公司后勤管理制度 (一)

公司后勤管理制度

目录

一、公文管理办法

二、档案管理办法

三、办公用品及设备管理规定

四、办公区域管理规定

五、考勤管理制度

六、假期管理制度

七、车辆管理制度

八、公司接待管理制度

九、公司资产管理制度

十、公司环境卫生管理制度

十一、安全保卫制度

一、公文管理办法

L目的

为增强公司公文的印制、呈批、传达及管理的规范性,

特制定本管理办法。

2.适用范围

适用与公司的内部呈文和外来公文。

3.管理权限

行政办公室

4.公文管理范围

公文管理主要包括公文的拟办、核稿、登记、批办、

承办、签发、印刷、用印、传递、归档等事项。

5.公文管理程序

5.1收文管理程序

(1)公司收文的范围：各级政府来文、行业管理部门

来文以及其它单位来文。

(2)行政办公室负责公司所有收文的签收、登记造册

及统一管理，按照总经理批准及时交由相关部门承办，并

及时跟踪、反馈承办结果。

(3)公司外来文件凡属公司领导亲收件，应及时送交

收信人本人。

(4)需承办的公司收文，由办公室交由承办人，承办

人需按规定迅速办理，不得拖延；如需两个或两个以上部

门共同承办的，部门间应做好协调工作，尽快办理。

(5)如需进行收文转办的，应由第一承办人及时转办

和催办，以确保公司收文的事项及时落实。

(6)各部门因外出开会或通过其它渠道直接收到的收

文性质的文件，应及时送达办公室登记存档，并按上述程

序阅办。

5.2内部呈文管理程序：

(1)凡以公司名义的发文，均由行政办公室统一登记

管理，并填写统一的文头纸。

(2)所发公文原则上应一文一事。

(3)一般不可越级行文，确需越级行文时，应同时抄

报被越级的部门或人员。

(4)发文文稿应由主办部门拟定，报总经理审批后，

由行政办公室承办。

(5)公司内部公文的发布，均由行政办公室以规定格

式统一发布。下发给个别部门的公文，应履行签收手续。

6.公司公文的行文要求

(1)拟定公文时，应按公司规定文种拟定，文头纸须

符合公文规范，并使用电脑打印稿，做到用词恰当、标点

准确，言简意赅。

(2)公文格式：公司公文由发文的文号、签发人、标

题、正文、附件、印章、发文时间、主送单位等组成。

作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等）；公司

内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批

复；公司对外签订的经济合同原件（由财务部门一份存档，

行政办公室保存复印件）；在工作过程中形成的照片、录

音带、计算机软盘及光盘、工具类甘籍、资料。

（2）有关部门须保留档案原件时，行政办公室应保存

复印件，并在复印件上注明原件存放处。

5.档案的保管

（1）凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值

的文件资料，均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、

立卷归档及保存管理，其它部门和个人不得擅自留存。

（2）凡属立卷归档的文件资料，必须为原件，书写

格式必须符合要求，书写工具须为钢笔或黑色碳素笔，且

应保证其完整、齐全、分类清楚。

（3）档案管理实行一月一整理制度，所有归档文件

均应为已完成文件。

（4）各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部

门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查，如发现问题,

应及时向上级主管领导汇报，以便及时采取措施确保档案

的安全。

（5）对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

6.档案的借阅

（1）借阅档案时需填写《借阅登记表》；并不得将

档案带离所在办公室。

（2）经领导批准后档案被借出时，档案管理人员应

在该档案的位置上，放一张代替卡，卡上应标明档案卷号、

借阅时间、借阅单位、借阅人姓名，以便按时催还，防止

档案丢失。

（3）秘密档案的借阅应由行政办公室主任在借阅登

记表中签字认可；机密档案由档案管理由上级主管领导签

字认可；绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。

（4）保密性档案原则上不得摘抄或复印，如确实需

要时，应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中

签字认可。

（5）借阅档案的部门和个人，必须妥善保管档案资

料，不得将其拆散，或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损

坏性行为，也不得转借他人使用。

7.档案的销毁

档案销毁由办公室报请公司总经理批准后执行，并须

由公司指派专人进行监督。

三、办公用品及设备管理规定

1.目的

为确保公司办公用品及办公设备管理和使用的高效

