对公司合同管理的几点法律建议2

对公司合同管理的几点法律建议2合同编号：__________甲方（公司名称）：______________________，住所地：______________________，联系方式：______________________。乙方（公司名称）：______________________，住所地：______________________，联系方式：______________________。一、前言1.1合同管理的重要性本合同的有效管理对于甲乙双方均具有的意义。合同管理保证双方的权利和义务得以明确界定，有助于防范可能出现的法律风险，保障交易的安全与稳定。通过有效的合同管理，双方能够在合同的整个生命周期内，从签订前的筹备到履行完毕后的归档，实现对合同相关事务的全面掌控，从而提高交易效率，减少纠纷发生的可能性，维护良好的商业合作关系。二、合同管理组织架构2.1设立专门合同管理部门甲乙双方应各自设立专门的合同管理部门（或指定专门人员负责合同管理工作）。该部门（或人员）负责统筹协调本公司合同管理相关的各项事务，包括但不限于合同的起草、审核、签订、履行监督以及纠纷处理等工作。合同管理部门应具备相应的专业知识和技能，能够准确解读和运用相关法律法规，保证合同管理工作的合法性和有效性。2.2明确各部门在合同管理中的职责（1）业务部门：负责与合同相对方进行业务洽谈，明确合同的商业条款，提供业务需求信息，并在合同履行过程中及时反馈业务进展情况。（2）法务部门：从法律专业角度对合同进行审核，提供法律意见，保证合同条款符合法律法规的要求，防范法律风险。在合同纠纷发生时，负责制定应对策略并参与纠纷解决工作。（3）财务部门：根据合同条款审核相关财务事项，如付款条件、结算方式等。在合同履行过程中，负责资金的收付和财务管理工作。三、合同管理制度的建立3.1合同管理制度的基本原则（1）合法性原则：合同的签订、履行、变更和解除等行为均应符合国家法律法规的规定，不得违反法律的强制性规定。（2）公平性原则：合同条款应体现公平合理的原则，双方的权利和义务应当对等，不得存在显失公平的条款。（3）诚信原则：双方在合同的订立和履行过程中应遵循诚实信用原则，如实提供信息，积极履行合同义务，不得欺诈、隐瞒或恶意违约。3.2合同管理流程规范（1）合同立项：业务部门根据业务需求提出合同立项申请，明确合同的目的、主要内容和预期效益等信息。（2）合同起草：由合同管理部门（或指定人员）根据立项申请和业务部门提供的信息进行合同起草工作。（3）合同审核：起草完成的合同依次经过业务部门、法务部门和财务部门的审核，各部门应在规定的时间内提出审核意见。（4）合同签订：审核通过后的合同，由双方授权代表按照法定程序进行签订。（5）合同履行：双方按照合同约定履行各自的义务，合同管理部门负责对履行情况进行监督。（6）合同变更与解除：如需变更或解除合同，应按照合同约定和法律法规的规定办理相关手续。（7）合同归档：合同履行完毕后，合同管理部门应将合同及相关文件进行归档保存。3.3合同文档管理规定（1）合同文档应包括合同文本、立项申请、审核意见、签订记录、履行情况记录以及与合同相关的其他文件。（2）合同文档应按照一定的分类标准进行存放，便于查询和管理。（3）合同文档的保存期限应根据法律法规和公司内部规定确定，一般应不少于合同纠纷诉讼时效期间。四、合同的起草4.1起草前的准备工作（1）业务需求调研：合同起草人员应与业务部门充分沟通，深入了解业务需求，包括交易的背景、目的、内容、交易方式等，保证合同条款能够准确反映业务需求。（2）法律法规研究：对与合同相关的法律法规进行研究，明确法律法规对合同内容和形式的要求，避免合同条款违反法律法规的规定。（3）参考类似合同：收集和分析类似合同的范例，借鉴其中的成功经验，同时注意避免其中可能存在的风险点。4.2合同条款的明确性与完整性（1）合同主体条款：明确合同双方的名称、住所地、联系方式等基本信息，保证合同主体的真实性和准确性。（2）合同标的条款：清晰描述合同的标的，包括标的的名称、数量、质量、规格、型号等内容，避免产生歧义。（3）合同价格条款：明确合同的价格、计价方式、付款方式、付款期限等内容，保证价格条款的合理性和可操作性。（4）合同履行条款：详细规定双方的履行义务，包括履行的时间、地点、方式等内容，保证合同能够顺利履行。（5）合同违约责任条款：明确双方违约的情形及相应的违约责任，包括违约金的计算方式、赔偿范围等内容，增强合同的约束力。（6）合同争议解决条款：约定合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，明确管辖机构或仲裁机构的选择。4.3法律条款的准确运用（1）在合同中准确引用法律法规的相关条款，增强合同的合法性和权威性。（2）对于法律法规中的强制性规定，应在合同条款中予以体现，保证合同符合法律法规的要求。