邵阳多福食品公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介............................................................1

2公司差旅费报销制度存在的问题........................................1

3公司差旅费报销制度优化设计..........................................1

3.1报销前需要提前申请............................................2

3.2出差制度......................................................3

3.3发生可报销的费用之后及时整理..................................4

3.4费用报销细则..................................................4

3.5差旅费报销制度补充条款........................................6

4优化设计后效果......................................................6

参考文献.............................................................7

湖南商务职业技术学院毕业设计

邵阳多福食品公司差旅费报销制度优化设计

1公司简介

邵阳市多福冰团食品有限责任公司成立于2021年，公司地址位于湖南省

邵阳市双清区，是一家以经营食品销售和服务为主的企业，企业注册资金200

万元，实际到位资金200万元。，公司办公环境舒适同事关系良好，发展前景

很好，工作氛围活跃，公司愿景;早日上市。

2公司差旅费报销制度存在的问题

(一)差旅费报销不规范、审批手续不完备、报账单据缺失现象比较严重。

出差人员在报销差旅费时，应提供有关领导批件、出差事由的完整申请单

和有关通知、证明文件等，做到报销准确、报销合理。此外，还应当提供完整

的票据，以确保住宿费的合理标准。

（二)超标准、超范围报销甚至重复报销差旅费。

有的单位领导出差追求豪华享受，到高档酒店出差选择代步工具，超支部

分报销；有的单位在发放伙食费、城市公共交通费的同时，还会重复报销餐饮

补贴费和途中补助；还有的单位为了增加单位的财务负担，将宴请、礼品、土

特产等费用列在差旅费中。

(三)虚报出差的人数和天数，用不同方法发放补助。

如某单位出差人员在使用公车或自驾车外出旅游时，虚报人数和天数，领

取餐补和途中补助，有的单位甚至出现出差人员在不同地区出差两个或两个以

上同一天，实为以出差为名发放不正当补贴的情况。

(四)出差没有实质的内容，等同于换种方式旅游。

有的异地单位利用学习考察之名到旅游景区游览，进行学习交流和考察调

研，没有实质内容；有的出差人员绕道游山玩水，不按规定路线、不按规定时

间出行；也有的利用工作时间外出旅游的名义，返乡或探亲访友。

(五)弄虚作假，利用不正当手段使用差旅费票据套取资金。

有的单位差旅费用一律用现金支出或向出差人员全额转账，对单位协调、

烟酒等隐形支出无法入账的，利用汽车发票、餐饮发票、住宿发票等套取资金

进行处理。

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

3公司差旅费报销制度优化设计

公司规定，必须遵守公司的规章制度，为员工报销差旅费。如果不遵守，

将被视为违规。对公司差旅费规定，员工要经常留意，确保遵照执行。公司的

制度中会明确规定差旅费的使用范围、审批流程以及报销时需要提供的单据。

了解公司的差旅费报销制度，才能按照规定准备好所需的资料，并及时提交审

核，以确保报销及时完成。

审批流程简化：在保证报销合规性的前提下，尽量压缩审批时间和审批层

级，减少员工等待报销的时间。相关培训：每年定期安排员工参加相关培训，

加深员工对差旅费制度及业务招待费要求的理解，包括如何进行费用报销、单

据规范要求等方面，避免因个人操作不当而影响报销效率和准确性。通过以上

优化设计，可以加强对差旅费使用的管控及监督，在减少公司支出的同时，保

障员工正常出差需求。

3.1报销前需要提前申请

无论是招待客户还是说到外地出差，在报销之前要按照本公司的报销制度

要求进行审批，招待客户的时候，报销申请表必须要写清楚在什么时间、在什

么地方、招待什么公司的什么人，洽谈哪一方面的业务，本公司陪同人员几位，

招待客户的标准是什么，预计招待花费的费用是多少。在填写出差审批单时，

必须清楚地说明出差的时间、地点、运输工具以及其他费用，包含交通运输费、

食宿费和出差补贴费。如果无法明确说明具体费用，则必须按照公司规定的最

高标准来填写。出差结束后，必须按照实际发生的费用进行报销。如果不能明

确的写出具体费用，要按照不超过本公司上限的标准来填写，出差结束后，必

须按照实际发生的各种费用报销。如果不按实际发生的费用报销，发现超出报

销范围或者报销假账，一律不允许报销，不能报销的部分还要根据金额的多少

进行处罚，例如留抵下次报销时累计金额不得报销。本公司开通有线上差旅费

审批流程，在员工将要出差时，可以线上操作提出出差申请，方便在出差的时

候，审批流程能够完结。如果有特殊情况不能走线上申请的，就需要及时的填

写线下审批，因为这些报销申请表是报销的一项重要单据，所以必须要按照公

司要求填写，防止报销差旅费时出现报销不了的情况。根据公司的报销制度要