化及规范化，特制定本规定。

2•适用范围

公司正常经营活动中的办公用品及办公设备的领用、

日常管理及维护。

办公用品及设备包括：

大型办公用品：办公家具、桌椅、电器、辅助用具

小型办公用品：办公文具、其它办公易耗品

办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、

投影仪、电话、其它设备

3.管理权限

行政办公室

4.小型办公用品的领取

（1）公司办公用品由行政办公室统一购买和分发，

员工需以部门为单位填写《办公用品（设备）领用申请表》。

（2）新员工入职时，行政办公室为其配备相应的办

公用品。

5.大型办公用品及办公设备的配备

（1）大型办公用品及办公设备由公司统一配备。

（2）新员工入职或其他员工需要配备时，应由行政

办公室填写《办公用品（设备）领用申请表》，经部门领导

审批后方可配备。

6.办公用品及设备的使用

（1）办公用品及设备属公司财产，任何个人不得据

为已有。

（2）凡以公司名义接受馈赠或其它方式收取的办公

用品及设备均应交行政办公室登记入库，进行统一管理及

调配，部门不得私自占有或个人据为已有

（3）办公用品以节约为原则进行配备和使用，避免

不应有的浪费。

（4）员工离职或因岗位调动需将办公用品及设备交

回办公室并办理交接手续。

（5）办公用品及设备发生损坏，应报行政办公室进

行维修或更换，不得私自进行处理。属非正常损坏的，对

直接责任人按其责任轻重进行相应处罚及赔偿。

四、办公区域管理规定

1.目的

为加强办公区域规范管理，确保公司良好的工作环境

及工作秩序，特制定本规定。

2•适用范围

公司及其所属的办公区域。

3.管理权限

行政办公室。

4.办公区域的行为规范

（1）应以普通话低音量在办公区域内进行交流。禁

止高声喧哗、污言秽语，手机应始终调为振动状态。

（2）不得在任何时间内将与工作无关的人员带入办

公区域，如有人员来访，应由有关人员接待。

（3）爱护办公区域内的一切设施，不得随意毁坏、

涂抹，不得将公共设施及物品据为已有，一经发现，将要

求责任人按损坏或丢失物品的原价进行赔偿。

（4）节约公司一切能源，随时注意关闭电源、水源

开关。随意浪费者，公司将进行相应处罚。

（5）工作时间内不得进行上网聊天、玩游戏、打牌、

下棋等娱乐活动。

（6）注意保持办公区域的卫生，不得乱扔杂物不得

随地吐痰，外出或下班离开时，应收拾好与工作有关的资

料文件及个人物品，关闭电脑电源。

（7）上班时间应衣着整洁，不得穿短裤、短裙、背

心及袒胸露背衣裙及拖鞋。

（8）下班时必须关好门窗，做好防盗、防火工作。

5.电话使用行为规范

（1）公司电话仅供工作之需，不得使用公司电话拨

打私人电话。一经发现，按公司《奖惩制度》进行处罚，

并由本人承担所需费用。

（2）工作电话通话时间应尽量简短，如确需长时间

讨论细节，应尽量安排面谈。

（3）电话响铃三声以内必须马上接听，若本人不在

座位上，电话临近的员工必须帮助接听，并问清楚对方需

沟通的事宜，或记下对方电话，待本人回来后及时转达。

（4）接听电话必须使用礼貌用语普通话。

五、考勤管理制度

1.目的

为加强公司考勤管理，整顿劳动纪律，提高员工遵章

守法的自觉性，特制定本制度。

2•适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.管理权限

行政办公室

4.管理规定

（1）员工工作时间为上午8：00至12:00,下午1：

30分至5:30分。

（2）公司员工实行上下班随机抽查制度，由办公室

负责组织实施。

（3）公司员工外出办理业务，需提前向部门负责人

告知并经批准。

（4）迟到、早退15分钟内，罚款元。超

过15分钟以上者，按旷工半天论处。月累计迟到、早退

5次（含5次）以上，按旷工一日处理。

（5）员工无故旷工半日者，给予一次警告处分。月

旷工7天或年旷工30天以上者，按自动离职处理。

（6）员工因公出差，须报部门领导或总经理批准。

六、假期管理制度

1.目的

为规范员工的休、请假行为并明确员工假期期间的相

关薪资待遇以及管理规定，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.管理权限

行政办公室

4.休、请假审批程序

（1）休息日、法定假日按国家及公司规定休息。

（2）员工休婚假、产假、丧假，须填写请假条，经

部门负责人签署意见后报总经理审批。

（3）员工休病假须填写请假条，突发疾病可向部门

负责人电话请假，病愈后补办请假手续，三天以上病假的

须附医院证明。

（4）员工因故不能正常出勤，需事先填写请假条，

三天内事假由部门负责人审批，超过三天由总经理审批。

部门负责人请假须由总经理批准。

5•休假期间的薪资待遇

（1）员工按规定休婚假、产假、丧假的，享受相应

天数的有薪假待遇。

（2）员工按请假手续休病、事假的，所扣薪资二休假

天数*日工资。

（3）员工按规定休假超过期限或未办理休假手续，

擅自离开工作岗位的，按旷工处理，旷工一天扣发日工资

