SAPFI财务会计功能详解

/2010年2月26日星期五SAPFI財務會計功能詳解1SAPR/3系統中的財會子系統1.1企業結構的變化企業經營管理的全球化和多元化推動了世界範圍內企業結構的變化，並且使業務流程日益複雜。這種趨勢推動了產品和業務流程的革新和對資訊高速公路的應用。所有這些都要求以更短的反應時間來進行更多的協調與控制工作。有時效性的決策必須基於不斷地提供的即時的資訊。SAPR/3系統提供包括所有業務領域的業務處理流程的集成的解決方案。1.2管理手段由財務會計、管理會計和金庫三個模組組成的財會子系統是整個解決方案中重要的部分。通過財會子系統內不同的模組之間的聯繫和與其他應用模組如後勤和人力資源模組的集成，SAPR/3的財會子系統就成為公司所有部門的管理工具。與後勤供應鏈中從采購到銷售的資料介面能夠優化經營管理業務流程，而包括與客戶、供應商以及金融機構的策略性業務夥伴在內的功能則更進一步強化了SAP的解決方案的有效性。1.3決策的基礎除了提供財會資料，財會子系統必須首先為公司的戰略決策處理經營資料。對經營狀況的計畫、控制和監測功能都已經参加到文檔和管理功能中。SAPR/3系統的財會子系不受公司規模的局限。小到一個銷售代理辦事處，大到一個跨國集團公司均可以應用其功能。該系統同時也能適應不同行業和國家的需要。預先設定的系統可以直接用於不同的行業，例如特別設置的會計科目表等1.4國際性的應用系統對於跨國公司，R/3系統提供了可塑性很強的可應用於不同國家的功能。R/3系統能夠滿足一些主要的工業化國家在多語種、多幣種以及那些在稅收政策、報表和支付方式方面的特殊需求。運用SAPR/3系統可以構築一個能夠對不同國家和地區的子公司進行法定會計合併的會計系統。1.5主要功能模組SAPR/3財會子系統向您提供一整套強有力的應用模組。財務會計(FI)：由總分類帳、應收帳款和應付帳款、固定資產、法定合併以及特殊統計會計功能組成；金庫模組(TR)：由現金管理、金庫管理和基金管理組成；管理會計(CO)：由一般費用本钱核算、生產本钱核算和獲利能力分析組成；以上模組提供了處理經營管理業務的根本功能，並且滿足了基於決策需求的報表功能。SAPR/3系統還針對您的業務提供了一些集成的、強有力的附加功能。投資管理(IM)：該模組允許用戶在整個公司範圍內對資產投資項目作計畫，並且對每一項具體的投資進行控制。業務計畫與控制(EC)：包括管理合併和利潤中心會計核算。執行資訊系統(EIS)：提供更廣泛的業務資料。1.6財務會計一個有效的、現代的財務會計系統必須滿足內部的和法定的會計核算方面的要求。法定會計必須能夠按有關規定向股東、債權人、勞工組織以及社會公眾披露並提供所需的資訊，而有效的公司管理會計必須包括控制和轉移的功能。1.6.1適用性SAPR/3系統對會計資訊的公開性依據有關各國會計法規進行了相應的定義，同時也適用於國際性的企業。R/3的財會子系統符合40多個主要工業國其中包括中華人民共和國的會計法規的有關規定，在此，SAP公司保證其軟體系統符合國際性應用的要求。1.6.2集成性SAPR/3系統的集成性確保了會計資訊能夠滿足自動更新的要求。當用戶在後勤模組處理業務時，例如物料的收到和發運，這些業務所引起的財務上的變動將立即自動地記入會計系統。SAPR/3系統充分考慮了關於公司和財稅方面的法規。此外，SAPR/3系統為其用戶提供了電子化處理同業務夥伴之間的資料交換的功能，例如與客戶、供應商、銀行、保險公司以及其他信貸機構的業務往來。獲取資訊是任何業務往來的重要組成局部。明晰的參考資料和各種協定保證了自動處理功能，即便用戶沒有完整的資訊也不妨礙業務，比方處理付款。一般講，只有一些例外情況才需要手工處理。SAPR/3的工作流功能包括：•定義週期性業務處理任務；•將這些週期性業務指定到相應的業務部門；•保證用戶要求的期限1.6.3關於各類憑證的原則在SAPR/3系統中發生的所有業務都將依據憑證的有關規定記帳。這種規定將保證從資產負債表到每一張憑證的審計線索。在用戶完成記帳之後，可以立即看到憑證本身，科目的餘額以及相關科目的清單。用戶也可以立即對資產負債表和損益表進行分析，當然，這一切都是清晰準確地顯示在您的電腦螢幕上。1.6.4文檔系統完整的文檔系統也是綜合的與集成的控制系統的根本要素。只有對所有的業務進行全面的確認才能保證對企業的決策層和經營層的監測。財會子系統確保用戶的控制部門能即時地提供相關資訊。財會子系統由以下模組組成：•總分類帳•法定合併•應付帳款•應收帳款•固定資產•特殊分類帳1.6.5會計科目表總分類帳會計核算所使用的會計科目表既可以用於單個的公司，也可以運用於整個集團公司。如果SAP的系統必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規的要求，用戶可以分別定義會計科目表，保證財會方面的功能。SAP提供的樣板會計科目表可以使用戶方便地實現這方面的功能。當然，用戶也可以重新創建一個(或多個)會計科目表。1.6.6貨幣為了滿足許多國家對貨幣的法規的要求，SAP系統允許用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳和結算的本位幣。所有的業務處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。R/3系統提供了自動處理有關外幣評估、資訊分類以及應收帳款到期處理的功能。這些將對用戶的月末和年終結算有很大幫助。1.6.7資產負債表SAPR/3財會子系統可以根據不同的類型，維護不同的資產負債表：•科目餘額清單•資金流的分析表•結算日期的資產負債表•年度財務報表系統甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當的關於企業運作狀況的資訊。在後勤和人力資源管理子系統發生的與財務相關的業務也會即時地更新有關記錄。在後勤子系統記錄的業務處理會自動地記入財會系統，如果有必要，也能記入管理會計系統。這就保證了在後勤子系統發生的諸如收到貨物和銷售產品這樣一些業務，能夠同時反映到財會系統中，有效地保證了資料的一致性。同樣地，諸如工資、獎金等業務也會得到同樣的處理。1.6.8明細分類帳除了能夠將後勤子系統與財會子系統集成之外，在財會子系統內，總分類帳同樣能夠與明細分類帳緊密連接。所有與明細分類帳中借方和貸方科目(包括固定資產模組)有關的業務，均會同時反映到總分類帳和資產負債表上。因此，明細分類帳與總分類帳之間總是一致的。1.6.9合併財務報表與單獨的企業財務報表相比，合併財務報表已經顯得日益重要。SAP系統允許客戶能夠選擇多種方式來對集團公司下屬的各個子公司的業績進行評估。集團公司的合併資產負債表不是簡單地將子公司的資產負債表進行簡單地相加而得。合併資產負債表應當反映對資產、應收帳款、債務、利潤和銷售收入進行重新分類、評估和合併。1.6.10法定合併在SAPR/3財會子系統的法定合併模組中，對這一功能有非常形象的描述。通過與財務會計和固定資產系統的集成，資料可以直接從各個財務報表中匯總過來，這就使法定合併的業務處理大為簡化，此外，還可以減少因為不同的軟體的使用而造成的資料轉移中帶來的錯誤。除了法定合併以外，SAP系統允許用戶在計畫值的基礎上經常地結算和作合併會計報表，另外，用戶還可以對不同的業務領域自行定義報表。1.6.11應收帳款應收帳款模組是在SAPR/3財會子系統中對客戶帳戶進行監測與控制的模組。在此模組中，帳戶分析、示警報告、逾期清單以及靈活的催款功能，都使用戶可以方便地處理客戶未清項。