求，招待客户和出差前必须先进行审批申请。出差结束后，必须按照实际发生

的费用报销，不允许超出报销范围或报销假账。公司开通有线上审批流程方便

员工操作出差申请，并且强调了报销申请表是一项重要单据，必须按照公司要

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

求填写以确保报销顺利。

表2-1预支申请表

预支申请表

时间

地点

客户名称

洽谈哪方面业务

公司陪同人员

招待客户标准

交通费

住宿费

出差补助

其他

3.2出差制度

（一）公司严格执行出差申报制度，出差前要填写《出差申报表》，对出

差地点、出差事由、出差时间、借钱数额等进行详细说明，经分管领导签字确

认后，经公司领导同意后方可出差。本人紧急出差，按照流程，先垫付费用后

补报，以备不时之需。

表2-2出差申请单

出差申请单

出差地出差事由天数借款额部门负责分管领导

人意见意见

(二)出差用款需经过严谨的审批程序，借款时需持《出差借款单》，并按

《借款单》规定填写，经主管领导审核同意后，经所在单位领导签字确认，才

能批准财务部门领导出借。

表2-3出差借款单

出差借款单

借款用途借款金额部门负责人意见分管领导意见财务部门意见

(三)出差人员回来后，应将出差情况在《出差申报清单》报告栏详细报告，

由科室负责人审核报告结果，并向分管领导提交审核意见，《出差申报清单》

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

报告栏分别记下各自的意见。

(四)出差补助和费用报销单由出差人员填写，并按《出差申请单》规定的

标准和出差有效单证报送财务部门审核报销。

(五)差旅费，凡差旅费与出差申请单所列事项不符的，必须经派出机构负

责人或分管领导严格审核核实并出具若干意见后方可报销。

(六)差旅费报销工作必须按时完成，凡因私人因素导致发票过期或未达到

财务入账标准的，相应费用自理。

(七)各主管部门负责人按照“前账不清，后账不借”的规定，对本部门

出差费用的真实性、合法性负责，借款手续应在出差前补齐。

3.3发生可报销的费用之后及时整理

招待完客户以后，应该及时填写费用报销申请表，按要求粘贴好发票，附

上预支申请表，履行审批流程申请报销；出差结束后，及时据实编写出差报

告，整理相关票据，并在票据粘贴单上按规定粘贴，填写报销单，履行审批流

程申请报销。

表2-4报销申请表

报销申请表

时间

地点

客户

名称

洽谈哪方面业务

公司陪同人员

招待客户标准

交通费

住宿费

出差补助

其他

3.4费用报销细则

为了更好地管理公司，节约差旅费支出，控制公司成本，特根据公司发展

情况制定符合公司情况不同费用报销的各项规定。

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

(1)交通费报销规定

出差可乘坐飞机、高铁动车、火车、轮船、大巴车。

表2-5交通费报销规定表1

乘坐的交通工具级别

飞机经济舱

高铁动车二等座

火车硬卧、硬座、硬卧、动卧

轮船三等座

大巴车普通座

乘坐大巴车时间过长的可以乘坐火车，乘坐火车时间过长的可以乘坐高铁

或者飞机。

表2-6交通费报销规定表2

原来乘坐的交通限制可换乘

工具

大巴车乘坐时间超过八小时火车硬座

火车乘坐时间超过八小时高铁二等座或飞机经济舱

如果您没有按照公司规定乘坐交通工具，您将承担超出部分的费用。如果

您有特殊情况需要乘坐飞机，请提前向相关领导报备，并等待领导审批和总经

理审核，财务会计完成登记备案后方可乘坐。员工出差时，可以享受报销政策，

包括省内外的交通费用，以及省外的交通费用。市内每天报销交通费不超过

200元的上限。

表2-7交通费报销规定表3

省内每日交通费

打车不超过一百五十元

公交不超过五十元

每日合计不超过二百元

(2)住宿费报销规定

为了遵守公司的节约原则，我们必须选用合同中规定的宾馆。如果有多

人出差，我们会确定每两个人入住标准间，不能选用奢华套间。出差途中的食

宿费用将按实际情况报销。在选定入住宾馆时，应当选定能否开具增值税专用

发票的宾馆，而不得使用普通发票作为食宿费用的发票所开具。如果因特殊原

因无法开具专门发票，则需要提交书面申请，并经过本公司负责人签字后方可

提交报销。

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

表2-8住宿费报销规定表

数量入住地点入住标准开票要求其他

单人公司协议酒店标准间或单间必须开具增值税

专用发票

多人公司协议酒店每两人入住标必须开具增值税

准间专用发票

(3)出差补助

应该明确规定差旅补助的支付依据，必须提供完整的行程路线和出行记录，

才能够获得报销。乘坐火车、坐飞机必须要有相应的票据，乘坐不同的交通工

具必须要有与该交通工具相对应的票据，不得造价或与该交通工具不符的票据，

否则不予报销。

3.5差旅费报销制度补充条款

（1）差旅费报销的各种单据必须要真实可靠。

（2）报销的单据必须有出具单位的签章。

（3）报账单据能开增值税发票的一定要开增值税发票。

（4）报销时要根据本公司要求将需要粘贴的单据按照财务部门的要求粘

贴，不得乱贴，要保持单据粘贴的稳定性。

（5）不得拿已经报销过的单据进行二次报销。

（6）不得进行虚假报销，招待客户产生的招待费要真是有效。

（7）不得报销他人的单据。

（8）报销时如果存在其他问题的，要经相关人员进行多次核查和证实，

确保报销耽误无问题时才可进行报销，