的3倍。

七、车辆管理制度

1目的

本制度规定了公司内部车辆的使用、维修管理办法,

提高车辆工作效率，保证驾驶安全和车辆完好率。

2适用范围

适用于对本公司内部车辆调度、行驶、维保、使用的

管理。

3职责

3.1驾驶员负责车辆安全驾驶、维修、保养及年检。

3.2办公室主管负责对车辆车况、驾驶员身体状况、

情绪、行为的检查、监督。

3.3办公室主任负责统一调度公司用车，轻微交通

事故处理及车辆维修、保养、年检的管理。

3.5总经理主管公司车辆管理的控制。

4相关文件

《交通守则》、《交通道路法规》

5工作程序和管理办法

5.1车辆的调度管理

5.1.1车辆统一由办公室主任调度，各部门因公用车

须提前一天提出申请，按实填写［派车单］,否则办公室有

权拒绝派车要求。

5.1.2各部门公务用车原则上满足：紧急公务、载

物、取款、雨天远途接送客人等工作需求。

5.1.3驾驶员根据派车单指定地点路线出车，无特殊

情况不得随意改变行车路线。

5.2车辆维修保养管理

521驾驶员每日出车前，应用湿布对车辆外部及

内座擦拭一遍，并对车况进行详细检查后，试发动五

分钟。

522驾驶员要爱惜车辆，加强车辆的维护保养，

按车辆维保规定，定期更换润滑油和易损件，保证车

辆的完好率。

523保持车辆内外的干净、整洁，雨天泥泞地段

用车后应及时清洗保养，正常情况下应在本单位车库

清洗。

5.2.4出车途中遇到意外刮碰，或交通事故应及

时报告和向交通事故处理部门报警，不得私下协商或

擅离事故地点。

525车辆需要保养、大修、更换配件及年检时，必

须事先报告办公室主任，填写［车辆维保、年检申请单］,

经办公室主任审核，总经理批准后方可进行。

5.2.6车辆年检、检修，日常维修及更换零配件，结

算时必须附上维修厂家更换零配件的明细清单上报财务，

否则财务有权不予报销。

5.3车辆使用管理

5.3.1严格遵守交通法规和公司车辆管理

规定，文明行车。

532树立安全第一、服务第一的思想，保

证乘员的安全、舒适、准时。

5.3.3办公室主管负责检查并监督驾驶员不得在

酒后、疾病、情绪反常等不适宜驾驶的情况下出车。

534严禁利用职权私自用车或将车交给非驾驶员和

外单位驾驶员驾驶。

535按照公司指定地点停放车辆，严禁将车开到非

指定地点过夜或逗留。

5.3.6办公室主任对车辆行驶公里和油耗进行测量、

检查和控制。

537经常自检车辆，做好年检，保持车辆的良好状

O

5.4车辆肇事处理

5.4.1车辆碰擦

驾驶员应立即向办公室汇报，由办公室主任按实

际情况决定处理意见：

a）双方协商解决；

b）报交通事故管理部门解决。

5.4.2交通事故

在公共道路上发生交通事故，驾驶员应按以下程序进

行：

a）若有受伤人员，首先对受伤人员进行护救，呼叫

救护车或另外叫车将伤员送往就近医院进行抢救；

b）保护现场，通知交通事故管理部门到场

进行检查和处理；

c）向办公室主任汇报，由办公室主任到场

协助交警进行事故处理；

d）通知保险公司到现场勘察，以确定理赔

方法。

八、公司接待管理制度

1、目的

为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作

规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、卓有成

效”的原则，特制定本制度。

2、范围

本制度适用于公司、营销部、项目部、行政部门等各

种对外接待工作，不含公司内部聚餐、外勤工作用餐开支。

3、相关定义

3.1宾客指：对口政府、行政事业单位的领导及分管

人员；公司各项业务合作单位的领导、主管及相关来往人

员；总经理的亲友。

3.2接待费用含：招待客户的住宿费；餐饮费；旅游

费；娱乐费；烟酒费；礼品费等。

4、接待标准

宾客级别划分及相应接待人标准

.宾客主要包含陪同人

公司接待负责人

别人员员

市县书记、市总经理

1

县长、处长、局长、总经理或副总经理或副总经理

级

总经理。（含副）指定

I科长、股长、总经理或副总经理指原则上

级总监、部门经理、定下列一人：办公室主任、不超过3人

部长。（含副）部门负责人、项目经理

总经理或副总经理指原则上

(一般科员、办

定下列一人：办公室接待不超过2人

级事员。

员、部门主管、项目主管

接待标准级别划分表

特

餐旅娱

烟产、礼

饮游乐酒

（品

（瓶/3

别宿（包/

（元（人/天）（

元/人）

/人/天）元/人）元/人）

人）

级星

级星

级星

4.1宾客的级别划分原则上参考其职务，如需提高接

待级别的，事前应向总经理申请。需提高接待级别的情况

主要含：代表更高级别职务的领导出席的；事件关乎重大,

需提高接待级别方能解决的。

4.2总经理的亲友，由总经理指定接待级别。

5.接待程序

5.1宾客的接待由相应负责人负责统筹安排，事前做

好吃、住、行、费用及陪同人员的预算及方案，提前2天

填写《招待费用申请表》。

5.2A级、B级宾客的预算及方案申请由总经理核准;

