企业资料档案管理办法

企业资料档案管理办法TOC\o"1-2"\h\u18247第一章总则 1135731.1目的与依据 1242021.2适用范围 2305741.3管理原则 225439第二章档案分类与编号 2222452.1档案分类标准 212082.2档案编号规则 258222.3分类与编号的实施 212315第三章档案收集 2204513.1收集范围与要求 2241643.2收集流程 353873.3收集时间与责任人 31926第四章档案整理 3301934.1整理标准与方法 3321334.2档案装订与归档 3166354.3整理的审核与验收 312279第五章档案保管 379645.1保管条件与设施 394205.2保管期限与鉴定 3174255.3档案的安全管理 46198第六章档案利用 4320266.1利用申请与审批 412506.2利用方式与限制 4314546.3档案利用的登记与反馈 47904第七章档案销毁 4223077.1销毁标准与程序 4243057.2销毁的审批与监督 475427.3销毁记录与备案 426893第八章附则 456358.1解释权与修订权 5123898.2生效日期 5194908.3相关表格与附件 5第一章总则1.1目的与依据为了加强企业资料档案的管理，提高档案管理的规范化和科学化水平，有效保护和利用档案资源，根据国家有关法律法规和企业实际情况，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于企业内部各类资料档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。涵盖了企业的行政管理、生产经营、财务审计、人力资源、技术研发等各个方面的档案资料。1.3管理原则企业资料档案管理遵循以下原则：集中统一管理原则：企业设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，保证档案的完整性和安全性。分类管理原则：根据档案的内容、性质和用途，进行科学分类，便于查找和利用。真实性和完整性原则：保证档案资料的真实可靠，完整无缺，如实反映企业的各项活动和历史面貌。保密性原则：对于涉及企业机密和敏感信息的档案，严格遵守保密制度，保证信息不泄露。第二章档案分类与编号2.1档案分类标准根据企业的业务特点和管理需求，将档案分为行政管理类、生产经营类、财务审计类、人力资源类、技术研发类等若干大类。每个大类下再根据具体的业务内容进一步细分小类，保证分类的科学性和合理性。2.2档案编号规则采用统一的编号规则，保证档案编号的唯一性和系统性。编号由大类代码、小类代码和流水号组成，例如：XG01001，其中“XG”表示行政管理类，“01”表示行政管理类中的第一个小类，“001”表示该小类下的第一个档案。2.3分类与编号的实施档案管理部门负责制定档案分类与编号的实施方案，并组织相关人员进行培训。在档案收集过程中，按照分类标准和编号规则对档案进行分类和编号，保证档案的有序管理。第三章档案收集3.1收集范围与要求收集范围包括企业在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。要求档案收集应做到全面、准确、及时，保证档案的完整性和真实性。对于重要档案，应原件收集，对于无法收集原件的，应收集复印件并注明原件的去向。3.2收集流程明确档案收集的流程，包括档案的产生、移交、接收等环节。档案产生部门应按照规定的时间和要求，将档案移交至档案管理部门。档案管理部门在接收档案时，应进行认真核对，如发觉问题应及时与移交部门沟通解决。3.3收集时间与责任人规定各类档案的收集时间，保证档案能够及时收集归档。同时明确档案收集的责任人，包括档案产生部门的负责人和档案管理部门的接收人员，保证责任落实到人。第四章档案整理4.1整理标准与方法按照档案管理的有关规定和企业的实际需求，制定档案整理的标准和方法。包括对档案的分类、编号、装订、编目等方面的要求，保证档案整理的规范化和标准化。4.2档案装订与归档对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐、美观。归档时，应按照档案的分类和编号，将档案存放至相应的档案柜中，便于查找和利用。4.3整理的审核与验收档案整理完成后，应进行审核与验收。审核内容包括档案的整理质量、编号的准确性、装订的规范性等。验收合格的档案方可正式归档，不合格的档案应要求相关人员进行整改。第五章档案保管5.1保管条件与设施设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件。配备必要的档案保管设施，如档案柜、空调、除湿机、灭火器等，保证档案的安全保管。5.2保管期限与鉴定根据档案的内容和价值，确定档案的保管期限。定期对档案进行鉴定，对于超过保管期限的档案，按照规定的程序进行销毁或继续保管。5.3档案的安全管理加强档案的安全管理，制定档案安全管理制度，明确安全责任。采取必要的安全措施，如限制无关人员进入档案库房、定期进行安全检查等，保证档案的安全。第六章档案利用6.1利用申请与审批企业内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案利用申请表》，注明查阅目的、范围和时间等内容，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门审批。6.2利用方式与限制档案利用方式包括查阅、复制、借阅等。对于涉及企业机密的档案，应严格限制利用范围和方式。借阅档案应按照规定的时间归还，如有特殊情况需要延期的，应办理续借手续。6.3档案利用的登记与反馈建立档案利用登记制度，对档案的利用情况进行详细记录。利用者在利用档案后，应及时将利用效果反馈给档案管理部门，以便改进档案管理工作。第七章档案销毁7.1销毁标准与程序制定档案销毁的标准，对于失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁程序包括编制销毁清单、鉴定审核、领导审批、监销等环节。7.2销毁的审批与监督档案销毁必须经过严格的审批程序，由档案管理部门提出销毁申请，经企业领导审批后，方可进行销毁。销毁过程应在专人监督下进行，保证销毁工作的合法性和规范性。7.3销毁记录与备案对档案销毁的过程和结果进行详细记录，包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等内容。销毁记录应妥善保存，以备查阅。第八章附则8.1解释权与