而信函功能能適合任何企業的要求，可以用於付款通知書、對帳單和帳戶清單。在收款時，用戶既可以用簡便的直接輸入方式，也可以使用自動資料傳輸方式。同銷售與分銷模組、現金管理模組以及在損益表中的客戶特定的功能之間的介面，為所有業務處理提供更多的資訊。此外，SAP的信貸管理、流動資金計畫以及利潤核算功能也能提供即時的和一致化的資料。1.6.12應付帳款SAPR/3財會子系統的應付帳款模組對所有供應商的財會資料進行管理。它是與採購模組集成的一個局部，也是銷售與分銷模組中關於發貨、發票和付款資料的來源。包括折扣在內的付款功能可以用正規的書面形式和電子資料交換媒介(如EDIFACT,EDI)來處理。系統支援所有國際支付方式。為檢索未清項，系統提供帳戶分析、逾期分析、以及風險分攤的功能。在應收帳款模組中，餘額審計線索、帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業務處理。1.6.13固定資產會計核算在SAPR/3財會子系統中的固定資產模組中，参加了許多新功能。它們反映了在固定資產管理領域中的新需求，如：•在生產自動化方面日益增長的需求•品質要求不斷提高•越來越複雜的設備和更多的法規方面的要求SAPR/3財會子系統的固定資產管理模組能涵蓋所有主要工業國家在法定報表和對資產價值的評估方面的要求。能處理資產的購置、廢棄、轉移和折舊等業務的輸入、計算和處置。除了法定的對資產價值的評估，用戶可以自定義許多折舊和評估的方法。系統提供了靈活的功能使用戶可以對資產進行不同方式的折舊、估算利息以及保險金方面的處理。同樣，用戶也可以在內局部析時選擇不同的指標和順序來處理報表功能。用戶自定義的對資產價值的評估模擬優化了用戶的計畫處理。這種模擬的功能為用戶提供了對資產價值的不同視角，並且能處理計畫值和實際的投資。1.6.14特殊分類帳SAPR/3財會子系統的特殊分類帳模組為特定的客戶提供了特殊的計算功能。在此模塊中，一個分類帳可以通過對科目的特殊設置(如本钱中心、產品等)，獲得不同的視角來反映科目的餘額。它能滿足不同的廠商對報表的要求。用戶可以對每一個分類帳進行計畫、分配和貨幣轉換處理。當實際業務發生時，這些特殊分類帳也能自動地更新。2財會子系統的組織結構一個有效的會計系統不僅僅包括帳本、科目和憑證，組織結構也是其根本組成局部。組織結構針對公司制度、稅收制度和管理上的要求來設置參數。2.1財務會計和管理會計的集成SAPR/3系統運用明確的或隱含的科目分配原則，將相應的組織結構單元來更新分類帳。系統還允許用戶在那些屬於SAPR/3管理會計模組中的管理會計專案，如本钱中心、訂單、本钱物件和利潤中心等之間轉移實際價值。對當前公司結構和未來策略的描述取決於用戶在SAPR/3財會子系統中如何使用這些組織結構的術語：•集團公司•公司•公司代碼•業務部門•利潤中心2.2公司代碼在最簡化的情況下，公司代碼就是一個會計實體，在其內部沒有任何法定報表的要求。在比較複雜的公司結構中，R/3系統的分級功能往往用於劃分或集成公司的組成局部，這就引出了兩個通常的公司概念集中式模式和分散式模式。2.3集中式公司的管理模式公司代表了一個獨立法人實體，由一個或多個公司代碼組成。公司代碼是一個法定的會計主體。在公司代碼中確定會計年度、幣種以及稅務報表。業務部門能幫助描述出企業內部的結構。用戶可以用業務部門來對產品組或地區性結構的資產和盈虧狀況進行分析。利潤中心是一個富有靈活性的管理會計概念，用於對企業內部的業務領域的職責進行分析。一個公司內部的一些專案如本钱中心、資產、物料以及象生產和客戶訂單等衡量企業經營狀況的專案都被歸結於利潤中心。此外，利潤中心中的內容要比業務部門更為詳盡。2.4分散式公司的管理模式公司是一個獨立法人實體，在此同集中式相同。公司代碼在這種模式下表示一些高度獨立並且分散式的業務單位，這些部門可以彙集到會計單元中。SAPR/3的財會子系統能夠自動處理跨公司代碼的業務，系統對每個涉及這類業務的公司代碼產生憑證。業務部門和利潤中心的概念在此與集中式模式中相同。2.4.1分散式系統（ALE）這裏對公司業務結構的考慮超出了電腦系統在描述一個公司的業務流程方面的局限。公司業務是可以分離的。例如，分散式的後勤系統與一個集中式的財會子系統的組合，或者一個分散式的客戶和供應商管理系統與一個集中式的金庫子系統的組合。用戶可以使用應用連接系統(ALE)在幾個子系統之間完成這種組合，它允許財會子系統保持集中式的功能。系統能以高度的協調和業務的匯總來防止資料的冗餘。此外，現代的財會系統已經不僅僅是一個確保會計資料的適用性和完整性的工具，它們已經成為適應變化中的業務環境的靈活的電算化系統了。2.5集團公司報表2.5.1集團公司複雜的組織日益需要一個全景式的會計報表。與單獨的會計報表相比，集團公司會計報表顯得越來越重要。另一個趨勢是，用在特定的方針下作出的資產負債表來描述一個集團公司。這同單獨的會計報表是不同的。集團公司可以細分為一些合併的單元。它們可以是象業務部門那樣基於法規要求的獨立的公司。在集中化的公司裏，經營性的公司代碼中的資料都直接集中到集團公司總分類帳中。否則，這些資料就週期性地使用ALE協定記錄到集團公司總分類帳中。用戶可以從非SAP的系統中獲得資料，SAP為此提供特殊的工具。對法定合併單位和集團公司進行重組的能力是國際性會計系統的根本要求。SAP的系統滿足用戶對資料在法規方面的要求，這也包括滿足全國性的和地區性的分散式公司的要求。3作為系統集成的中心總分類帳作為R/3財會子系統的集成的中心，總分類帳為對外會計的要求提供廣泛的功能。其公開性、集成的資料流程和對用戶友好的介面，滿足了作為現代的，國際化使用的財會系統的要求，簡化了財務決策的業務處理流程。集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業務流程的資料。在滿足國際會計慣例的前提下，用戶可以用不同的會計科目表和貨幣將有關專案記帳到總分類帳中。使用多種資產負債表結構的靈活的報表功能可以從不同的匯總層次上向用戶提供明晰的相關資料。此外，系統可以讓用戶方便地查尋科目的餘額和行專案。特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模組報表系統的補充，完成其無法達到的功能。會計年曆可以用於控制週期性的工作如期末結算等，它可以幫助用戶建立工作計畫，並將不同的工作分配給特定的人。4總分類帳根本術語4.1公司代碼根據國際會計標準(IAS)，法定的或獨立的會計實體是財務會計的核心概念。對獨立會計實體的一個根本要求是披露資產負債表和損益表。在SAP系統中，公司代碼就代表了獨立的會計實體。它是從許多不同的業務部門中匯總會計資料的中心組織結構單元。公司代碼也是對外會計系統的最小組織結構單位，它代表了一個完整獨立的會計系統。一個公司代碼將綜合考慮稅務、商務和其他方面的因素，與一個獨立的法人公司非常相似。公司代碼在財會子系統中的功能是什麼？公司代碼是財會子系統的中心組織結構單元，它控制了資產負債表和損益表資料的披露。4.2業務部門公司代碼是一個法定實體，代表一個獨立的會計單位，除此之外，用戶還可以在公司代碼之外建立代表特定的業務領域或責任中心的組織結構，可以將輸入到財務會計中的資料分配到指定的單元中，業務部門中可以包括各種單位，如產品組、利潤中心、工廠、辦公室等。在一張憑證上，每一個記帳到總分類帳中的行專案均可以指定到某個業務部門。在此，系統還允許用戶對記帳到不同的公司代碼中的資料組合成新的資料匯總。所有主要的會計項目，如完整的損益表、固定資產、應收帳款和應付帳款、庫存貨物等，均可以在業務部門中得到評估。