航空公司配件采购管理制度及流程

航空公司配件采购管理制度及流程一、制定目的及范围为确保航空公司在配件采购方面的高效性、规范性，降低采购成本，同时保证配件质量与安全性，特制定本制度。本制度适用于航空公司所有配件的采购，包括但不限于机载设备、维护工具、航材及其他相关物资的采购。制度的实施有助于明确各部门的职责，优化采购流程，提高工作效率。二、采购原则1.所有采购活动必须遵循“公正、公平、公开”的原则，确保采购过程透明，选择最佳供应商。2.配件采购应优先选择具有良好信誉和质量保证的供应商，所有物资必须提供有效的合格证明及发票。3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人应为不同人员，确保采购过程的独立性与公正性。4.采购决策应基于全面的市场调研，确保采购物品的经济性与实用性。三、采购流程1.采购申请流程1.1需求确认：各部门根据实际需求，确定所需配件的类型、数量及规格，并填写《采购申请表》。1.2库存检查：在申请前，申购人需与仓库管理人员沟通，确认库存情况，避免重复采购。1.3申请提交：申购人将填写完成的《采购申请表》提交至部门负责人审批。2.审批流程2.1部门审批：部门负责人审核申请内容，确认需求的合理性与必要性，并签字批准。2.2预算审核：若采购金额超出部门预算，需提交财务部进行预算审核。2.3高级管理审批：对于重要配件采购，需报公司高层审批，确保采购决策的高效性与合理性。3.询价及选择供应商3.1市场调研：采购部门负责对市场进行调研，至少获取三家符合条件的供应商报价及相关资料。3.2报价分析：对各供应商的报价进行分析，比较质量、价格、交货期及售后服务等因素。3.3供应商选择：根据分析结果，选择最优供应商，并填写《供应商选择记录》。4.合同签署4.1合同制作：采购部门根据选定的供应商，制定并审核采购合同，确保合同条款的规范、完整。4.2合同审批：合同需经法务部审核，确保法律合规性。4.3合同签署：合同经双方确认后，由授权代表签字生效。5.采购实施与验收5.1订单发出：采购部门向供应商下达采购订单，确认交货时间及方式。5.2收货与验收：配件到货后，相关人员需对照采购合同进行验收，确保数量、质量符合要求。5.3入库管理：验收合格的配件应及时入库，并更新库存管理系统。6.付款及报销6.1付款审核：在验收合格后，采购部门提交付款申请，财务部审核后进行付款。6.2报销流程：采购物资需在规定时间内完成报销，逾期未报销的费用将不予受理。四、特别采购流程1.紧急采购1.1申请流程：因突发情况需要紧急采购时，申购人需填写《紧急采购申请表》，并附上紧急情况说明。1.2快速审批：部门负责人可直接审批，快速启动采购流程，无需经过常规审批。1.3采购实施：紧急采购应尽量选用已有合作关系的供应商，以缩短采购周期。2.集中采购2.1定期需求：各部门需每季度提交一次集中采购需求，统一由采购部门进行集中采购，降低成本。2.2市场调研：采购部门对集中采购的物资进行市场调研，选择合适的供应商进行集中询价。五、采购管理与记录1.档案管理1.1采购记录：所有采购活动均需做好记录，包括采购申请、审批文件、合同、验收单及付款凭证等。1.2档案存档：采购记录需按年度进行整理归档，以备后续查阅与审计。2.绩效评估2.1供应商评估：定期对供应商进行绩效评估，依据质量、交货期及服务等进行打分，促进供应商的持续改进。2.2流程优化：根据采购过程中的实际情况，不定期进行流程评估与优化调整，以提高整体采购效率。六、采购纪律与责任1.采购人员职责1.1采购培训：所有采购人员需接受专业培训，确保其具备必要的采购知识与技能。1.2行为规范：采购人员不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不当利益，违者将受到公司纪律处分。2.监督机制2.1内审制度：定期进行内部审计，确保采购流程的合规性与透明度。2.2反馈机制：设立采购反