DB31∕T 1152-2019 政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范

政务服务“一网通办”电子文件归档管理技术规范上海市市场监督管理局发布 I 12规范性引用文件 13术语和定义 1 5总则 36归档流程要求 36.1总体流程 36.2流程说明 47归档数据组织要求 7.1归档信息包组织结构 57.2归档信息包命名规则 67.3归档信息包数据结构 78归档格式要求 9归档接口要求 9.1总体要求 9.2归档接口 附录A(资料性附录)“一网通办”政务服务事项归档范围示例 附录B(规范性附录)归档功能要求 18附录C(规范性附录)电子文件归档交接文据 22附录D(资料性附录)XML文件Schema定义 I本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准由上海市档案局提出并组织实施。本标准由上海市信息标准化技术委员会归口。1接口要求等内容。本标准适用于纳入上海市“一网通办”政务服务事项所形成的、具有保存价值的各种类型电子文件的归档管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。DA/T22—2015归档文件整理规则DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。依托全流程一体化在线政务服务平台和线下办事窗口，整合公共数据资源，加强业务协同办理，优化政务服务流程，推动服务对象办事线上一个总门户、一次登录、全网通办，线下只进一扇门、最多跑一次。[DB31/T1113—2018,定义3.1]各级行政机关、履行公共管理和服务职能的事业单位(以下统称“公共管理和服务机构”)在履行其法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。[GB/T18894—2016,定义3.2]元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。2[GB/T18894—2016,定义3.3]电子文件和电子档案中包含的数据对象。由内容数据和相关保存描述信息构成的信息整体。数字签名digitalsignature附加在数据单元上的数据，或是对数据单元所作的密码变换，这种数据或变换允许数据单元的接收者用以确认数据单元的来源和完整性，并保护数据防止被人(例如接收者)伪造或抵赖。[GB/T33190—2016,定义3.3]使用数字签名技术产生的数据，签名的对象包括原始文件信息、签名参数、签名时间等信息。[GB/T20520-2006,定义3.1]将电子文件及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。采用数字签名、时间戳等技术对信息包添加校验信息，以防止电子文件被篡改，整性和法律效力的过程。将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。[GB/T18894-2016,定义3.12]按照归档要求对电子文件进行整理、封装、固化、检测电子档案管理系统electronicrecordsmanagements[GB/T18894-2016,定义3.10]3下列缩略语适用于本文件。UTF-8:Unicode的可变长度字符编码(8-bitUnicodeTransformationFormat)XML:可扩展置标语言(ExtensibleMarkupLanguage)OFD:开放版式文档(OpenFixedlayoutDocument)PDF:便携式文档格式(PortableDocumentFormat)JPG/JPEG:一种图像的有损压缩格式(JointPhotographicExpertsGroup)TIFF:标签图像文件格式(TaggedImageFileFormat)DWG:电脑辅助设计软件AutoCAD以及基于AutoCAD的软件保存设计数据所用的一种专有文件格式(DraWinG)SVG:可缩放矢量图形(ScalableVectorGraphics)原则，指定专人负责电子文件归档。5.3公共管理和服务机构应根据本单位职能，结合实际业务需要，制定各类政务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项)电子文件的归档范围和保管期限。归档范围的制定参见附录A,并可根据实际情况进行调整。5.4公共管理和服务机构应对“一网通办”中办结的电子文件按照归档范围要求即时归档，定期导入相应的电子档案管理系统，并由本单位档案部门负责管理。5.5公共管理和服务机构应当按照有关规定，完整收集本单位在政务服务“一网通办”中形成、办理的5.6电子文件归档管理宜采用计算机系统对归档过程进行自动化管理。