業務部門在財會子系統中的功能是什麼？業務部門是在公司代碼之外的一個組織結構，它為企業內部的業績評估提供了不同的層次和視角。4.3憑證4.3.1憑證原則SAPR/3的財會子系統遵循嚴格的財務會計憑證原則。所有的會計業務都以會計憑證方式記帳到會計系統中。憑證是一個資料載體，它包含了能影響科目餘額的資料，即行專案。憑證具有以下功能：•準備創建資產負債表的直接資料來源；•通過憑證，用戶可以將有關資料分配到本钱中心、訂單和專案中；•它為許多明細分類帳的業務處理如付款和催款等提供資料。一個獨特的憑證創建系統、結算記帳規則和嚴格地審核憑證的格式與內容的體系，確保了只有完整正確的憑證才能記帳到財會子系統中。在財務會計模組中，所有的科目餘額和匯總資料都能正確地回溯到每一個正確記帳的憑證中。為了能用唯一的標準來處理大量的業務，財務會計模組提供以下功能：•用獨特的記帳和輸入規則來創建憑證；•由大量的參數來控制憑證輸入。憑證抬頭是憑證的重要組成局部。憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等資料，憑證的主體是若干個行專案，它們都代表了特定的業務。行專案中記錄了業務金額、科目和附加的科目分配。4.3.2根本憑證參數以下根本憑證參數是用於標識每一個業務處理的：•憑證類型：憑證類型包含用於管理不同的憑證的控制資料；•記帳碼(輸入類型)：記帳碼用於確定行專案記帳的方向，借記或貸記。它還確定了記帳科目的類型(總帳科目或明細分類帳帳戶)和記帳資料登錄的螢幕格式。•憑證號碼：每一張憑證都有唯一的號碼，有的是系統自動分配，有的是用戶自定義。在任何情況下，SAP系統確保憑證號碼的唯一性。系統允許用戶按業務類型(發票、預付定金等)定義憑證號碼值的範圍，這就意味著不同的憑證能被正確地分類和存儲。•科目內容和類型：包括付款條件和其他科目的指定。SAP的財務會計模組提供所有關於憑證管理方面的功能，包括在以前的會計期間記帳等。在憑證記帳後，其資料可以顯示、更改、沖銷和歸檔。整個憑證始終是一個單元，而憑證之間的聯繫也始終存在。獨特的憑證原則確保了所有集成的系統和其業務或行項目在業務上的連接。4.3.3更改憑證憑證在被記帳後也可以更改，當然，所有影響科目餘額的欄位是不可更改的，這些欄位包括：•記帳金額•科目號碼•記帳碼•會計年度•稅額有些可以更改的欄位取決於同財會子系統一起安裝的模組，用戶可以對其他欄位定義相應的規則，確定在什麼情況下，什麼時候和如何進行更改。用戶可以指定某些科目分配可以在記帳期間未關閉時更改，還可以設置系統參數，確保資料不被更改。在會計部門結算後，把資料傳送到其他系統中。更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。只要有適當的授權，用戶可以方便地切換顯示與修改而不會丟失當前顯示的視圖。在SAP財務會計模組中，憑證有什麼功能？SAP的綜合憑證管理體系符合憑證的根本原則，憑證可以快捷方便地按用戶的需要進行調整，並且正確地記帳。4.4會計科目表SAPR/3的財務會計模組能滿足在法規、資金流和記帳分類方面的要求，提供靈活可變的方式來建立總分類帳。會計科目表是會計系統用來記錄資產價值和價值流的分類系統，此外，它還確保了科目文本的正確翻譯。在SAP系統中，會計科目表有以下形式：•作為經營需要的會計科目表。經營用的會計科目表包含了日常經營管理所需要的科目，也允許進行特殊的，在公司範圍內的業務處理。財務會計和本钱核算都使用同一個會計科目表。•作為地區性的會計科目表。地區性的會計科目表包含了為滿足當地有關法規而設的科目。記帳的資料是基於政府的規定和預先定義的一些規則而處理的，其項目和經營用的會計科目表有所區別。•作為集團公司的會計科目表。集團公司會計科目表包含了在集團公司內使用的所有科目，其記帳資料是基於外部集團公司會計的要求，集團公司會計科目表的項目與經營用會計科目表不同。SAP系統提供定義不同的會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能。記帳資料可以在公司的層次結構的不同層面上處理。日常的憑證是記帳到經營性會計科目表中的，同樣，用戶也能按某個國家的特定要求進行會計評估，也可以將經營用會計科目表與集團公司的需要相結合。4.4.1會計科目表的組織結構為了滿足不同的要求來建立會計科目表，SAP的財務會計模組提供兩種不同的方式來建立一個或多個會計科目表：•使用集中式的組織結構，用戶指定一個特定的，通常是在集團公司層面上包括所有科目的會計科目表，供在集團公司內的所有公司代碼使用。•使用分散式的組織結構，在公司代碼層面建立會計科目表，對每一個公司代碼定義一個會計科目表。它們可以是跨國公司，有許多分部和利潤中心，以及跨幾個行業的集團公司。4.4.2在多種語言方面的靈活性只要指定所需要的語言代碼，每個會計科目表就可以被翻譯成多種語言。SAPR/3的國際性設置使用戶在同一會計科目表中使用多種語言。其科目名稱在用多種語言輸入後，可以為用戶顯示其所需的語言的內容。在財務會計模組中的會計科目表有什麼功能？會計科目表在不同層次上的使用，使用戶可以在公司結構的不同層次上處理會計數據。4.5總分類帳科目每一個用於記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的資訊，這些資訊是保存在每個科目的主記錄中的，它們控制著對該科目的記帳和對記帳資料的處理。4.5.1總帳科目主記錄的結構總帳科目主記錄分為兩局部：•關於會計科目表的資料。這局部資料用於整個主記錄，如總帳科目號碼，科目名稱，確定科目是資產負債表科目還是損益表科目。此外，用戶還可以用它來規定主記錄中用於公司代碼局部的資料的有關控制資訊，如科目組和螢幕格式。•關於公司代碼的資料。這局部資料包含了如何控制業務資料的輸入與記帳的參數，如何管理科目的資料，以及其他與公司代碼相關的資料，如貨幣、稅碼、統馭科目、行專案的顯示和未清項的管理等。基於公司的組織結構，兩局部資料既可以分開處理，也可以同時處理。這就允許用戶按自己公司的慣例來控制對主記錄的責任。比方，用戶可以在整個集團公司內預先定義好所有科目中關於會計科目表局部的資料，而屬於各子公司的雇員則只有權力來處理關於公司代碼的資料，當然，用戶也可以給其雇員處理兩局部資料的許可權。4.5.2對主記錄的處理SAP系統可以將創建、修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。用戶可以對其雇員按照職責要求給予不同的許可權。每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中，科目組是以以下指標來對總帳科目進行分類的：•科目號碼的分配。對於有相同或相似用途的科目，如銀行存款科目等，用戶可以為之預定義總帳科目號碼的數字範圍。•用戶介面的螢幕格式。用戶可以對總帳科目組指定一些強制性的或選擇性的字段，不需要的欄位可以去掉。SAP的財務會計模組為創建總帳科目主記錄提供多種方式，這些方式使用戶能靈活簡便地在系統中設定所需要的會計科目表。用戶既可以使用系統提供的會計科目表樣本，也可以自己建立會計科目表，以下方式可供用戶選擇使用：•複製一個會計科目表。用戶可以使用系統中的會計科目表作樣本，複製一個自己的會計科目表，再根據需要，對其作一些改動。•參照方式。參照系統中現有的會計科目表，把所需要的樣本科目設置到其中，讓系統自動建立所有科目。當用戶使用標準系統時，這種方式最好。當然用戶應當給科目新的名稱和號碼。