声像档案管理(培训)

声像档案管理目录声像档案管理定义作用归档内容归档要求组卷整理分类编号移交原则档案借阅目录定义声像档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片）、录音带、录像带、光盘、幻灯片、微机软盘、唱片、电影胶片、缩微胶片等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式。定义公司声像档案是指公司在生产经营、科学研究、企业管理以及党群工作等各项活动中直接形成的,以感光材料、磁性材料为载体,以声音、影像为主要反映方式保存的影片、照片、录音、录像带、磁盘、光盘等声像记录资料。前言职责分工公司主管党委宣传工作的纪委书记是声像档案工作的第一责任人，对声像档案管理负有监督、检查、指导和领导责任。公司负责声像管理工作职能部门（党委宣传部、科学技术部）部长，对所辖业务工作中形成的声像档案资料的组成与内容、形成与积累、立卷、归档与移交负有监督、检查、指导的主控责任。公司具体负责声像档案主责岗位的实施人员，是声像档案工作的直接责任人。应严格执行相关业务管理办法、制度规范及工程流程，确保声像档案文件从形成、收集、整理、归档、移交等管理工作始终处于可控状态。定义工程项目部项目经理对项目声像档案负有领导责任，应将其纳入岗位职责范围，为项目声像档案管理配备必要的资源。综合办公室、工程技术部是本项目部声像档案工作管理岗位的主责部门，是声像档案工作的直接责任人。应做好工程项目开工前、施工中、竣工后三个阶段的声像档案从形成积累到整理归档与工程实体进展同步。负责工程项目竣工后向本级档案部门同时移交纸质载体（即：冲印出5寸照片，不少于60张）、刻录的光盘1张(内容含照片简介、项目从开工典礼到竣工的全部照片）并完成公司档案管理职能系统录入及照片上传工作）。移交项目形成的其他声像档案。归档范围（以工程项目为例）基本建设和技术改造项目的设计、开工、施工、竣工、创优过程中形成的声像资料。分为工程实施活动声像档案和工程宣传活动声像档案两个部分。工程实施活动声像档案包括：从开工到竣工交验，工程建设整个过程的现场实录资料。包含：征地拆迁，工程关键工序，各工序施工及检测验收，试验检测，隐蔽工程验收，单位工程验收、交工验收（初步验收）和竣工验收；新技术、新产品、新工艺、新材料的开发应用，与工程变更密切相关的照片资料；缺陷整改，记录工程建设项目重大

事故、自然灾害及异常现象等；与生产活动相关的培训考试、生产竞赛、环境保护、安全教育、事故处理情况资料；工程项目管理过程中的工程招投标、合同签订、考察调研、资质审核、方案评审、物资采购、安全管理、质量管理以及其他活动情况资料。工程宣传活动声像档案包括：上级领导视察、检查、慰问；反映工程项目建设的重大活动，如开工奠基、竣工剪彩等重大活动现场；重要的工程会议；工程项目各项职工生活、文艺、体育活动情况等资料。在新技术研究、科技开发、工程创优等活动中形成的声像资料（包括国家、省（市）、各部委、股份公司等科研项目鉴定、评审与奖励）。引进新技术与新设备开发、应用、技术改造等方面形成的声像资料。保管期限声像档案保管期限分为永久、长期两类。归档要求声像档案是构成档案全宗不可缺少的重要组成部分，必须贯彻集中统一管理原则。凡形成声像档案的部门和单位，都应按照归档范围，在声像档案全部或阶段形成之后，及时收集齐全并进行规范整理，向本级档案部门移交归档。形成的声像档案必须保证其真实性、完整性、系统性。归档的声像材料一般为原版原件，材质必须符合永久或长期保管的要求。声像档案根据制成材料的不同又分为图像电子文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件等，声像档案电子文件应保证图像、音质清晰，色彩鲜艳。移交时有固定的保护装置（封皮或封套），防止划痕，并对其内容做简要标注说明。归档的照片档案应具备主题鲜明、图像清晰、画面完整、反差良好、色彩饱和且未经制作处理的原始照片，并附有文字说明，每张照片均应写明拍摄时间、地点、事由及拍摄者姓名，人物照片要注明主要人物的职务、姓名及所处位置，专题照片要有总说明。文字说明由移交单位在“归档照片说明卡”（见附录五）上填写。归档录像带的质量要求：图像质量应清晰稳定，磁带无变形，磁粉无脱落；各种形式的专题片、记录片等都应在完成编辑配音之后归档。录像带及录音带归档时，归档单位或部门应填写录像带及录音带内容卡。所有项目竣工文件在移交时条件允许的项目实行电子版与纸质版同时进行移交，电子版要求内容与纸质版一致，需要在纸质版归档加盖张号后进行扫描形成电子文件，文字材料要求PDF格式文件，图纸要求DWF格式文件，电子文件的存储介质为光盘，光盘存放于盒内，盒子封面需根据纸质版竣工文件要素打印存储资料目录。电子版竣工文件移交参照声像档案办理。