电子文件归档管理的功能应符合附录B,系统管理其他功能参见GB/T29194—2012。6归档流程要求6.1.1政务服务“一网通办”电子文件归档管理流程从政务服务事项办结开始，到档案部门接收归档信息包结束。a)由业务部门对电子文件及其元数据进行收集、整理、间戳等技术手段对归档信息包进行固化、检测，检测合格后进行归档；b)由档案部门对归档信息包进行接收检测，检测合格后完成必要的归档手续(见附录C),档案部门接收符合要求的归档信息包，完成电子文件归档管理流程。6.1.3政务服务“一网通办”电子文件归档管理流程见图1。4否是否是检测合格具体政务服务事项办理结束后，业务部门根据归档范围(参见附录A)对电子文件进行收集，获取归档电子文件内容数据及其元数据信息，收集的方式宜采用自动捕获，在无法自动捕获的情况下也可人工业务部门对收集的电子文件按照DA/T22—2015和归档范围(参见附录A)进行整理组件，并进行必要的信息补录、材料补充等操作。于归档范围的电子文件应按要求进行组织、排序和存储。按照归档信息包组织结构(见第7章)对整理完毕的电子文件进行数据封装，形成归档信息包。使用数字签名、时间戳等技术手段，对归档信息包进行固化。在归档登记前，应按照DA/T70—2018的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性5检测结果登记《电子文件归档登记表》,形成归档目录清单。业务部门应将归档信息包连同《电子文件归档案部门接收归档信息包之前应按照DA/T70—2018等标准规定，对信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，对于不符合要求的信息包予以退回，并注明退回原因。档案部门接收归档信息包时，应清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息档案部门接收符合要求的归档信息包，完成电子文件归档管理流程。7归档数据组织要求7.1归档信息包组织结构电子文件归档应采用规范的信息包组织结构，包括“归档事项基本信息.XML”“办理流程基本信息.XML”“电子文件基本信息.XML”以及电子文件夹。其组织结构模型示例见图2。电子文件1图2归档信息包结构示例6归档信息包由如下几部分构成：a)“归档事项基本信息.XML”应统一以归档事项基本信息.XML命名该文件，描述此次归档事项的基本信息，XML文件的编码格式为utf-8;b)“办理流程基本信息.XML”应统一以办理流程.XML命名该文件，描述此次归档事项的办理流程信息，XML文件的编码格式为utf-8;c)“电子文件基本信息.XML”应统一以电子文件基本信息.XML命名该文件，描述此次归档事项下的电子文件材料的基本信息，XML文件的编码格式为utf-8;d)电子文件夹应按照归档范围中的文件材料排列顺序进行命名，一个文件夹内包含一个或多个电子文件材料，没有对应电子文件材料的可不设置文件夹。行政许可、行政处罚等行政事项的文件夹的名称和排序参见附录A执行。7.2归档信息包命名规则归档信息包采用电子档案号作为命名标识。电子档案号实行全市统一编号规则：区域代码·部门00001·001·2018-D30-命名要求见图3。一事项流水号(8)图3归档信息包的命名要求区域代码以2位阿拉伯数字表示。参见DB31/T1106.1—2018附录A中的表A.4。部门代码以6位英文大写字母表示。参见DB31/T1106.1-2018附录B中的表B.1。事项类型代码以2位阿拉伯数字表示，对应具体事项类型，其中00～49号段对应行政审批事项，50～99号段对应公共服务事项。参见DB31/T1106.1—2018附录A中的表A.3。7主项代码采用5位阿拉伯数字表示，取值由4位事项类别码前面补0。事项类别码以分段方式区分市、区两级事项。参见DB31/T1106.1—2018附录A中的表A.7。子项代码采用3位阿拉伯数字表示。子项代码000表示该编码为事项的大项。各单位事项的分项，自001起按照顺序依次对应。表示该行政事项的办结年份，采用4位阿拉伯数字表示，如2018年，用“2018”表示。保管期限采用不超过4位字符表示，为电子文件归档信息包内文件材料的最长保管期限，分为定期指事项的申请流水号，采用8位阿拉伯数字表示，每年从00000001开始顺序编码。7.3归档信息包数据结构归档事项基本信息见表1。表1归档事项基本信息说明示例1电子档案号234统一审批编码5内资企业设立6办理对象类型7上海市××××信息技术公司8办理对象证件类型营业执照9办理对象编号申请经办人用户ID申请经办人姓名申请经办人证件类型申请经办人证件编号申请经办人手机号8说明示例申请时间受理时间办理部门编号上海市市场监督管理局办理人用户编号办理人用户姓名李四办理结果办结时间归档时间10年5注：归档事项基本信息XML文件的Schema定义示例参见D.1。