•資料傳送方式。在先前系統中使用的總帳科目主記錄可以傳送到R/3系統中。•樣本科目方式。在系統中預先定義一些樣本科目，對許多科目的主記錄中的欄位預先定義。這種方式在用戶有幾個公司代碼且它們的業務根本相似時最好。用戶也可以修改、凍結或刪除個別的主記錄中的欄位，也能增加一些欄位或增加新的總帳科目。系統提供了靈活多變的查尋功能，所有的輸入都被記錄下來，以保證對主記錄維護的正確性。4.5.3行專案顯示行專案顯示的功能使用戶能得到某個科目中的未清項、統馭科目和暫存項目的概況，用戶能夠確定哪些專案應當顯示在螢幕上。即使在顯示清單已經出現在螢幕上時，用戶也能動態地改變顯示。多種分類排序的選擇，如按號碼、憑證日期、科目分配等，使用戶能以對話模式來選擇、匯總和排列所需要的憑證專案。查尋和匯總功能在相應的屏幕上可以方便地地使用。行專案顯示功能適用於：•在一個公司代碼中的一個科目•用任務清單方式顯示集團公司中的一個科目組用戶可以隨時從行專案清單切換到單個憑證的顯示。行專案清單可以由系統輸出或在試算表軟體中處理，還可以通過SAP辦公室管理系統以電子郵件方式發給特定的人，他們可以將其存入自己的微機中，用Excel軟體處理。4.5.4科目餘額只要當憑證記帳到某一個科目，該科目的餘額就被更新。用行專案顯示的功能可以指出憑證中哪個行項目被記帳到相應的科目，用戶可以顯示科目餘額和相應的憑證的行項目。科目餘額按會計期間分借貸方向用戶顯示了與之相關的業務資料的概況。可用的分類指標包括科目號碼、公司代碼、會計年度、業務部門和幣種。在科目餘額顯示中，用戶可以直接進入行專案顯示。在SAP的財務會計模組中，總帳科目的功能是什麼？大於總帳科目和其功能，以確保對業務處理的正確記帳，同時有效地管理憑證和顯示行專案。5總分類帳的主要業務處理5.1計畫如果用戶需要一份有意義的資產負債表和損益表，那麼資產負債表和損益表中不同形式的計畫和實際值的比較就很重要了。由於以下原因，計畫功能在SAP系統的財務會計模組中具有重要意義。•計畫中包括了公司代碼、業務部門和總帳科目；•會計期間的詳細資料；•所有的相關參數；•以不同的形式保存的。在一個公司代碼中，用戶可以對科目或科目與業務部門的組合作計畫。計畫是基於資產負債表和損益表結構的。SAP的標準系統包括一些以樹狀結構顯示的可更改的計畫模式，用戶可以對以下方面輸入計畫值：•完整的資產負債表和損益表•業務部門當計畫值輸入後，用戶能夠作以下工作：•自動分配•按期間分配•作為參考•結轉•複製它們可以快捷地以不同的形式顯示並用於比較。在預定義有關參數和結構的前提下，財務會計模組能自動處理計畫功能。另外，用戶可以方便地增加，改寫和選擇資料，這就確保了在所有層次上進行計畫。財務會計模組的計畫的靈活性是如何體現的？總分類帳的計畫功能可以在不同的組織結構、期間和不同的形式中單獨執行。用戶可以預定義其結構與內容。5.2總分類帳科目記帳5.2.1一次性記帳的原則所有需要記帳的業務都必須在遵循有關記帳的規則的前提下記入公司代碼中的相關部門與科目中。只有在保證原始資料的前提下，記帳的資料才有可能是精確、可靠和完整的，這就意味著所有公司實體的原始資料的來源與責任部門均處於監控之中。總分類帳的記帳資料來源於以下方面：•如果SAP物料管理系統(MM)也安裝使用並且集成到系統中的話，諸如發貨等經營業務就會自動地記帳到總分類帳中；•在明細分類帳中的記帳，例如SAP的固定資產會計核算模組被使用與集成，資產的購置會生成總分類帳的憑證記帳；•在總分類帳中的直接記帳。與此同時，必須考慮與管理會計模組的關係。憑證、科目的分配和對業務的記帳均取決于集成系統的類型。記帳的憑證、原始資料和科目的分配都同時反映在總帳和明細分類帳上5.2.2資料集成明細分類帳在以下層次上與總分類帳完全、綜合地集成：•主記錄•業務資料•報表主資料的集成包括了會計科目表和與本钱核算相關聯的明細分類帳的所有科目關係。主資料的參數也可以共用，資料可以相互檢驗正確性與有效性。記帳資料的集成反映在以下方面：•中央資料庫是唯一的業務資料的存儲倉庫；•核心憑證的有關行專案中包含原始資料和相應的科目之間的聯繫。一個共用的資料庫意味著：•不會產生和維護資料冗餘；•可以完全驗證的文檔和檢查系統；•對所有應用模組可以全面地存取資料；•報表和資訊系統的完整的設置。資料的集成是明顯的，因為對於一個業務處理的所有憑證都是通過預定義的科目之間的關係而聯繫在一起的。所有的明細分類帳均能集成在一起是非常重要的。在各個業務層次上徹底的資料集成是SAP系統的一個重要的優勢，每個記過帳的業務將自動影響所有相關的評估，自動傳輸的資料確保了一個即時的和網路化的財務會計和管理會計系統的有效性。5.2.3明細分類帳與總分類帳的協調一致帶有各種資產和資產負債表科目的會計科目表為總帳和各明細分類帳之間建立了記帳的關聯。統馭科目的作用是當在明細分類帳中發生記帳業務時，其行專案將自動地記帳到相應的總分類帳科目(統馭科目)中，並且其結果將反映到資產負債表上。對總帳科目餘額的更新是自動地並且同時發生的，這就確保了：•總分類帳與明細分類帳始終是一致的；•集成的報表可以顯示在明細分類帳中記帳的具體憑證；•財會資訊系統可以馬上使用所有與資產和損益相關的帳務；•財會資訊系統可以馬上顯示所有與資產和損益相關的帳務；5.2.4資料登錄的工具SAPR/3系統提供眾多的資料登錄工具和自動功能，這意味著大量不同的記帳資料可以有效、正確和完整地輸入到系統中。使用系統的授權功能，每一個相關的人士可以使用許多這類功能來滿足特定的需求。系統提供以下功能來幫助憑證輸入：1.技術性的輸入工具：•資料維護•附加功能和調整未完成的資料登錄•對統計性的注釋項的記帳•資料值的傳送2.參考方式：•借用已經記帳的憑證、樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入3.自動記帳•週期性記帳處理•關聯性記帳(現金折扣、增值稅等)4.控制功能•對憑證中欄位的格式與內容進行檢驗•對憑證的確認5.2.5附加的檢驗功能SAP的財務會計模組允許用戶對每個使用者和每一局部的資訊定義附加檢驗，例如，可以對每個使用者在以下應用領域檢查其是否可以記帳：•一個科目•一個業務部門•一個公司代碼•一個本钱中心•一個本钱物件對在憑證中的關聯資料的有效性檢驗確保了所輸入資料的正確性。5.2.6多種貨幣的處理能力財務會計模組允許用戶同時使用三種貨幣，以下貨幣類型是系統提供的：•集團公司貨幣•全球公司貨幣•硬通貨•索引貨幣在憑證上用戶可以用任選的貨幣處理，與此同時，在總帳科目中將記錄相關的貨幣金額。總分類帳確保了經營業務的集成，所有業務處理只需要輸入一次原始記錄，其資料可以集中處理和用於評估。5.2.7未清項管理在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理，這個功能使用戶可以根據憑證來結清借貸方餘額。使用未清項管理功能的科目可以在業務處理中更新餘額。5.3結算5.3.1在會計年度內的結算每天的結算不必通過記帳來調整。當用戶輸入有關業務憑證後，可使用以下報表的功能：•每天的準確無誤的科目餘額以及憑證的行項目；•用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。憑證日記帳具有重要的核對總和對帳功能，而且可以為期間結算提供精確的資料。用戶可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結算的期間。財務會計模組允許客戶用月結算來為年終結算作週期性的資料準備工作。