C级的由副总经理核准。突发急需的接待，应事前电话请

示相应领导，次日补填《招待费用申请表》。

5.3接待负责人负责落实预算及方案的执行情况，宾

客有会见公司领导意愿的，须沟通、安排好双方约谈的时

间、地点。

5.4接待工作结束后，接待负责人对接待成果做最终

评价，汇报对象为预算及方案核准的相应领导。

6.接待细则事项

6.1宾客到达机场（车站），需安排好车辆及迎接人

员前往迎接，A级宾客如需预订机场贵宾厅迎送的，需提

前安排好贵宾厅。

6.2接待人员需在A级宾客入住的客房内准备好：茶

叶、水果、会议资料、会议礼品等物品。

6.3吃住行前应事前了解宾客的爱好、禁忌,在费用

控制范围内，尽可能满足宾客的合理需求。对于不合法、

不合理需求须婉言拒绝。

6.4接待负责人按接待标准、人数及天数申请烟、酒，

申请经批准后在办公室领取，接待结束后剩余的烟、酒须

交回办公室保存，以备下次再用。

6.5接待工作程度注重合法、合理、适度，接待人员

的着装打扮、言谈举止注重端庄、礼节。酒席间“喝酒不

开车、开车不喝酒”。

6.6宾客回程前，了解其喜好为其准备适量的特产、

礼品，并妥善安排人员送机（站）。

6.7每次接待工作结束后，须总结行程、费用及取得

成效。对有特别嗜好、兴趣与特点的宾客需详细记载，以

便之后接待作参考。

7.费用控制及报销

7.1接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致,

节约开支、争取成果，充分考虑及认清每次接待的目的，

合理接待。

7.2费用的支出原则上不得超出相应级别，如确实有

必要超支，须事前请示总（副总）经理核准。

7.3未办理《招待费用申请表》的任何接待，一律不

得报销。

7.4接待人员在接待工作结束后2天内必须将所有票

据整理报账，一例一贴，按实报账，不得任何虚假，“假

一罚十、假白辞退”。

7.5烟酒由办公室统一管理，适量库存。烟酒费用按

月据实结算（银行转账方式支付）。

7.6由办公室挑选多家合适的酒店、饭店、娱乐场地

等，签订接待合同作为定点接待用地，据实发生的费用，

按月结算（银行转账方式支付）。确定各职位签单付款人

员名单，不在此名单中人员需现金或电话确认签单。

《定点酒店、饭店、娱乐场签单限额表》

职位当月累计签单金额上限

总经理不限

副总经理5000元

办公室主任、部门经理、项目2000元

经埋

九、公司资产管理制度

1、目的

为加强公司资产管理，充分利用现有资产资源，特制

定本制度。

2、适用范围

资产管理部门以及公司资产使用部门及个人。

3、固定资产的管理

(1)总经理办公室负责对公司及项目部资产的实物

管理，负责对公司电脑类资产进行专项管理，须对电脑类

资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记

和管理。

(2)财务管理部是公司资产账务管理的主管部门，

负责从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进

行监控和管理。

4、资产的分类和使用年限

根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况对

资产进行分类编号。

5、资产登记的要求：

(1)分别做好固定资产、低值易耗品的登记，登记

的格式可参考《固定资产盘点表》。

(2)为方便公司资产的统计，各部门统一按上述资

产大类及总分类进行固定资产登记。