办理流程基本信息见表2。表2办理流程基本信息说明示例1材料预审2缺少营业执照34上海市民政局5经办人用户姓名操作人员姓名67处理时间注：办事流程基本信息XML文件的Schema定义示例参见D.2。电子文件基本信息见表3。表3电子文件基本信息说明示例1电子文件号2电子文件名称结婚证_电子文件号9说明示例3格式信息4计算机文件大小56申请人上传或者电子证照库共享7最后更新时间8允许空值9允许空值“一网通办”平台签名规则允许空值数字签名签名时间允许空值允许空值上海市市场监督管理局允许空值MEUCIQDz/tiZSHUDezmYioRpPrgp2xyG+rWzaNRelo2NwFA允许空值允许空值允许空值允许空值MIIHIwYJKoZIhvcNAQcCoI允许空值MIJzgzCCbZYwDhYCRVMCWBVNIRUNBFiAyMDg0NTA时间截数据允许空值UzIK3aepU1C6blDnsUsM8注1:若一份电子文件含有多个签名信息，应将全部信息依次记注2:电子文件基本信息XML文件的Schema定义示例参见D.3。8归档格式要求政务服务“一网通办”所形成的电子文件主要由政务服务事项办理过程中形成的电子文件材料、政务服务事项结论性文件和以附件形式获取的电子文件材料等三个部分组成，电子文件各组成部分的归档格式要求见表4。表4电子文件归档格式要求电子文件构成示例归档格式以附件形式获取的电子文件材料申请经办人上传的申请材料图像类，JPEG、TIFF图形类：DWG、PDF、STEP、SVG9归档接口要求归档信息包通过电子文件归档接口归档至电子档案管理系统中，电子文件归档接口根据双方请求推送是指由“一网通办”系统发起请求，电子档案管理系统接收数据的方法与过程。基于WebService服务调用的归档推送接口描述见表5。表5归档推送接口服务名参数名参数类型说明变量名说明推送归档电子文件归档信息包唯一回“0”失败归档电子文件数捕获是指由电子档案管理系统发起请求，从“一网通办”系统的某个目录下获取数据的方法与过程。基于WebService服务调用的归档捕获接口描述见表6。表6归档捕获接口服务名参数名参数类型说明变量名说明获取归档电子文件口通讯获取的开始时间点，可选归档电子文件数据(资料性附录)“一网通办”政务服务事项归档范围示例A.1行政许可事项归档范围示例行政许可事项归档范围示例见表A.1。表A.1行政许可事项归档范围示例归档范围12行政许可申请书34行政许可材料补正告知书56行政许可受理通知书7行政许可不予受理决定书89行政许可陈述申辩告知书行政许可听证申请书行政许可听证告知书行政许可听证公告行政许可听证通知书行政许可延期决定通知书行政许可特别程序期限告知书行政许可责令(限期)改正通知书征求意见函注：变更、延误、撤销行政许可等情形根据实际情况确定归档范A.2行政处罚事项归档范围示例行政处罚事项归档范围示例见表A.2。表A.2行政处罚事项归档范围示例归档范围1行政处罚决定书234567责令(限期)改正通知书89先行登记保存证据通知书先行登记保存证据物品处理通知书收缴物品清单行政处罚事先告知书陈述申辩笔录听证通知书听证告知书听证笔录案件移送函行政决定履行催告书陈述申辩意见(催告)强制执行通知书强制执行申请书A.3行政强制事项归档范围示例行政强制事项归档范围示例见表A.3。表A.3行政强制事项归档范围示例归档范围1查封(扣押)决定书23456789行政强制措施决定书行政强制措施物品移送告知书行政决定履行催告书行政强制执行决定书行政强制拆除公告中止强制执行通知书终结强制执行通知书恢复强制执行通知书当事人陈述申辩意见强制执行申请书A.4行政征收事项归档范围示例行政征收事项归档范围示例见表A.4。表A.4行政征收事项归档范围示例归档范围1行政征收决定书234行政征收决定书56789行政征收告知书陈述申辩笔录听证通知书听证笔录强制执行通知书行政决定履行催告书陈述申辩笔录(催告)强制执行申请书A.5行政给付事项归档范围示例行政给付事项归档范围示例见表A.5。表A.5行政给付事项归档范围示例归档范围123456789A.6行政检查事项归档范围示例行政检查事项归档范围示例见表A.6。表A.6行政检查事项归档范围示例归档范围1行政检查通知书2行政检查告知书34先行保存证据通知书5行政检查意见书6责令限期改正通知书7内部审批单8A.7行政确认事项归档范围示例行政确认事项归档范围示例见表A.7。表A.7行政确认事项归档范围示例归档范围1234567A.8行政奖励事项归档范围示例行政奖励事项归档范围示例见表A.8。表A.8行政奖励事项归档范围示例归档范围1行政奖励决定文书(证书)23归档范围456A.9行政裁决事项归档范围示例行政裁决事项归档范围示例见表A.9。