用戶可以使用以下標準程式來處理結算：•用統馭項來更新餘額審計線索；•建立一個完整的、自定義的和可排序的日記帳；•對憑證和其總計金額進行對帳；•對憑證進行重新組織和歸檔處理。這些準備工作對那些在年終結算程式中要使用的科目和行專案進行了處理，此外，年終結算所使用的所有功能均可以用於月度或季度結算。每天和月度結算使用戶可以觀察和評估明細的盈虧資料。5.3.2年終結算年終結算可以基於月度結算的資料，但這並非必須要這麼做。SAP系統為年終結算提供一系列特定的功能，用於處理相應的科目和行專案。以下是對資產負債表作調整的重要步驟：•關閉記帳期間；•對未清項和總帳科目餘額進行外幣評估；•按付款期限對包括未清項在內的客戶和供應商列出收付款清單；•確定客戶帳戶中的貸項和供應商帳戶中的借項；•對外幣評估、調整和待攤預提項記帳；•列印資產負債表和損益表。以下是一些即時性的工具，它們可以為最終的資產負債表和損益表作準備：•科目記帳的總金額•未清項餘額審計線索•餘額結轉其他標準報表如關於未清項的報表，可以用於分析與監測，它們為當前的會計業務與年終結算建立了聯繫。所有的報表均可以互動式地使用。總帳中重要的評估有以下這些：•科目餘額表•資產負債表與損益表•總分類帳•增值稅報表•憑證日記帳•記帳總金額•行專案清單•未清項餘額審計線索•總分類帳科目清單由於年度結算是高度自動化的，因此有關報表的生成是非常快捷與可靠的。5.3.3結算報表5.3.3.1評估的層次通常一個公司都有其資產負債表和經營組織結構的責任中心層次，前者是會計法規的要求，而後者則是內部管理的要求。上述的兩種層次結構是不同的。由於經營管理上的需要，與內部管理相關的會計結構通常使用另一種層次結構。一個有效的報表系統應當能結合這兩種層次結構來使用相關資料，這些資料一方面可以供資產負債表和損益表使用，另一方面又可為內部核算所用。這就意味著用戶可以選擇任何局部的業務資料來顯示業務部門的狀況，可以對一個跨公司代碼的業務部門作相應的評估。5.3.3.2報表結構財務會計模組為結算提供了許多報表，它們使用戶可以直接從記帳資料中生成與評估報表，作為總分類帳的一個重要組成局部，資產負債表和損益表應當對所有業務定義。資產項與負債項或者是費用項與收入項應當在報表中分別定義。用戶應當考慮以下幾個方面：•明細資料的層次和科目的分類•資產負債表和損益表中的專案與其子專案中科目的指定•文本資訊的分配•是否顯示總金額SAP系統允許用戶使用許多種資產負債表和損益表，這種功能使用戶可以對現存的科目按以下考慮的方面來分析與評估：•商務和稅務方面的法規•集團公司的要求•經營管理的需要用戶還可以把本钱從不同的會計科目表中匯總到一個報表裏。系統允許用戶從不同的會計科目表中對公司代碼的科目產生不同類型的報表進行分析與處理。5.3.3.3資產負債表和損益表用戶可以隨時使用對話模式生成資產負債表和損益表，包括分期間、計畫值與實際值對以下資料進行比較：•不同的科目和記帳憑證的增加值；•通過明細分類帳查尋有關的行專案；•詳細的說明文本；•圖形化的處理；•資料評估與分析。此外，資產負債表和損益表的結構還具有以下幾個特點：1.不同形式的資產負債表和損益表可多達10個層次；2.不同類型的處理•到報表期間為止的累計值•餘額結轉後的期初餘額•用戶所選擇的任何期間段的會計資料3.不同類型的價值(計畫值與實際值)，不同期間(當年與去年)和不同形式的差異(絕對值、百分比)的比較；4.多種貨幣。一個綜合的報表系統確保了對結算資料的準備工作。財務會計模組的結帳是如何完成的？財務會計模組對年度的會計資料以高度自動化的方式直接作結算準備工作。6財務會計資訊系統SAP的財務會計資訊系統(FIS)是基於SAP的綜合資訊倉庫(EIS)的互動式資訊系統，它使用戶可以在指定的資料參數的基礎上對相應的財會資料作評估。財務會計資訊系統對以下領域的經營管理提供有效和綜合的支援：•不同幣種的分析•總分類帳科目分析•資產負債表和損益表的分析總帳科目資訊系統同資產負債表與損益表一樣是基於總帳科目的業務資料。其主要報表的類型就是資產負債表的分析和資產負債表的主要資料的報表。資產負債表的分析是按資產負債表和損益表的層次結構而輸入資訊系統中的。系統允許用戶按照實際值和計畫值作多種形式的分析，年度、半年、季度和月度比較均可。用戶也可以生成各種主要資料報表，同時參照系統提供的樣本。用戶可以對所有的組織結構單元(如公司代碼、公司和業務部門)和各種會計期間(會計年度與會計期間)進行評估。報表既可以用公司代碼的貨幣，也可以用其他平行使用的貨幣如集團公司貨幣、硬通貨等。有了以上手段，用戶可以根據經營或法規的要求，從業務中提取出相應的資料，同時還可以迅速地通過自定義的路徑找到所需要的資訊。上述的財會資訊系統的均有以下功能：•用設置參數的方法來自定義、選擇、評估與分析；•用對話模式在螢幕上連接；•與自定義的處理流程與報表相結合；•用文本、注釋和消息的技術與所有業務流程集成。SAP的財務會計模組是如何支援經營管理的？一個符合所有經營業務和會計法規要求的、詳盡的、互動式的資訊系統支援所有的系統功能。7特別用途的分類帳7.1對象如果用戶將其他系統與SAP的財會子系統一起使用，SAP為所有的應用模組提供多種評估方式，包括傳統的科目分析和對財務會計的結算報表。它們通常是基於總帳科目和每月的借貸方記帳餘額。在本钱會計核算中，系統提供的評估功能是基於責任中心或成本的彙集者(如定單或本钱結算對象)。這些功能也是基於每月的資料，包括附加的計算值、待攤和預提、以及按特定的參數所作的分配與分攤。7.1.1分析公司上周銷售了多少塑膠製品？這些本钱發生在哪一個責任中心的什麼產品組中？以上問題都是財務會計中的總分類帳科目的餘額所無法答复的。用戶可以從管理會計模組中得到這些資料。管理會計模組的一個優勢在於用戶可以顯示複雜的、與本钱相關的數值和結算資料流程。特別用途的分類帳系統向用戶提供一套附加的評估體系，它能讓用戶在傳統的科目基礎上使用公司自定義的帳戶系統。通過對不同應用模組的欄位的組合，用戶可以生成與公司特定業務相關的銷售分析報告，這種報告能方便地用於各種目的的評估。SAP系統允許用戶附加並定義一些在傳統的科目之外的帳戶來方便靈活地對業務進行評估。7.2帳戶分配條件與總計格式7.2.1帳戶分配在財務會計和其他模組中，所有與科目和附加帳戶的分配相關的欄位都能作為參數用於總計值的格式和用戶的公司的報表系統。通常報表會有各種要求，它們往往會基於以下指標：•時間(年、季、月、周、日)；•類型(科目、本钱中心、產品、地區)；•比較方式(實際值、預算、計畫值、分配值、數量)；•內部與外部的要求(法定的帳簿、合併的財務報表等)；•特別選定的某些業務，例如，所有餘額超過100,000本位幣單位的銷售收入科目等。考慮到以上指標，用戶可以同時更新不同的分類帳，可以指定將資料從哪些公司代碼或公司傳送到指定的分類帳。通過使用與特定公司業務相關的帳戶分配可以滿足不同的要求。7.3貨幣與數量7.3.1匯率在特別用途的分類帳中，用戶可以同時使用三種貨幣來評估經營業績：•第一種貨幣是交易貨幣，它是處理經營業務的原始貨幣；•第二種與第三種貨幣由用戶自定義。用戶可以選擇一種貨幣來滿足經營要求，如公司代碼貨幣、集團公司貨幣等，這種貨幣始終可以按憑證記帳時適用的匯率來兌換。7.3.2數量除了能用不同的幣種外，用戶還可以指定相關業務所涉及的數量單位。這一功能一般用於對總計資料的細分中。在一些行業中，一次業務交易有時會涉及幾種數量單位。例如，用戶有時會採購若干噸的貨物，可收到的卻是幾個標準集裝箱，在這種情況下，用戶可以在特別用途的分類帳中產生兩種單位的總計量。