声像档案的整理与立卷归档的声像档案，要进行科学分类、系统整理和排列，分别以卷、册、盘、盒组成保管单位。声像档案的分类编号由种类、分类二级类目代号组成。每一个保管单位的档案号，应包括种类代号、分类代号和案卷流水号（案卷流水号由公司档案室统一确定编号）。归档的录音带、录像带、微机软盘、光盘等声像档案应分别填写目录卡；归档的照片档案应填写说明卡。录像磁带目录卡式样（详见附录一，录音磁带目录卡式样（详见附录二），光盘、软盘目录卡式样（详见附录三），照片说明卡式样（详见附录五）。照片档案的整理（以工程照片为例）对已收集的照片档案按照照片类别（施工类、宣传类）进行整理，检查其内容是否具有保存价值，文字说明是否准确，是否符合立卷归档的要求，内容不全的照片要尽量收集齐全。属于同一内容的一组照片，既要反映事物的全过程，又要避免重复，重要的照片应全部保存。整理时施工照片按照单位工程、施工工序分类整理（特别注意隐蔽工程、变更、关键工序、完工照片、竣工验收等照片的收集），上级检查类照片人物按照职务大小排列，活动类照片按照类别分类整理。每张照片备注“照片事由、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人”四要素（重要的人物照片注明单位、职务、姓名及具体位置），编写照片档案案卷简介，刻录光盘一张。照片档案系统录入挑选具有代表性的照片（检查类、施工类）照片至少60张，冲洗成5寸照片，编辑好说明卡随刻录的光盘一并移交公司，并将60张照片电子版上传档案管理智能系统。（系统录入的简要程序）系统拟写案卷标题。照片档案案卷标题按单位---内容---分类拟写。如：××工程施工照片。系统录入照片档案案卷目录、卷内照片目录及备考表。照片档案案卷目录、卷内照片目录应逐项填写。备考表除填写组卷人、职务、检查人、组卷日期外，还要说明本卷照片张数、底片张数和其他需要说明的事项。声像档案档号构建规则以新建铁路石家庄至武汉客运专线轨道工程照片为例，则其档案的二级类别是：X·Z9分

类=一级类别照片的代号（Z）+二级类别基建类的代码（9）

即：Z9目录号=种类+分类

即：X·Z9档

号=目录号+案卷号

即：X·Z9—1（案卷号即流水号）案卷标题：新建铁路石家庄至武汉客运专线轨道工程施工照片档号构建图示其他声像档案的整理录音带、录像带、光盘以盘组成保管单位，一个保管单位编一个档案号。录音、录像带均应粘贴中性不干胶“声像档案说明卡”。录音、录像带脊背应粘贴中性不干胶脊背卡。录音、录像带归档时均应填写录音、录像磁带目录卡。声像档案移交管理声像档案移交时应