表A.9行政裁决事项归档范围示例归档范围1行政裁决决定书2行政裁决申请书3申请裁决证据材料4行政裁决受理通知书5行政裁决答辩书67审查材料89A.10其他行政权力事项和公共服务事项归档范围示例其他行政权力事项和公共服务事项的归档范围参见上述表格确定。(规范性附录)归档功能要求B.1总体要求电子文件归档功能的总体要求见表B.1。表B.1归档功能总体要求123支持内置式(作为功能模块嵌入)、独立式(作为独立子系统)等不同的方式实现和政务服务业务系4已收集、积累的拟归档电子文件的所有操作进行跟踪、审计56支持在配置安全可靠CPU的服务器和终端上部署和应用电子文件收集的功能要求见表B.2。表B.2收集功能要求1能够以自动或半自动方式完整收集政务服务业务系统产生的拟归档电子文件，电子文件内容数据2支持在线和离线两种收集模式，支持单个和批量收集拟归档电子文件34电子文件的录入5支持对于不符合归档格式要求的电子文件进行格式转换，以满足归档电子文B.3整理组件整理组件的功能要求见表B.3。表B.3整理组件功能要求1支持以办件事项为基本单位进行归档整理，将与该事项相关的、属于归档范23支持手动调取该事项的所有归档电子文件，选取所需的电子文件整理归档，调整归档电子文件的排序及文件夹层次结构，可对电子档案号、电子文件号、保管4支持归档电子文件的自动归类、排序、命名、编号、编目、著B.4数据封装数据封装的功能要求见表B.4。表B.4数据封装功能要求1支持对归档电子文件材料以ZIP压缩打包的方式进行封2B.5数据固化数据固化的功能要求见表B.5。1支持对归档信息包加盖数字签名、时间戳，确2章管理暂行办法》等相关规定归档检测的功能要求见表B.6。表B.6归档检测功能要求1能够设定归档电子文件的检测项目和检测范围，并能够根据设定的检测策略对归档电子文件(或者归档信息包)执行检测操作2要求检测项目包括真实性、完整性、可用性34能够记录检测过程中的信息，并能够输出检测报告以便查看5能够在操作界面上实时动态显示检测过程，具体检测操作可在后台执行6允许采用第三方成熟的检测工具，与归档功能进行无缝集成B.7归档登记电子文件归档登记的功能要求见表B.7。表B.7归档登记功能要求12支持登记表部分信息的自动捕获与计算(检测结果、归档信息包数量等)34支持登记表的打印输出和导出5支持基于工作流的登记表流转办理，由业务部门和档案部门6支持对《电子文件归档登记表》加盖数字签名和电子印章B.8接收检测归档电子文件接收检测的功能要求同归档检测(见表B.6)。B.9接收登记归档电子文件接收登记的功能要求同归档登记(见表B.7)。B.10接收入库归档电子文件接收入库的功能要求见表B.8。表B.8归档电子文件接收入库功能要求1支持对于符合要求的归档信息包执行接收解包操作，接收之后的电子档案元23支持按件或按批次接收符合要求的电子档案，退回不4提供符合规范的WebService归档数据推送接口，允许归档功能调用5支持归档电子文件的导出6支持基于工作流的归档接收操作，由业务部门和档案部归档参数设置的功能要求见表B.9。表B.9归档参数设置功能要求约束1支持政务服务“一网通办”事项电子文件的事项分类方案、归档234支持归档范围维护，公共管理和服务机构可对本单位的事项分类方案、归档维护(规范性附录)电子文件归档交接文据C.1电子文件归档登记表电子文件归档登记表见表C.1。表C.1电子文件归档登记表内容说明归档文件数量归档数据量归档方式归档部门检测意见真实性检测完整性检测可用性检测安全性检测载体外观检测表、软件、说明资料检测填表人(签名)审核人(签名)部门(印章)C.2归档目录清单归档目录清单见表C.2。电子档案号名称)大小归档部门归档时间归档事项基本信息XML文件Schema定义为：〈xs:elementname="归档事项基本信息"><xs:elementname="事项类型"type=<xs:elementname="事项编码"type="xs:string"/><xs:elementname="统一审批编码"<xs:elementname="事项名称"type="xs:string"/><xs:elementname="办理对象名称"t<xs:elementname="办理对象证件类型"type="xs:string"/><xs:elementname="办理对象编号"t<xs:elementname="申请经办人用户ID"<xs:elementname="申请经办人姓名"type="xs:string"/><xs:elementname="申请经办人证<xs:elementname="申请时间"type="xs:date"/><xs:elementname="受理时间"type="xs:date"/><xs:elementname="办理部门编号"t<xs:elementname="办理