在財務會計模組的特別用途分類帳中，SAP系統自動地考慮了跨國公司對貨幣的特殊要求。7.4靈活定義的會計期間系統可以對每週甚至每天的銷售額進行分析，基於業務發生的日期，系統對各分類帳確定總計額的相關期間，因此，用戶可將一次業務指定到不同分類帳的不同期間裏。7.4.1記帳期間一個分類帳可以僅包含用於每週銷售報表的資料，然而，相關的業務則可以同時傳送到用於月度資產負債表的另一個分類帳中。在這種情況下，一個分類帳有52個期間，而另一個則只有12個期間。使用特殊用途的分類帳，用戶可以定義多達365個記帳期間來保證任何細節方面的報表系統。對記帳期間的靈活定義使會計分析可以在任何資料和期間內進行。特別用途的分類帳在SAP財務會計模組中的特定是什麼？SAP的財務會計模組的特別用途分類帳為用戶提供了多種選擇，能使用戶在選擇相關科目分配、期間和貨幣的基礎上，生成不同的報表供業務分析。7.5集成性7.5.1概況在SAP的特別用途的分類帳中的資料更新絕大多數是來源於在不同的公司代碼中的業務處理的輸入。這些資料立即或週期性地傳送到特別用途的分類帳中。此外，系統外的資料也能透過標準介面傳送到特別用途分類帳中。系統可對相應的資料在有效性檢驗。特別用途分類帳中的資料是自動地從其他SAP模組或者非SAP的系統中傳來的。7.5.2主數據7.5.2.1主資料集成為了確保在系統中資料的一致性，所有傳送到特別用途分類帳的資料都徹底地檢驗過，例如，特別用途分類帳用傳送的模組的主記錄的相關參數對有關項目如科目、本钱中心或產品等進行帳戶分配，這意味著相關的欄位在傳送的模組中必須輸入相應的數據。在整個系統內的主資料的集成確保了資料的一致性。7.5.3來自其他SAPR/3應用模組的資料更新7.5.3.1資料傳送用戶可以指定哪些業務處理會更新特別用途分類帳的資料，比方：•財務會計模組的記帳•物料管理模組的業務•訂單結算用戶也能用一些特定的方式來確定哪些業務處理會更新哪個帳戶。在用戶定義的規則和欄位之間的關係的組合的基礎上，業務可以作有效性檢驗、匯總以及一個或多個分類帳的累計，所定義的分類帳既可以即時，也可以定期地更新。用戶可以確定對不同的帳本進行不同方式和時間的更新。7.5.4直接輸入資料7.5.4.1輸入資料當用戶使用多個SAPR/3的模組時，特別用途分類帳得到的絕大多數資料是從其他模塊自動傳輸來的，但偶爾用戶也要直接輸入一些資料，例如一些統計性的資訊等。系統為資料的直接輸入提供了一個特定的功能，資料可以作為特別用途分類帳專用的憑證形式直接輸入。運用適當的參數，用戶可顯示這些特定的憑證。類似統計性的調整項資料可以直接輸入到特別用途分類帳中並且自動地累計。7.5.5從非SAP的系統來的資料7.5.5.1非SAP系統特別用途分類帳為非SAP的系統的資料傳送提供了一個標準的資料介面，當用戶想要把SAP系統與非SAP的系統結合使用時，或者用戶想單獨使用特別用途分類帳時，特別用途分類帳就必須使用外部資料。在銀行業或保險業，特別用途分類帳往往被單獨地使用。用戶可以在特別用途分類帳中將內部和外部資料結合使用。7.5.6與其他SAP模組的協調一致7.5.6.1協調在特別用途分類帳中，用戶可以用指定的方式來確定哪些業務處理會影響哪些帳戶，因此，用戶需要能確保資料的一致性。SAP系統提供一個標準程式來作帳戶的比較以保證資料的一致性，例如比較總帳科目的業務資料和一個用戶定義的帳戶的資料等。SAP系統能確保特別用途分類帳中的資料在任何時候均與其他模組保持一致。特別用途分類帳是如何在整個系統的資訊網路內集成的？特別用途分類帳能自動地接收從其他SAP模組或非SAP的系統中傳送來的資料，這些資料是按要求指定到特定的帳戶中的。7.6分配7.6.1概述7.6.1.1分配處理流程特別用途分類帳中的分配功能將發送方中的金額或數量的實際值或計畫值自動地分配或分攤到接收方中，這種分配能以固定值、固定比例和動態比例的方式來處理。例如，系統能對某個期間按雇員數或銷售額來分配。SAP財會子系統的特別用途分類帳模組支援重複分配的方式，因為需要分配的值在數據庫中是分開存儲的。此外，用戶可以顯示不同的分配模式，資料的接收方也可以顯示資料的來源。特別用途分類帳支援不同層次結構和重複的分配方式。7.6.2分配與分攤功能7.6.2.1分攤類型SAP系統提供以下兩種分攤的根本類型：•在一個領域內分攤，例如，從一個本钱中心分攤到其他本钱中心；•在不同領域的資料項目之間分攤，例如，用戶可以將某產品組的運費分攤到每一種產品上。對以上兩種根本類型，用戶可以使用三種分攤方式：•固定金額方式。用戶可以定義分攤到接收方的固定金額；•固定百分比方式。用戶可以定義分攤到接收方的百分比金額；•動態方式。系統自動地確定分攤金額。根據參數，用戶可以指定單個的值、間隔和資料集。7.6.2.2資料集定義資料集這個術語在特別用途分類帳中是一個重要的單元，而資料集的定義對於報表、計畫和所有帳戶處理都是根本的前提。一個資料集描述了資料的結構和資料之間的關系。對於總計數值的特定局部，用戶可以指定以下內容：•簡單的數值條件，如銀行帳戶；•本钱中心的層次結構；•各廠商或公司之間的多層次的關係。資料集中的資料可以用普通方式存儲並被上述功能調用。用戶可以用靈活的規則來分配有關數值。在特別用途分類帳中，業務值是如何分攤的？靈活多變的分配與分攤方式為各公司特定的業務評估提供了分析的內容。7.7計畫7.7.1概述如果用戶想把特別用途分類帳作為內部控制的工具，系統就會要求適當的計畫值和累計的實際值來作比較。計畫值不能通過業務處理來直接輸入，它只能對一個或幾個期間作為總計值輸入。如果有必要，資料可以用不同方式分配到不同的期間。因此，計畫數據的輸入要運用同實際值輸入不同的方式來完成，為此，特別用途分類帳向用戶提供易於使用的計畫工具。特別用途分類帳提供易於使用的計畫功能。7.7.2計畫參數7.7.2.1計畫技術公司特定的計畫工作往往要花幾天甚至幾周的時間。計畫業務是基於那些在系統中作為參數存儲的資料與要求來進行的，這些參數有獨一無二的標誌與名稱，並且總是按這個名稱來調用的。這些計畫參數描述了用戶的計畫的基礎值和系統建議的計畫值，用戶可以在整個計畫期內使用這些計畫值。此外，這些計畫參數還可以與用戶的許可權相連接，對特定的使用者限制使用特定的參數。在計畫參數中存儲的資訊包括以下內容：•計畫的基礎值•貨幣(業務貨幣、第二與第三貨幣)•數量(初始量與附加量)•分攤碼(標準的或用戶自定義的)•輸入單位(百、千、百萬)•計畫值的小數位數•計畫版本•計畫對象在計畫任務執行時，不同的計畫參數值可以臨時更改。通常的計畫資料在計畫參數中指定。7.7.3計畫分攤功能7.7.3.1計畫分攤通常情況下，用戶應將整個年度或季度的計畫金額或數量輸入到系統中，然後再按一個或多個分配碼分攤到計畫期間中去。用戶可以對不同的處理物件如總銷售額或總人員開支用不同的分配碼來處理。一個分配碼在被定義後仍可用於不同的處理物件。例如，當用戶在進行產品組計畫時，用一個名稱為“金屬板材〞的代碼來分配金屬板材的產品組，或對半成品使用一個標準的分配碼，這些代碼也可以用於生產計畫中的本钱中心計劃。這些分配碼存儲在系統中，並且可以用於附加的計畫期間和計畫版本。因此，年度的總金額能方便地按公司的有關要求分配到各計畫期間內。此外，用戶還能將金額和數量直接輸入到各期間中。公司指定的分攤功能允許用戶對總計值作基於期間的或個別的計畫。7.7.4計畫值7.7.4.1輸入計畫值計畫值的輸入必須基於計畫參數，尤其是預定義的輸入結構。例如，用戶可以指定一個與實際資料的帳戶分配（本钱中心）不同的計畫層次（如本钱中心範圍）。