购买管理制度

购买管理制度一、前言为了规范企业的采购流程和提高采购效率，确保采购活动的合规性和公平性，特订立本购买管理制度。本制度适用于企业内部全部采购活动，包含但不限于原材料子、设备、办公用品、服务等的采购。二、采购流程1.采购需求申请1.1.任何部门或个人需要购买物品或服务，必需提前填写采购需求申请表，包含采购物品的名称、数量、规格要求、预算金额等，并由申请人所在部门负责人审批。1.2.对于特别规采购（如超出预算金额、新供应商），还需提前提交采购方案，包含供应商调查、报价比较、风险评估等相关内容。2.供应商选择2.1.采购部门依据采购需求，在已审批的供应商名录中选择合适的供应商。2.2.如遇特殊情况需新选择供应商或不在供应商名录中的，采购部门需进行供应商调查评估，以确保其资质合法、信誉良好。3.采购合同签订3.1.为确保采购活动的合法性和规范性，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包含但不限于产品质量、交货时间、服务内容、价格等。3.2.采购合同应由采购部门负责人及法务部门确认并签字。4.采购执行4.1.依据采购合同商定，采购部门与供应商保持紧密合作，监管采购活动进展，并及时解决可能显现的问题。4.2.采购部门应确保采购活动符合公司政策和相关法律法规要求。5.采购验收5.1.采购部门应确保采购物品或服务的质量和数量符合采购合同的商定。5.2.采购部门与申请人共同进行采购物品或服务的验收，如有不合格情况，应及时与供应商协商解决。三、采购管理要求1.采购预算管理1.1.采购部门应依据公司的财务预算和业务发展需要，订立年度采购预算。1.2.采购部门应依据采购预算进行支出管理，确保采购活动的合理性和可控性。2.供应商管理2.1.采购部门应建立供应商评估制度，定期对供应商进行评估，包含但不限于供货本领、信用情形、合规性等。2.2.供应商评估结果应记录并及时更新，若评估结果不达标，应采取相应的管理措施，包含但不限于停止合作、降低合作等级等。3.采购合同管理3.1.采购部门应建立采购合同档案，包含采购合同原件、更改协议、验收记录等相关文件。3.2.采购部门应严格依照采购合同执行，如需更改采购合同，应及时与供应商协商并签订更改协议。4.采购信息管理4.1.采购部门应建立完善的采购信息管理系统，记录并保管采购活动的相关信息，包含但不限于采购需求申请、供应商选择记录、采购合同等。4.2.采购信息应依照公司规定的保密级别进行管理，未经相关权限人员批准，不得随便传播。四、违规行为处理1.违规行为定义1.1.未按规定程序进行采购活动的。1.2.接受供应商贿赂或其他不正当利益的。1.3.采购活动中存在违反公司政策和相关法律法规的行为的。2.违规行为处理2.1.对于违规行为，将依法纪管理和公司规定处理，包含但不限于警告、惩罚、停止合同、追究法律责任等。2.2.采购部门应搭配公司内部调查和监察部门的工作，供应相关证据及情况说明。五、附则1.本制度由采购部门负责解释，并经公司管理层批准后生效。2.本制度的修订和更改，应按公司规定的程序和权限进行操作，并及时通知相关部门和人员。3.本制度自颁布之日起执行，废止以前的相关规