（3）根据法律法规的规定，合理设置合同的权利义务条款，保障双方的合法权益。五、合同的审核5.1内部审核流程（1）业务部门初审：业务部门负责对合同的商业条款进行初审，主要审核合同条款是否符合业务需求，是否存在业务风险等。业务部门应在规定的时间内将初审意见反馈给合同起草人员。（2）法务部门审核：法务部门从法律专业角度对合同进行审核，主要审核合同条款是否符合法律法规的要求，是否存在法律风险等。法务部门应出具详细的法律审核意见，包括存在的法律风险点及相应的建议。（3）财务部门审核：财务部门对合同中的财务条款进行审核，主要审核付款条件、结算方式、发票开具等财务事项是否符合公司财务规定和相关法律法规的要求。财务部门应将审核意见及时反馈给合同管理部门。（4）综合审核：合同管理部门汇总各部门的审核意见，对合同进行综合审核。如存在审核意见不一致的情况，合同管理部门应组织相关部门进行协商，达成一致意见后对合同进行修改完善。5.2法律专业审核要点（1）合同主体资格：审核合同双方是否具备签订合同的主体资格，如是否为依法成立的法人或其他组织，是否具备相应的民事行为能力等。（2）合同条款合法性：审核合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在违反法律法规强制性规定的情况。（3）合同条款逻辑性：审核合同条款之间是否逻辑严密，是否存在矛盾或歧义的地方。（4）合同风险防范：识别合同中可能存在的法律风险点，如违约责任设置不合理、争议解决条款不明确等，并提出相应的防范措施。5.3审核意见的反馈与处理（1）审核部门应及时将审核意见反馈给合同起草人员或合同管理部门。审核意见应明确、具体，包括存在的问题及相应的建议。（2）合同起草人员或合同管理部门收到审核意见后，应认真研究审核意见，对合同进行修改完善。修改后的合同应再次提交审核部门进行审核，直至审核通过。六、合同的签订6.1签订的法定程序（1）双方应在合同上签字或盖章。签字的人员应为双方的法定代表人或授权代表。法定代表人签字的，应提供法定代表人身份证明；授权代表签字的，应提供授权委托书。（2）合同签订的日期应为双方签字或盖章的日期。合同签订日期具有重要的法律意义，可能影响合同的生效时间、履行期限等内容。（3）对于需要办理批准、登记等手续才能生效的合同，双方应按照法律法规的规定及时办理相关手续。在办理手续期间，合同的效力处于待定状态，双方应遵守法律法规的相关规定，不得擅自变更或解除合同。6.2签订主体的资格审查（1）在签订合同之前，双方应相互审查对方的主体资格。审查内容包括对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照是否齐全有效，是否具备签订合同的经营范围和经营资质等。（2）对于特殊行业或领域的合同，还应审查对方是否具备相应的行业准入资格或特殊资质，如建筑工程合同中的施工资质、金融服务合同中的金融牌照等。（3）如果对方是自然人，应审查其身份证件，保证其具备完全民事行为能力，能够独立承担民事责任。6.3签订的形式要求（1）合同可以采用书面形式、口头形式或其他形式。但法律法规规定必须采用书面形式的合同，如建设工程合同、技术转让合同等，双方必须采用书面形式签订合同。（2）书面合同应采用合同书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。采用数据电文形式订立合同的，双方应约定合同成立的时间、地点等内容。（3）合同的书面形式应符合法律法规的规定和交易习惯的要求。合同的字体、字号、行距、页边距等排版格式应清晰、规范，便于阅读和保存。合同的纸张质量应较好，避免使用容易损坏或褪色的纸张。七、合同的履行7.1履行中的监控机制（1）建立合同履行跟踪制度：双方应指定专人负责合同履行的跟踪工作，及时掌握合同履行的进展情况。跟踪人员应定期向合同管理部门或相关负责人汇报合同履行情况，如发觉履行过程中存在问题，应及时采取措施解决。（2）设置合同履行节点：根据合同的性质和履行内容，在合同中设置若干个履行节点。在每个履行节点到达之前，双方应提前做好准备工作；在履行节点到达时，双方应及时履行相应的义务，并对履行情况进行检查和确认。（3）建立合同履行预警机制：根据合同履行的时间、进度等因素，设定预警指标。当合同履行情况接近预警指标时，系统应自动发出预警信号，提醒双方注意合同履行风险，及时采取措施加以防范。7.2履行中的变更与补充（1）合同履行过程中，如果需要变更或补充合同条款，双方应协商一致，并签订书面的变更或补充协议。变更或补充协议应明确变更或补充的内容、变更或补充的原因、变更或补充的生效时间等内容。（2）变更或补充协议应视为原合同的组成部分，与原合同具有同等的法律效力。变更或补充协议的签订程序应与原合同的签订程序相同，包括审核、签字、盖章等环节。（3）在变更或补充协议签订之前，双方应按照原合同的约定继续履行合同义务。