用戶基於計畫參數來進行計畫工作，用分攤功能(平均分攤)和分配碼(月工作日法)來將總計值分攤到計畫期間中。如果有必要，用戶可以用自定義的值來取代系統自動生成的建議值。特別用途分類帳既允許集中式的計畫(如對所有本钱中心按類型計畫)，也支持分散式的計畫(如對單個本钱中心計畫)，用戶還可以在螢幕上互動式地更改計畫的深度。系統對集中式和分散式計畫輸入計畫值提供全面的支持。在特別用途分類帳中計畫的地位如何？特別用途分類帳以其成熟的計畫功能而成為公司內部控制的根本單元。7.8報表7.8.1概述如果用戶使用預定義生成的符合公司要求的報表來匯總資料時，特別用途分類帳就尤其有用。7.8.1.1報表編寫器SAP系統提供了幫助用戶對帳並檢查資料和為內部和外部審計生成檢查路徑的標準的報表。用戶還可以運用報表編寫器來為各自公司的報表提供資料。用戶無須具有編程式的能力就能使用報表編寫器來生成報表，通過各種自定義的報表，用戶可以按不同的領域來評估總計資料。7.8.1.2報表生成器報表生成器是生成報表的另一個工具，其根本功能和報表編寫器相似，用戶可以在使用報表生成器時運用大局部報表編寫器的功能，然而用戶不必瞭解報表編寫器的控制單元，如數據集等，就可以在報表生成器上工作。當用戶用報表生成器生成報表時，可以用圖形化方式來顯示報表的行與列的位置，與實際產生的報表完全相同，即所謂“所見即所得〞。靈活的報表是特別用途分類帳的強有力的工具。7.8.2報表定義7.8.2.1報表設計SAP的報表定義方式是功能表驅動方式，用戶不必擔心如何得到所需的資料。因此，用戶可以把注意力集中在如何在報表中安排與顯示所需要的資料。用戶應確定以下內容：•在使用系統預定義的標準報表時，確定報表格式的參數值，如列的寬度；•在報表的行中使用哪個業務領域和匯總的層次；•在報表的列中應該顯示什麼數值，實際值、計畫值、月度值還是年度值；•選擇哪些資料；•是否使用公式，計算處理哪些數值；•報表中的文本。報表的行列格式的定義與報表本身是相互獨立的。這些格式結構可以分開維護，並且其他報表也可以使用這些結構。報表編寫器和報表生成器允許用戶設計符合各自公司業務要求的報表。7.8.3可變的輸出媒介7.8.3.1報表輸出報表既可以互動式地生成，亦可以採用大量處理的方式。以下輸出媒介由用戶選擇：•螢幕•印表機•順序檔•微機文件•使用SAP的圖形化業務功能的圖形格式用戶可以生成一個或多個報表，也可以保存報表，留待以後評估，保存下來的報表也可以被別人使用。報表可以用多種媒介生成。7.8.4互動式報表7.8.4.1使用對話方式顯示報表當用戶為在螢幕上對報表作分析，用戶可以互動式地更改報表的結構。例如，用戶可以做以下工作：•更改細節和匯總的層次；•更改報表的列的內容；•切換到另一個報表；•通過報表的行深入到具體的憑證；•通過報表的選擇功能生成圖形；•列印局部或整個報表。這些功能使用戶能迅速在相應的層次上獲得所需的資料。通過分析報表資料能獲得所需要的最新的資訊。用戶能使用什麼評估的功能？特別用途分類帳的全面、靈活和易於使用的報表功能為用戶的業務決策提供了有效的控制工具。8財會日曆財會日曆是計畫與監控的工具，它為結算提供了方便。財會日曆主要用於計畫、評估和對與結算相關的業務作有效性檢驗。結合SAP系統的工作流程管理功能，財會日曆允許用戶對財務會計任務作計畫，某些這類計畫是週期性的，例如催款、自動支付以及其他匯總業務。它還能幫助用戶將這些任務分配給特定的人，並且按時發出通知。所有具有相應許可權的人都可以在任何時間使用與這些需要處理的任務和處理物件相關的資料，雇員們可以明確地知道自己將要處理的業務，例如，每個雇員均確切地知道什麼時候月度結算必須結束。所有這些任務均能預先計畫好，這就使每個人均瞭解這些任務。它們也可以按時間順序指定到特定的人員。財會日曆提供以下功能：1.顯示所有計劃好的任務：•對於將來，作為預計或概貌•對於過去，則作為檢查路徑或有效性檢查的工具2.對手工作業作計畫•定義週期性的標準任務•對某個所有者指定任務•分配指定的任務•顯示一個任務的狀態財會日曆以多種模式支援業務處理：•說明某個任務計畫在什麼日期或期間進行；•說明什麼人在特定的日期或期間裏處理某個業務。財會日曆的功能是什麼？財會日曆是對財務會計中的週期性任務進行計畫和監控的有效的工具。9應收帳款會計核算R/3系統財務會計模組中的應收帳款保有並管理客戶的會計資料。它也是銷售管理的組成局部。銷售和會計對資訊的要求相同，如：信用程度、支付行為等。因此，從交易的開始時(報價、訂貨)起，就應限制風險。如果客戶的訂貨導致發貨，並開出發票，那麼這些交易就自動地在會計系統中記帳。這個過程的不同階段都會在包括流動計畫變更在內的現金管理及預測中即時地更新。為防止外幣兌換中的損失，外幣兌換業務被歸屬到外幣兌換管理中。與其根本的固定資產及資產負債表科目一起，這個會計科目表就形成中央記帳系統中總分類帳及各相應客戶科目之間的聯繫。“自動記帳原理〞的使用意味著，每一項業務往來都同時地記帳到客戶科目中。這是通過指定的資產負債表科目，作為總分類帳的一個行項目，在總計的層次上完成的。這種密切協調的更新是自動完成的，它保證了總分類帳科目和明細分類帳科目在指定的任何時刻都相互一致。用戶可以使用科目分析、預警報表、到期日清單和一個靈活的催款系統來追蹤未清項目。與之相聯繫的信函可為每個公司分別建立。這對付款通知、餘額確認、對帳單或利息計算也同樣有效。進帳通過各種對用戶友好的功能由人工計入相應借項中。這也可以用EDI或電子對帳單來進行電子化操作。借項憑單程式和支付則用支付程式來實現自動化。餘額清單、日記帳、餘額審計線索或若干相應標準報表均可得到，以便在應收科目會計中將交易製成憑證。為了進行關鍵日期分析，要：•重新估價外幣專案•驗明有貸方餘額的客戶•按剩餘有效期將最終餘額分類應收帳款會計核算不僅僅是正常會計方法的一個根本要素。它還通過它與銷售局部的緊密聯繫為有效的信貸管理提供資料。並通過它與現金管理及預測的聯繫為流動規劃的最正确化提供資訊。9.1客戶主記錄9.1.1主記錄的重要性客戶主記錄包含了公司與客戶的業務關係中所需的一切資訊。這些資料控制著記帳過程以及後續的處理，如支付和催款等。客戶主記錄也為會計及銷售局部提供有關客戶的資訊。客戶資料的記錄是集中地儲存於系統中。這就是說，這一資料記錄總是一致的，最新的，而且沒有多餘的內容。客戶主記錄有以下特點：•它在任何時刻都能提供一個客戶的全部資料的概況•它允許靈活地獲取這些資料•它形成一個控制自動催帳及自動支付交易的資料庫客戶主記錄的安排也為某些特殊要求留有餘地。9.1.1.1一次性交易一次性帳戶允許對一次性客戶或交易不頻繁的客戶進行有效管理並節約空間。一次性帳戶僅包含最核心的控制資訊，如統馭科目。這種帳戶並無客戶的專有資訊如位址或銀行資料等。客戶的姓名、位址、電話號碼、及銀行細節等則是在發票收到時提供的。用這種方法，一個一次性客戶主記錄就可用于多個客戶。支付或催款過程中所需的客戶專有資訊從發票獲得。9.1.1.2總部及分支機搆科目在某些行業中由公司的代理部門完成的共同任務也可通過客戶主記錄表現出來。如，分支機搆在當地發出採購定單而由總部為發票付款。通過將分支機搆科目和總部為發票付款，就可為供應分支機搆的貨物開出發票。同時，銷售數字則記帳到總部科目。但是，有關分支機搆的資訊仍保存在憑證上。因而催款通知可送至分支機搆和總部。9.1.1.3代理付款人一位元代理付款人的帳號也可以輸入客戶主記錄中。借項憑單及銀行轉帳的還款由不同付款人的銀行資料決定。9.1.1.4代理的催款書收件人如果催款通知不准送交應收款已到期的客戶，那麼就能指出另一位催款書收件人。