（3）资产的编号规则：XXX（资产代号）-XXX（资产

序号）。

（4）低值易耗品的分类和资产编号参照以上标准。

6、资产管理指引：

（1）资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程

序审批，未经批准，不能办理相关手续。

（2）资产编号规则需统一，并在资产上粘贴标识，

确定资产责任人，确保资产的合理使用及管理。

（3）未经公司同意，不得将资产外借和供无关人员

使用。

（4）资产的使用部门和使用人须合理使用设备，严

格按规程操作，并注意设备维护、保养。由于使用、保管

不善造成的遗失和损毁，责任人要按资产重置价格或资产

管理部门的评估价值赔偿公司损失。

7、资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批

程序

（1）资产购置：有关部门提出申请，填制《固定资

产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批后，方

可进行资产的购置。

（2）资产转让、报废：有关部门提出申请，填制《固

定资产报废申请表》，并按规定申报流程和审批权限获批

后，方可进行资产转让和资产残骸的处理。报废资产有残

值的，经资产主管部门估价、处理后，回收的资金应及时

上缴公司财务管理部。

十、公司环境卫生管理制度

1、目的

为营造整洁、舒适的办公环境、塑造良好的企业形象,

规范办公环境卫生管理制度，特制定本规定。

2、适用范围

本规定适用于公司各部门办公区域、仓库、档案室及

公司所有办公场所的环境卫生管理与办公设备的使用维

护。

3、个人办公区域的维护

3.1每位员工应保持自己的办公桌面物品摆放整齐、

不得随意丢弃堆放各类与工作无关的私人物品。

3.2长时间离开办公桌或下班后需将座椅推至办公桌

下。

3.3每日下班后，应关闭自己个人的计算机主机、显

示器电源，并将相关文件摆放整齐。

3.4特殊岗位的人员（如仓库管理员）应保证自己工

作管辖区域（例如仓库）内货物摆放有序（如文件柜、市

场部样本）无废弃物等。

3.5员工要爱护、珍惜本部门各种设备，严禁私自转

借或出租，因过失造成设别损坏的，要查明原因，并根据

造成损坏程度由过失者给予相当的赔偿。

4、部门办公区域的维护

4.1各部门负责本部门办公区域清洁卫生，按要求每

人每天清洁自己的桌面和场地，各部门负责人是本部门办

公区域安全、卫生责任的负责人。

4.2使用文件柜、保险柜等的员工、应保持文件柜、

保险柜的外观干净；内部文件资料摆放整齐；顶部不摆放

旧资料、旧文件、旧物品等杂物，保持整体美观

4.3办公室内需摆放文件柜、办公桌、电脑等办公设

施的，应规范、合理、整齐并随时保持清洁。

4.4每天下班时，各部门负责本部门的电源、门窗关

闭；当天下班最后离开办公室的员工，必须关闭所有空调、

门窗、电源（尤其是计算机电源）、饮水机、茶水机、锁

好门方可离开。

5.公司办公区域的维护

5.1每天早上在9:00之前，清洁工将所有办公区域

的地面清扫一遍；会议室的办公桌椅擦试一次、座椅摆放

整齐，并将垃圾桶的垃圾清理干净；每周对办公区域的桌

椅、门窗、文件柜等物件进行一次清洁。

5.2不得在办公室的通道处摆放物品、杂物，阻碍通

行，影响美观。

5.3员工应注意保持地面、墙面及其公共区域的环境

卫生、不乱丢垃圾、不吐痰、不乱张贴、能及时清理污物。

5.4使用会议室的员工应爱护会议室设施、保持会议

室的整洁，会后将