详细评估。承办方宜在初步活动规划的基础上，制定及提供一份详细的活动执行计划。主办方和承办方均宜制定详细计划，以确保在所有关键领域内履行其义务。详细计划宜至少包括：——活动计划；——开发计划；——预防和缓解计划；——持续性计划；——应急计划；——信息计划；——改造与常态化计划。5.5.5跨部门合作主办方宜制定并提供一份详细的跨部门合作计划，具体包括：——主办方；——承办方；——应急服务；——安保服务；——关键基础设施供应商；——关键服务供应商。该计划宜当包括有关下列事项的有效规程：——协作；——共享信息；——沟通；——协同响应。跨部门合作最好宜基于：——跨部门联动；——数字平台。跨部门合作的目标宜优化：——共享态势感知；——及早发现问题和危害；——及早实施预防措施；——早期预警和调动有关资源；——协调响应；——分发协调一致的公共信息；——理想情况重建。5.5.6培训主办方和承办方均宜：——计划并提供必要的培训活动及演练，以确保按照详细计划行动的能力；——在执行阶段之前记录并验证必要的能力。6执行在必要规划完成后、活动开始之前，即进入了执行阶段。主办方和承办方均宜确保：——在其职责范围内按照相应的详细计划履行职责；——按照详细的活动协议开展工作；——在财政资助范围内开展工作。在最终确定所有关于改造与常态化的责任并经主办方和承办方的同意与认可之后，执行阶段方可结束。7活动后评估7.1概述活动后评估宜在活动正式结束后立即开始。7.2信息收集主办方和承办方均宜：——分别制定系统性收集信息的规程，作为各阶段评估的依据；——让所有利益相关方参与信息收集，作为评价的基础；——确保收集文件化的信息，包括与本文件中所有工作相关的经验和教训。有关各方宜不断分享信息，