如果一方擅自变更或补充合同条款，另一方有权拒绝，并要求对方按照原合同的约定履行义务。7.3不可抗力等特殊情况的应对（1）如果合同履行过程中发生不可抗力事件，如自然灾害、战争、行为等，受到不可抗力影响的一方应及时通知对方，并提供相关证明文件。通知应包括不可抗力事件的发生时间、地点、影响范围、预计持续时间等内容。（2）在不可抗力事件持续期间，双方应根据不可抗力事件对合同履行的影响程度，协商决定是否暂停履行合同、变更合同条款或解除合同。如果双方协商一致决定暂停履行合同，在不可抗力事件结束后，双方应尽快恢复合同履行；如果双方协商一致决定变更合同条款，应签订书面的变更协议；如果双方协商一致决定解除合同，应签订书面的解除协议。（3）如果一方因不可抗力事件未能履行合同义务，且在不可抗力事件结束后能够继续履行合同义务的，不构成违约。但该方应尽快恢复合同履行，并采取合理措施减少因不可抗力事件造成的损失。八、合同的纠纷处理8.1纠纷的预防措施（1）合同条款明确性：在合同起草过程中，应保证合同条款明确、具体，避免产生歧义或模糊不清的地方。明确的合同条款有助于减少纠纷发生的可能性，即使发生纠纷，也便于确定双方的权利和义务，有利于纠纷的解决。（2）合同履行监督：在合同履行过程中，加强对合同履行情况的监督，及时发觉并解决可能出现的问题。通过有效的履行监督，可以避免问题积累导致纠纷的发生。（3）诚信沟通：双方在合同的订立和履行过程中应保持诚信沟通，及时交流信息，协商解决可能出现的分歧。诚信沟通有助于建立良好的合作关系，减少因误解或猜疑导致的纠纷。8.2纠纷解决的方式选择（1）协商：协商是解决合同纠纷的首选方式。双方应本着平等、自愿、公平的原则，就纠纷事项进行协商，寻求达成一致的解决方案。协商过程中，双方应保持理性、客观，充分听取对方的意见，寻求互利共赢的解决方案。（2）调解：如果协商不成，双方可以选择调解方式解决纠纷。调解可以由双方共同指定的第三方调解机构或个人进行。调解机构或个人应根据法律法规和公平合理的原则，对纠纷进行调解，促使双方达成调解协议。（3）仲裁：如果双方在合同中约定了仲裁条款，当纠纷发生时，应将纠纷提交约定的仲裁机构进行仲裁。仲裁具有高效、保密、专业性强等优点，但仲裁裁决具有终局性，一旦作出，双方必须执行。（4）诉讼：如果双方无法通过协商、调解或仲裁解决纠纷，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼是一种权威性的纠纷解决方式，但诉讼程序相对复杂，耗时较长，成本较高。8.3诉讼或仲裁应对策略（1）证据收集：在纠纷发生后，双方应及时收集与纠纷有关的证据，包括合同文本、履行记录、往来函件、证人证言等。证据是证明自己主张的关键依据，充分的证据有助于在诉讼或仲裁中取得有利的地位。（2）法律研究：深入研究与纠纷相关的法律法规，明确自己的权利和义务，确定诉讼或仲裁的请求和依据。同时了解对方可能提出的抗辩理由，做好应对准备。（3）律师聘请：考虑聘请专业的律师代理诉讼或仲裁案件。律师具有专业的法律知识和丰富的诉讼或仲裁经验，能够为当事人提供专业的法律意见和代理服务，提高胜诉的概率。九、合同管理的信息化建设9.1信息化管理系统的选择（1）功能需求分析：在选择合同管理信息化系统之前，应进行功能需求分析。根据公司的合同管理流程和业务需求，确定系统应具备的功能，如合同起草、审核、签订、履行监控、文档管理、查询统计等功能。（2）系统安全性：合同管理涉及大量的商业机密和重要信息，因此系统的安全性。应选择具有高安全性的信息化管理系统，如具备数据加密、访问控制、备份恢复等安全功能的系统。（3）系统易用性：系统应具有良好的易用性，便于公司员工使用。系统的操作界面应简洁明了，操作流程应符合公司的合同管理习惯，减少员工的学习成本。（4）系统兼容性：考虑系统与公司现有信息系统的兼容性，如与企业资源计划（ERP）系统、办公自动化（OA）系统等的兼容性。保证系统能够与现有系统无缝对接，实现数据共享和交互。9.2信息安全与保密措施（1）用户权限管理：在合同管理信息化系统中，应建立严格的用户权限管理机制。根据用户的职责和工作需要，分配不同的系统权限，如合同起草权限、审核权限、查询权限等。保证用户只能在其权限范围内操作系统，防止越权操作。（2）数据加密：对系统中的合同数据进行加密处理，保证数据在存储和传输过程中的安全性。采用先进的加密算法，如对称加密算法或非对称加密算法，对数据进行加密，经过授权的用户才能解密查看数据。（3）数据备份与恢复：建立定期的数据备份制度，保证合同数据的安全性和完整性。备份数据应存储在安全的地方，如异地数据中心或云存储平台。当系统出现故障或数据丢失时，能够及时恢复数据。（4）保密协议：与系统供应商、使用人员等签订保密协议，明确各方的保密义务和责任。要求各方不得泄露合同管理信息化系统中的任何信息，如有违反，应