9.1.1.5分支公司如果發票是發給一個分支公司，那麼這一點就必須在集團公司的合併中有所反映。集團公司範圍內的業務往來所達成的所有銷售必須抵銷。這樣做時，集團公司的統一公司代碼必須輸入到主記錄中。統一公司代碼在記帳時轉移到憑證中。客戶主記錄構成處理同客戶間業務關係的靈活資料庫。它也為特殊要求提供空間(一次性交易)。9.1.2結構主記錄的三局部式結構能靈活地描繪出一項作業中的不同組織結構：•一般性數據：這是與每一個公司代碼和公司中每一個銷售部門都同樣有關的資料•公司代碼的資料這是反映公司專有的，與客戶間協定的資料。•銷售資料：這是有關公司各銷售部門和銷售管道的不同特性的資料。一般性資料包括位址、電信資料(電話、電傳、傳真)、有關客戶的一般資料(工廠數、行業、集團歸屬)以及銀行詳情。公司代碼資料包括支付條款和日期：•用於自動支付交易(銀行托收)的，•用於信函的(帳號及客戶所有地負責人)•用於自動催款過程的此外，總分類帳會計的統馭科目是在公司的層次上指明的。這個總分類帳科目的交易數位于記帳時在客戶科目中自動更新。有關定單處理、裝運、及發票等資料可在銷售專用的資料中找到。這一點在關於銷售與分銷模組的相應SAP手冊(R/3的銷售和分銷)中有詳盡得多的說明。系統提供專門的選項來控制主資料的可靠度，使之與設置系統時公司的觀念一致。諸如一個新客戶是應該將整個公司包括進去還是只將其一個分支部門包括進去的這類戰略性決策是集中地作出的。因此，所有資料區都能集中地輸入和更新。會計和銷售既可以一起保存一般性資料，也可以將資料分別地保存在它們相應的區域中。客戶主記錄的結構能支援一致地、無冗餘地使用會計及銷售資料。9.1.3編輯主記錄編輯客戶主記錄時分別有各種功能供使用，以便創建、更改和顯示。這些功能的授權是根據員工的責任範圍來批准的。每一個新的主記錄都必須分配給一個科目組。這樣就能夠按以下準則來將客戶加以分類：•編號指定的類型每一個主記錄都有一個唯一的編號，這個編號可以是由系統指定(內部指定)，也可以是由用戶指定(外部指定)。特別是當編號是承接自一個前端系統時，外部編號指定就更合適。系統保證每一個帳號只被賦與一次。•帳號範圍(編號區間)：編號區間是客戶定義的。供應商和客戶可以定義成同一編號，或者也可以定義一種層級結構。•用戶介面的安排(螢幕圖像)對於每一個客戶組，用戶可以指定哪些資料是強制性的，哪些資料是可選的。不需要的資料可以從介面上消隱掉。用這種方式，就只要求有公司需用於處理業務的那些資料。9.1.3.1輸入資料為保持資料無冗餘，系統提供了範圍盡可能廣泛的支援。例如，用戶可以使用一些方便的尋查功能來創建一個現有帳戶的概況。一種自動重複檢查功能可保證主記錄對於銷售和會計只創建一次。當輸入新的主記錄時，一種拷貝功能可提供支援。一個主記錄中的數據可以包括進一個新的主記錄之中。此外，一組客戶主記錄可以從一個公司代碼拷貝入另一公司代碼。9.1.3.2更改資料用戶可以指定哪些欄位可被更改。例如，授權可以用來防止統馭科目被修改。用戶隨時都可進入用戶想更改的那些指定區域，如，只是支付資料系統將所作的全部更改加以記錄，從而在任何時刻都可得到一份更新後的概況。9.1.3.3顯示資料用戶可選擇用戶感興趣的區域加以顯示。用戶可以從當前的主記錄顯示中調用另一個主記錄來顯示或加以更改，也可以從顯示中進入更改功能。可設置的、易於使用的用戶介面使用戶能方便快捷地編輯和管理主記錄。什麼是客戶資料記錄功能？客戶資料記錄及其資料(到達總分類帳的路徑關於業務夥伴的資料)構成應收帳款會計核算的基礎。它也是SAP系統中銷售功能和會計功能之間的聯繫。通過其特有的性質，它提供專門的會計關聯。9.2科目有關會計業務9.2.1發票及貸項憑證集成地使用SAP的銷售及財務會計系統，開票系統就能準備好發票並將它記帳。來自另一個R/3開票系統的發票也可以通過介面轉至會計，然後這些發票就被記帳。只有不是在R/3系統中創建的發票才必須人工記錄。9.2.1.1憑證的格式一個憑證由憑證抬頭和若干行項目構成。抬頭包含了適用於整個憑證的資料，包括憑證日期、號碼、以及類型。行項目包含付款條款、科目的歸屬、以及金額。某些行項目，如銷售稅，是由系統自動生成的。這些行專案補充人工生成的專案使憑證完整。在憑證記帳之前，用戶可以調用並更改這些行項目中的任何一個。除上述會計憑證之外，系統還特備了幾種專門的憑證，如週期性條目、樣本憑證等。9.2.1.2週期性條目對於以金額相同為特徵的正常週期性交易，用戶可以生成週期性條目。這方面的一個例子就是按月分期付款客戶所付的應收款。這些條目在它們生成的時候並不影響會計。反之，它們只是在執行時記帳到會計系統中。所謂的“週期性條目原始憑證〞包含為會計憑證記帳的資料，如金額與帳號等。它也包含控制資訊，如執行的起止日期和最後期限資料等。9.2.1.3樣本憑證如果有關時間及金額的資料是記帳時的唯一不同之處，那麼就可以使用樣本憑證技術。如果把樣本憑證用作一個模型，則只需要很小的調整(如在記帳日期或金額等處)。如果用樣本憑證，一個已有會計憑證也可用作模型。9.2.1.4輸入工具系統提供若干支援功能以便輸入發票和貸項憑證。它們包括：•設定缺省值•簡單發票及貸項憑證的快捷條目•從以前的作業中摘出日期•多重交易中用戶定義的資料保存•編輯選項的調整•用於帳戶、本钱中心、等等的靈活查尋機制如果無法完成一個憑證的輸入，則輸入過程可在任何一處終止並保存起來。那麼憑證可以在以後完成並記帳。輸入的資料立即被檢查，並且在查出差錯時提供修正。只有當憑證是完整的而且沒有差錯，它才可以被記帳(並從而更新交易數位)。完整的意思是：•借方/貸方餘額為零•已填入最低限度的科目，包括憑證日期、記帳日期、憑證類型、記帳關鍵字、帳號、以及金額等•系統設定時定義的所有要求的欄位均已填滿對於貸項憑證和轉帳，可以用帳面交易，此時支援功能可以類似地使用。9.2.1.5貨幣所有憑證都能以任何貨幣輸入。每個公司都賦於一種本位幣。可以指定多達兩種的其它貨幣。這種“平行貨幣〞同本位幣一樣地被處理和更新。系統儲存從憑證中找到的，以本位幣計和以憑證貨幣計的金額。一個包含逐日精確貨幣匯率的匯率表用來在本位幣與憑證貨幣之間換算。當然，匯率也可以在記帳時直接指明。用戶可控制在製作憑證時是否本位幣和憑證貨幣這二者(或只是憑證貨幣一種)可以打開以便輸入。無論是用哪一種方式，兩種貨幣的金額在憑證顯示上都是可見的。憑證必須以本位幣計的和以憑證貨幣計的餘額均為零時方可記帳。由於換算而會在許多行中產生的一個小的舍入差值會自動地被考慮到。客戶區中的交易數位只以本位幣計。“來自貨物及服務的應收帳款〞統馭科目則以本位幣和以所有的記帳外幣計。輸入發票和貸項憑證時有範圍廣泛的附加功能支持用戶。為自動接受發票提供技術。9.2.2支付9.2.2.1收款收款處理由以下兩項操作組成：•將支付記帳•用客戶科目中的支付行專案結算未清的發票行項目這兩個步驟可用紙面支付人工完成，紙面支付有：•支票•轉帳•匯票如果關於待結算發票的資料不充分，則可用查尋條件來找出客戶的已付款專案。任何憑證專有的資訊均可用作查尋字。用戶可以搜集所需的資料。對於擴展的銀行功能和金庫功能，快速輸入技術顯著地減少了人工處理。這包括：•人工對帳單•人工支票存入清單這些也可以自動進行：•電子對帳單•鎖箱(美國)•用支票掃描器的支票存入業務•POR程式(瑞士)如果已就借項憑單程式同客戶達成了協定，那麼全部發票均可使用支付程式按其到期日彙集起來。類似地，退款給客戶也可自動執行(通過支票或轉發票)。在“應付帳款會計核算〞一章中有對支付程式的詳細說明。9.2.2.2支付的人工收據人工收據支付時，將待結算的發票/貸項憑證的憑證號碼標示在已有的轉帳